Microsoft Power BI – công cụ hoàn hảo cho Data Analyst
Mục lục
1. Power BI là gì?
Power BI được Microsoft xây dựng và phát triển từ năm 2013, tới nay Power BI đã trở thành công cụ phân tích dữ liệu thông minh (Business Intelligent) hàng đầu thế giới. Power BI đã đóng góp một phần không nhỏ trong việc định hình và phát triển ngành phân tích dữ liệu trên toàn cầu, từ đó tạo ra thêm 1 vị trí công việc mới – Data Analyst (Chuyên viên phân tích dữ liệu).
Nguồn: 2023 Gartner Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms
Theo định nghĩa của Microsoft, Power BI là một bộ tổng hợp các dịch vụ, ứng dụng trong lĩnh vực phân tích dữ liệu, giúp kết nối và chuyển đổi dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau – như bảng tính Excel hoặc một tập hợp các kho dữ liệu trên đám mây… – thành một tổ hợp thông tin trực quan và dễ sử dụng đồng thời dễ dàng chia sẻ chúng với các nhiều đối tượng xem báo cáo khác nhau.
3 thành phần chính trong Power BI
Power BI desktop
Đây là ứng dụng miễn phí được cài đặt trên máy tính với hệ điều hành Window hoặc Linux. Ứng dụng này được sử dụng cho mục đích xây dựng và phát triển các hệ thống báo cáo tự động (Report / Dashboard). Quy trình sử dụng Power BI desktop:
- Kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau (Power BI desktop đã phát triển đa dạng các phương thức kết nối tới rất nhiều nguồn khác nhau từ “on-premse” tới nguồn lưu trên điện toán đám mây (on cloud).
- Thực hiện các thao tác làm sạch, và biến đổi (cần thiết) với dữ liệu nguồn thông qua ứng dụng Power Query Editor. Đưa dữ liệu về dạng bảng biểu và tiến hành xây dựng mô hình dữ liệu (data model) phù hợp với các yêu cầu kinh doanh.
- Xây dựng và phát triển các trang báo cáo bao gồm các biểu đồ, bảng biểu diễn giải dữ theo cách dễ hiểu, thân thiện với người dùng báo cáo. Từ đó giúp người sử dụng báo cáo đưa ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời cho nghiệp vụ, phòng ban của mình.
Các thành phần của Power BI desktop: Bao gồm 3 màn hình chính giúp cho việc phát triển hoàn thiện giải pháp phân tích dữ liệu:
- Report: Đây là màn hình chính (màn hình mặc định) khi mở Power BI Desktop, là nơi xây dựng và phát triển các biểu đồ, báo cáo phân tích kinh doanh.
- Data: Đây là màn thể hiện dữ liệu lưu trữ trong mô hình dữ liệu.
- Model: Đây là màn hình giúp thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng biểu trong mô hình dữ liệu.
- Ngoài ra, với phiên bản Power BI desktop gần đây, Microsoft có phát triển một màn hình Dax Query View (hiện tính năng này vẫn ở chế độ Preview) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho những người phát triển mô hình dữ liệu sử dụng ngôn ngữ DAX để truy vấn (giống như sử dụng SQL để truy vấn các hệ cơ sở có liên kết).
Power BI service
Đây là ứng dụng trên nền tảng web. Mục đính chính của Power BI Service là quản lí và chia sẻ các báo cáo (report / dashboard – là kết quả của Power BI Desktop) tới cho những người có nhu cầu. Để có thể thực hiện các tác vụ này, người dùng cần nâng cấp lên gói dịch vụ có trả phí (license). Tìm hiểu thêm chi tiết về các gói trả phí của Power BI Service. Một số tính năng chính của Power BI service:
- Chia sẻ báo cáo đã được phát triển cho người dùng theo từng nhóm thông qua “Workspace”.
- Thiết lập tự động cập nhật dữ liệu mới cho báo cáo theo định kì.
