Tính năng bổ sung trong Power BI: Analyze in Excel

Analyze in Excel là một tính năng mới, ưu việt khi sử dụng các báo cáo trên Power BI Service (https://app.powerbi.com) để xử lý dữ liệu báo cáo bằng các phân tích chuyên sâu hoặc hoặc xác minh các số liệu trong một visual cụ thể bằng công cụ Excel quen thuộc.

Tính năng Analyze in Excel có công dụng gì?

Tính năng Analyze in Excel là một tính năng trong Power BI cho phép bạn phân tích dữ liệu Power BI trong Excel. Nó cho phép bạn sử dụng các tính năng và chức năng mạnh mẽ của Excel để phân tích dữ liệu, bao gồm PivotTables, PivotCharts, Power Query, Power Pivot và Power View.

• Bạn có thể sử dụng PivotTable để sắp xếp dữ liệu theo sản phẩm, thị trường và thời gian.
• Bạn có thể sử dụng PivotChart để tạo biểu đồ trực quan dữ liệu.
• Bạn có thể sử dụng các tính năng và chức năng khác của Excel, chẳng hạn như các công thức, hàm và Macro, để phân tích dữ liệu.
• Bạn có thể chia sẻ kết quả phân tích của mình với những người khác bằng cách sử dụng Excel.

Đặc biệt hơn, file Excel được tạo ra ở đây sẽ được liên kết với dataset của Power BI Service và được REFRESH trực tiếp các dữ liệu ở ngay trong workbook đó. Như vậy, bạn có thể tập trung vào phân tích của mình trong Excel và tự tin rằng bạn luôn làm việc với dữ liệu cập nhật mới nhất.

Cách sử dụng tính năng Analyze in Excel

Cách mở tính năng Analyze in Excel:

Trong Power BI Service, bạn có thể sử dụng một trong ba cách sau để tạo một workbook Excel bằng tính năng Analyze in Excel:

Cách 1: Tiến hành mở một báo cáo Power BI ở trên Power BI Service

Chọn Export > Analyze in Excel từ thanh ribbon ở phía trên.

Cách 2: Điều hướng đến workspace chứa bộ dữ liệu hoặc báo cáo Power BI của bạn, chọn More options (…) bên cạnh tên bộ dữ liệu hoặc báo cáo và chọn Analyze in Excel.

Cách 3: Chọn một bộ dữ liệu trong một workspace Power BI.

Trong trang thông tin chi tiết Dataset, chọn Analyze in Excel trên thanh menu.

Sau khi bạn chọn vào mục Analyze in Excel, Power BI sẽ có một thông báo đã tạo một workbook Excel và lưu nó vào tài khoản OneDrive SharePoint của bạn. Workbook này có cùng tên với báo cáo Power BI, do đó bạn có thể mở workbook trực tiếp trong Excel trên website.

Lưu ý:

• Nếu bạn không có tài khoản OneDrive SharePoint, Power BI sẽ tải xuống workbook Excel vào máy tính cục bộ của bạn.

Khi bạn chọn Mở trong Excel trên web (Open in Excel for the web), workbook Excel của bạn sẽ mở trong một tab trình duyệt riêng biệt. Để kích hoạt truy vấn Power BI trong Excel, chọn Yes trên hộp thoại Query and Refresh Data.

Sau khi bạn chọn Yes trong hộp thoại, Excel file của bạn đã được mở dưới dạng Web Browser

Bạn có thể thấy các bảng và các chỉ số từ bộ dữ liệu Power BI của bạn trong PivotTable với đầy đủ các measures (đã được bạn tạo) và các columns, các table có ở trong data mode.

Từ đây, bạn đã quay lại với việc sử dụng các báo cáo PivotTable trong Excel.

Nếu bạn không muốn mở file Excel ở trên trình duyệt mà muốn trực tiếp làm việc với ứng dụng Microsoft Excel ở máy tính của bạn, bạn có thể chọn nút Editing(Chỉnh sửa) trên thanh ribbon và chọn Open in Desktop App (Mở trong ứng dụng Desktop).

Màn hình lúc này hiển thị thông báo xác nhận việc bạn muốn mở file này ở ứng dụng Office (ở đây là Office 2016) hay không. Sau khi lựa chọn Open Office, chúng ta đã mở file Excel trên ứng dụng của máy tính chúng ta

Một file Excel quen thuộc đã được mở trong ứng dụng Office trên máy tính của chúng ta

Cách Refresh dữ liệu trong Excel

Một trong những chức năng quan trọng của file Excel được tạo ra là dữ liệu sẽ luôn được update với bộ dữ liệu trong file Power BI mới nhất và ngược lại là nếu chúng ta bất kỳ thay đổi nào ở trong file Excel với các cột dữ liệu trong dataset cũng gây ảnh hưởng ngược lại cho file Power BI.

Cách để làm mới tất cả file Excel được kết nối với một bộ dữ liệu Power BI, bạn có thể sử dụng một trong hai tùy chọn sau:

• Chọn tab Data trong Excel, chọn Refresh All > Refresh.

