Hướng dẫn kết nối Power BI đến Sharepoint
Quản lý nguồn dữ liệu để nhập vào Power BI một cách hiệu quả và tiện lợi luôn là thách thức đối với người dùng Power BI, đặc biệt khi làm việc trong một team với nhiều file dữ liệu từ các thành viên khác nhau và từ các thiết bị khác nhau. Chúng ta thường gặp phải tình huống phải đưa các file dữ liệu về cùng một định dạng (thường là Excel), gây mất thời gian không cần thiết. Hôm nay, hãy cùng Datapot giải quyết triệt để những khó khăn này bằng giải pháp kết nối Power BI với thư mục SharePoint.
Mục lục
Import data từ URL của Excel là gì ?
Quá trình import data từ URL của Excel chính là việc coi file Excel đó như một địa chỉ web. Công việc của chúng ta là lấy ra đường dẫn đến file đó và copy đường dẫn đó vào phần web URL của giao diện get Data của Power BI. Để được coi như một địa chỉ web, file Excel đó phải được tạo ra hoặc lưu trữ trên một nền tảng web-based. Cụ thể, trong bài viết này chúng ta sẽ áp dụng với Sharepoint.
Kết nối Power BI đến Sharepoint folder chính là get data qua đường dẫn URL link đến thư mục Sharepoint, cho phép người dùng import data từ các file khác nhau trong thư mục Sharepoint về Power BI. Cũng tương tự như bài viết về import data từ Excel online của Datapot, chúng ta cũng sẽ coi thư mục Sharepoint như một địa chỉ web và copy đường dẫn đó vào tùy chọn Sharepoint folder khi thực hiện get data trong Power BI.
• Cho phép nhiều người dùng có thể cùng chỉnh sửa
Khi trong một tập thể hoặc một phòng ban, khả năng cho phép nhiều người dùng làm việc cùng nhau trên cùng một nguồn dữ liệu sẽ giúp cho công việc được thuận tiện và nhanh chóng hơn mà không nhất thiết phải dùng đến một cơ sở dữ liệu hoặc xây dựng một data warehouse (đối với những công ty mà lượng data không quá lớn đến mức cần thiết).
Đặc biệt hơn nữa, thay vì tất cả thành viên phải làm việc với dữ liệu trên cùng một file Excel có thể bị hạn chế về kiểu dữ liệu và cách chuyển đổi dữ liệu về cùng một dạng, làm việc trên cùng một thư mục Sharepoint cho phép làm việc với nhiều định dạng file (.csv, .bak, …) mà sau khi kết nối Power BI vẫn có thể combine các file đó lại với nhau.
• Có thể xem dữ liệu trong Power Query từ bất kì đâu
Một lợi ích dễ thấy chính là khi chúng ta kết nối đến nguồn dữ liệu tại SharePoint hoặc sử dụng URL của file Excel, chúng ta có thể transform data trong Power Query ở bất kì thiết bị nào vì lúc này đường dẫn đến Sharepoint hoặc file Excel được coi là một địa chỉ web, không phụ thuộc vào thiết bị đang sử dụng.
Điều này đã luôn là một bất tiện với những người sử dụng Power BI, khi mà Power BI không cho phép người dùng được transform data trong Power Query một cách dễ dàng nếu đường dẫn đến file Excel bị thay đổi. Tuy nhiên, khi sử dụng URL để kết nối với nguồn dữ liệu, việc transform data trong Power Query trở nên linh hoạt hơn, cho phép người dùng làm việc từ bất kỳ đâu mà không phải lo lắng về việc cập nhật lại đường dẫn file.
Các bước thực hiện kết nối
Đầu tiên, truy cập file excel trên SharePoint --> Click mở file (1)
Sau khi cửa sổ file excel trên sharepoint mở ra
Phía bên phải góc trên màn hình chọn biểu tượng 3 chấm (…) (2) --> Chọn Editing (3) — Và chọn ‘Open in Desktop App‘ (4) để mở file trên ứng dụng Excel.
Sau khi mở được file trên ứng dụng Excel, chọn File --> Vào mục Info (5) và Copy path (6) để lấy đường dẫn đến file
Tiếp đến, mở Power BI Desktop và ở giao diện Home --> Chọn Get data (7) --> Chọn Web (8)
Copy đường dẫn đến file ta vừa copy phía trên (9)
Lưu ý: Ở đây chúng ta chỉ copy đường dẫn đến hết đuôi xlsx, bỏ đoạn sau ‘?web’
Sau khi nhấn ‘OK’ Power BI sẽ yêu cầu bạn đăng nhập bằng tài khoản có quyền truy cập file SharePoint trên.
Chọn Organizational account (11) --> Sign in (12) --> Đăng nhập tài khoản có quyền truy cập --> Nhấn Connect (13).
Cửa sổ Navigator trong Power BI sẽ hiện lên, ở đây ta chọn bảng trong file excel ta cần load (14) và chọn một trong 2 tuỳ chọn Load hoặc Transform data nếu có nhu cầu biến đổi dữ liệu (15). 
Vậy là ta đã hoàn thành load file excel từ Sharepoint vào Power BI.
Truy cập SharePoint folder mà bạn cần import vào Power BI và copy đường dẫn (1)
Lưu ý: Chỉ lấy đường dẫn đến site của bạn có dạng như sau:
‘ https://yourcompany.sharepoint.com/sites/yoursite’
Tiếp đến, mở Power BI Desktop, trong giao diện Home (2) --> chọn Get data (3) --> More (4) --> SharePoint Folder (5) --> Chọn Connect (6)
Paste site URL (7) mà bạn vừa copy ở trên và nhấn OK (8)
Lúc này Power BI sẽ yêu cầu bạn nhập tài khoản có quyền truy cập SharePoint folder này.
Chọn Microsoft account và Sign in bằng tài khoản có quyền truy cập SharePoint folder.
Sau khi Connect thành công sẽ hiển thị toàn bộ file trên SharePoint folder --> Transform Data (9)
Chọn cửa sổ Power Query Editor hiện lên --> Chọn View (10) --> Mở hiển thị Formula Bar (11) và chỉnh sửa SharePoint.Files thành SharePoint.Contents
Sau đó click chọn Table (13) đến khi nào thấy được folder dữ liệu bạn cần
Sau khi thấy được folder dữ liệu bạn cần import, chọn mũi tên đôi xổ xuống để Combine Data (14) --> Chọn OK (15)
Vậy là bạn đã import thành công Sharepoint folder vào Power BI
Tổng kết
Quản lý nguồn dữ liệu sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi chúng ta kết nối Power BI đến Sharepoint folder. Nó là một công việc đơn giản nhưng sẽ giúp bạn và team của mình tiết kiệm rất nhiều thời gian về lâu dài. Hãy lưu nhanh kĩ năng này về cẩm nang kiến thức của mình để có thể áp dụng nọ mọi lục mọi nơi nhé!
- Tham gia group ôn thi PL-300/DA-100 tại: https://www.facebook.com/groups/da100vn
- Chuỗi Video Hướng dẫn thực hành Lab và sử dụng các tài nguyên của Microsoft: https://www.youtube.com/c/Datapotvn/videos
- Update tài nguyên từ Microsoft, DA-100 exam questions và exam topics tại Fanpage của Datapot: https://www.facebook.com/DatapotAnalytics/
Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power BI & mong muốn ứng dụng Power BI trong công việc, hãy tham khảo khóa học PL-300: Microsoft Power BI Data Analyst từ Datapot.Được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Unilever, SHB, MB Life Ageas,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất.ĐĂNG KÝ NGAY