- Gửi email cập nhật nhanh số liệu trên báo cáo (tính năng Subscribe).
- Tương tác, trao đổi thông tin liên quan tới báo cáo (các tính năng Comment, Chat in Teams….)
- Phân quyền xem từng trang báo cáo trên Power BI App.
- Ngoài ra, khi đã có mô hình dữ liệu, người dùng có thể kéo thả để tạo các trang báo cáo trực tiếp trên Power BI service.
Lưu ý: Người dùng không nâng cấp lên gói dịch vụ có trả phí thì vẫn có thể đưa báo cáo lên trên Power BI service nhưng không chia sẻ được với người dùng khác.
Power BI mobile
Đây là ứng dụng cho điện thoại, ứng dụng này được sử dụng cho mục đích xem nhanh báo cáo trên giao diện điện thoại. Khi các báo cáo được đưa lên trên Power BI service, người dùng có thể sử dụng điện thoại, đăng nhập vào cùng tài khoản với Power BI service. Tuy nhiên, cần phát triển một giao diện báo cáo riêng cho Power BI mobile thay vì dùng tính năng mặc định của Power BI và việc này cũng khá tốn thời gian và nguồn lực. Hơn nữa do đặc thù màn hình điện thoại khá nhỏ và thao tác trên điện thoại bị hạn chế, nên giao diện điện thoại chỉ nên trình chiếu các loại biểu đồ đơn giản, và nhìn nhanh được số liệu.
2. Quy trình làm việc với Power BI
Thông thường quy trình làm việc với Power BI như biểu đồ dưới.
Thông thường, mọi người hay có hiểu lầm là Power BI chỉ là công cụ để kéo thả báo cáo, nhưng thực tế người dùng có thể sử dụng Power BI để triển khai 1 dự án phân tích dữ liệu “End-to-end” .
- Bước 1: Sử dụng Power BI desktop kết nối tới các nguồn dữ liệu của doanh nghiệp (flat file (Excel, CSV, txt), cơ sở dữ liệu (SQL server, MySQL database,…), hệ thống hoạch định nguồn lực ERP, CRM (SAP Hana, SAP table, Oracle…), website, API,…
- Bước 2: Trích xuất, làm sạch và biến đổi (nếu có) từ các dữ liệu thô thành dữ liệu tinh chỉnh (tidy data) và tải dữ liệu vào Power BI (nếu chọn hình thức “Import”).
- Bước 3: Tạo và xây dựng mô hình dữ liệu: Dữ liệu được đưa vào Power BI ở dạng bảng và tạo mối liên kết giữa các bảng trong mô hình.
- Bước 4: Thao tác mở rộng mô hình và làm giàu dữ liệu phân tích thông qua tạo các đối tượng như bảng, cột, và các chỉ số tính toán (measure).
- Bước 5: Từ mô hình dữ liệu đã phát triển ở bước 4, tiến hành xây dựng và phát triển các báo cáo tự động phục vụ cho kinh doanh.
- Bước 6: Phân phối và chia sẻ các báo cáo, mô hình dữ liệu cho những người dùng khác có liên quan. Thiết lập tự động cập nhật dữ liệu cho mô hình và báo cáo.
3. Các hướng tiếp cận, ứng dụng chính của Power BI cho công việc
- Những người quản lí cấp cao và cấp trung trong doanh nghiệp: chủ yếu sử dụng Power BI service và Power BI mobile để cập nhật liên tục tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, phòng ban, bộ phận mình. Từ đó đưa ra chiến lược, giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh. Như vậy, với nhóm đối tượng người dùng này, họ chỉ cần tập trung học cách sử dụng, tương tác với các báo cáo đã xây dựng sẵn.
- Những người làm nghiệp vụ: sử dụng Power BI desktop như một công cụ hỗ trợ xây dựng các báo cáo định kì (tuần, tháng, quý, năm…) và các báo cáo phân tích nhằm làm giảm thời gian làm báo cáo thủ công, tăng thời gian ra quyết định và thực thi giải pháp. Nhóm đối tượng này cần học đầy đủ về cả 3 nhóm thành phần của Power BI.