Lưu ý: Nếu bạn có các kết nối khác trong workbook Excel của mình, Refresh All sẽ cập nhật tất cả dữ liệu trong workbook, bao gồm cả dữ liệu Power BI.

• Trên thanh ribbon của Excel Desktop, chọn Data > Queries & Connections.

Trong bảng Workbook Connections, chọn Refresh.

Lưu ý:

• Đối với tính năng Analyze in Excel, chỉ các bộ dữ liệu Power BI sử dụng chế độ Nhập dữ liệu là Import mode sẽ giữ được các cấu trúc phân cấp (hierachies) trong PivotTable Fields trong workbook Excel. Các bộ dữ liệu Power BI được xây dựng trên DirectQuery hoặc Composite model (Dual) sẽ không giữ được các cấu trúc phân cấp của chúng khi sử dụng tính năng Phân tích trong Excel.
• Bạn phải có quyền được xây dựng “Build” dữ liệu trên Power Bi dataset hoặc ít nhất là vai trò “Contributor” trong Power BI workspace chứa data set để sử dụng.
• Tính năng Phân tích trong Excel và Xuất ra với kết nối trực tiếp không được hỗ trợ trên Power BI Report Server hoặc Power BI PaaS Embedded, trừ khi áp dụng cho các báo cáo Power BI trong Premium capacities.
• Giả sử bạn có một báo cáo Power BI được xây dựng trên một kết nối trực tiếp đến nguồn dữ liệu và bạn thêm các chỉ số khác vào báo cáo trong Power BI. Nếu bạn sử dụng tùy chọn Xuất ra với kết nối trực tiếp để xuất dữ liệu từ một visual trong báo cáo đó, các chỉ số mà bạn đã thêm sẽ không có sẵn trong dữ liệu bạn xuất ra Excel. Chỉ có các chỉ số từ nguồn dữ liệu sẽ có sẵn trong dữ liệu xuất ra.
• Tên cột và thứ tự trong một visual Power BI có thể không được bảo tồn khi dữ liệu được xuất ra Excel từ visual đó.
• Analyze in Excel chỉ khả dụng trong Excel 2016 trở lên.
• Analyze in Excel chỉ hỗ trợ kết nối với các tập dữ liệu Power BI.

Cách mở Excel File trực tiếp trên app ở Power BI Service

Giả sử tình huống, chúng ta có đang sử dụng dashboard trên Power BI Service và muốn sử dung file Excel để thực hiện một vài phân tích chuyên sâu. Để thực hiện điều đó, chẳng lẽ chúng ta chỉ có thể thoát ra ngoài workspace và tiến hành thực hiện việc open file Analyze in Excel như hướng dẫn ở trên.

Điều này là không cần thiết, vì đội ngũ phát triển Power BI đã cho phép hiển thị file Excel ngay trực tiếp trên phần App của Power BI Service. Để từ đó, bất cứ khi nào chúng ta cần sử dụng, chúng ta chỉ cần click vào.

Các bước thực hiện việc mở Analyze Excel file trên App:

Bước 1: Chúng ta vào màn hình hiển thị  Workspace ở trên Power BI Service, chúng ta bấm vào phần “Update app”.

Bước 2: Màn hình Power BI Apps hiển thị màn hình với 3 phần quan trọng là 1-Setup,  2-Content và 3-Audience.

Để thực hiện việc bổ sung, ta click vào phần 2 – Content.

Chúng ta bấm vào phần Add content dưới tên của App.

Lúc này một bảng hiển thị thông tin sẽ ra, chúng ta sẽ chọn phần Add a link.

Trong đó có 2 trường cần lưu ý:

• Link name: Tên của file Excel mình muốn hiển thị trên App.
• Link: Chính là đường dẫn URL của file Excel trên Web Browser.

Lúc này màn hình hiển thị App đã thể hiện File Excle chúng ta mong muốn.

Click vào đó chúng ta có thể dẫn trực tiếp tới file Excel trên Web Browser.

Vậy là chúng ta đã có thể sử dụng song song file tính Excel với báo cáo Power BI trên Power BI Service.

Kết luận

Tính năng “Analyze in Excel” trong Power BI là một tính năng mạnh mẽ cho phép người dùng thực hiện việc phân tích dữ liệu linh hoạt và hiệu quả hơn. Bằng cách tích hợp hai công cụ này, người dùng vừa có thể tiếp tục phân tích dữ liệu trong môi trường quen thuộc của Excel, vừa sử dụng được các công cụ phân tích nâng cao và tính toán linh hoạt để xây dựng báo cáo tùy chỉnh và biểu đồ phức tạp. Việc truy xuất dữ liệu trực tiếp từ Power BI vào Excel cũng giúp duyệt qua, lọc, và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn, giúp người dùng hiểu rõ hơn về xu hướng và mô hình dữ liệu.

Mong rằng bài viết đã giải đáp được thắc mắc của mọi người về tính năng Analyze in Excel. Hãy lưu lại để đọc khi cần nhé.