- Nhưng nhân sự thuộc phòng ban phân tích chuyên nghiệp: sử dụng đầy đủ các thành phần của Power BI nhằm triển khai thành công các giải pháp phân tích dữ liệu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho các phòng ban, nghiệp vụ trong doanh nghiệp, công ty.
4. Học Power BI như nào cho hiệu quả?
Từ các phần trên có thể thấy Power BI là một công cụ hữu hiệu, mang lại nhiều giá trị cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể sử dụng thành thạo Power BI và ứng dụng được vào công việc thực tế cần xác định rõ mục tiêu và lên chiến lược học tập, áp dụng thực tế.
Thứ nhất, xác định mục đích/mục tiêu học là gì?
- Học để đọc, hiểu các báo cáo phân tích: chỉ cần hiểu cách truy cập báo cáo, tương tác với các báo cáo để đúc rút những kiến thức về thực trạng kinh doanh, cơ hội và thách thức của hoạt động kinh doanh, nghiệp vụ của mình.
- Học để xây dựng phát triển ra một báo cáo (mở rộng hơn là 1 giải pháp phân tích dữ liệu):
- Học hiểu về các loại dữ liệu khác nhau, từ đó biết tổ chức dữ liệu thành các dạng bảng.
- Kiến thức về dữ liệu để biết ứng dụng các thao tác làm sạch, biến đổi phù hợp cho dữ liệu mình đang có.
- Hiểu về các thuộc tính của mô hình dữ liệu để có thể thiết kế ra mô hình phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện tại, đồng thời mô hình đó phải có khả năng mở rộng trong tương lai.
- Nắm vững các nguyên tắc thiết kế báo cáo để xây dựng giải pháp báo cáo phù hợp với phòng ban, doanh nghiệp mình.
- Hiểu tổng quan về nhu cầu sử dụng báo cáo để phân quyền, thiết lập luồng chia sẻ báo cáo cho phù hợp nhằm đảm bảo tính bảo mật dữ liệu.
Thứ hai, xây dựng lộ trình học Power BI
Cần xác định được lộ trình học, phương pháp học phù hợp với cá nhân và doanh nghiệp tại mỗi thời điểm, đồng thời phải kết hợp giữa việc học với áp dụng vào các dự án thực tế trong doanh nghiệp. Về cơ bản, luồng làm việc hay các bước làm việc với Power BI sẽ như sơ đồ minh họa bên dưới. Từ sơ đồ đó, bạn sẽ hình dùng được với từng bước, bạn cần học những gì với Power BI.
Lời tạm kết
Power BI là một công cụ được sử dụng nhiều hiện nay, nên các tài liệu hướng dẫn học và thực hành với công cụ này khá đầy đủ và đa dạng trên không gian mạng, việc tự học nó là hoàn toàn khả thi. Tinh thần tự học một kiến thức, kỹ năng để tự phát triển bản thân luôn được đánh giá cao.
Tuy nhiên khi tự học, bạn cần xác định tư tưởng trước, cũng như phải thật sự nghiêm túc với bản thân để có thể kiên trì tới lúc gặt hát được hiệu quả. Điều này vì khi tự học, chúng ta thường sẽ không có nhiều áp lực, nên nếu bạn không có một động lực đủ lớn thì việc tự học khó có thể mang lại thành công.
Thêm nữa, để không mất thời gian, mời bạn tham khảo thêm những sai lầm thường gặp khi bắt đầu học Power BI để tránh nhé.
Hy vọng bài chia sẻ này đã giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích về Power BI cũng giúp bạn hình dung được nên học công cụ này như nào. Bạn có thể tham khảo các khóa học phân tích dữ liệu với Power BI của Datapot bên dưới nhé. Chúc bạn thành công!
Data Analyst
