ONBOARD & HRM APP – GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA HRM NHANH CHÓNG & LINH HOẠT
Giải quyết bài toán nhân sự trong doanh nghiệp
Quản lý nhân sự luôn là một trong những thách thức lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt khi số lượng nhân viên tăng nhanh và quy trình làm việc ngày càng phức tạp. Việc nhập liệu thủ công, theo dõi hàng loạt đơn nghỉ phép, chấm công, phê duyệt công tác không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây sai sót. Hệ quả là nhân sự phải làm việc quá tải, trong khi nhân viên thường xuyên gặp tình trạng đơn từ bị xử lý chậm trễ, thiếu minh bạch hoặc thất lạc.
Để giải quyết vấn đề này, Onboard App & HRM App ra đời với mục tiêu tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự, giảm tải công việc thủ công, đồng thời mang đến trải nghiệm nhanh chóng, chính xác và linh hoạt hơn cho cả HR và nhân viên. Được phát triển trên nền tảng Microsoft Power Apps & Power Automate, hai ứng dụng này có thể triển khai nhanh chóng, đồng thời dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp mà không cần thay đổi hệ thống nhân sự hiện tại.
Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp
Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mang đến nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp:
- Tối ưu quy trình làm việc – Nhân viên có thể gửi yêu cầu và nhận phản hồi ngay lập tức, không còn tình trạng chờ đợi hay thất lạc đơn từ. Quản lý và tất cả nhân sự trong phòng ban/công ty nắm được thông tin để có sự điều phối công việc phù hợp.
- Giảm tải công việc thủ công cho HR – Tự động hóa hầu hết các tác vụ quản lý nhân sự, từ cập nhật hồ sơ đến duyệt đơn.
- Cải thiện trải nghiệm nhân viên – Minh bạch trong quy trình xử lý yêu cầu, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi thông tin của mình.
- Dễ dàng mở rộng & tùy chỉnh – Có thể thay đổi quy trình làm việc hoặc tích hợp thêm tính năng mới theo nhu cầu doanh nghiệp mà không cần lập trình lại.
- Bảo mật dữ liệu chặt chẽ – Hệ thống phân quyền nghiêm ngặt trên nền tảng Microsoft, giúp đảm bảo an toàn cho thông tin nhân sự.
Triển khai nhanh – Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp
Một trong những lợi thế lớn nhất của Onboard App & HRM App là khả năng triển khai nhanh chóng bằng các giải pháp trong hệ sinh thái Microsoft 365. Nhờ tích hợp trực tiếp với Microsoft 365, SharePoint, Teams & Outlook, doanh nghiệp có thể áp dụng ngay mà không cần đầu tư thêm hạ tầng công nghệ mới.
Bên cạnh đó, các quy trình làm việc trong ứng dụng có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với từng doanh nghiệp. Ví dụ, một công ty có thể yêu cầu thêm bước xét duyệt đơn nghỉ phép của HR trước khi gửi đến quản lý cấp cao, trong khi công ty khác có thể cắt giảm bước này để đẩy nhanh tiến độ xử lý. Tất cả các thay đổi này đều có thể được thực hiện dễ dàng thông qua giao diện Power Automate, mà không cần can thiệp vào mã nguồn hay lập trình phức tạp.
Doanh nghiệp cũng có thể tích hợp thêm các quy trình tự động khác, chẳng hạn như gửi thông báo sinh nhật nhân viên, kỷ niệm làm việc hoặc cập nhật chính sách nhân sự mới trên Microsoft Teams. Điều này giúp HR không chỉ tối ưu hóa công việc hành chính mà còn nâng cao trải nghiệm của nhân viên trong công ty.
Onboard App – Quản lý thông tin nhân viên nhanh gọn, chính xác
Với Onboard App, việc quản lý thông tin nhân viên không còn là một quy trình phức tạp và tốn kém thời gian. HR có thể tạo tài khoản nhân viên mới, chỉnh sửa thông tin hoặc vô hiệu hóa tài khoản khi cần, tất cả đều được thực hiện ngay trên ứng dụng mà không cần xử lý qua nhiều phần mềm khác nhau.
Thông tin nhân viên được lưu trữ và đồng bộ trên SharePoint, đảm bảo tính chính xác và dễ dàng truy xuất khi cần. Khi nhân viên thay đổi vị trí hoặc phòng ban, HR chỉ cần cập nhật trên hệ thống, mọi thay đổi sẽ tự động gửi thông báo đến các bộ phận liên quan qua Outlook, giúp đảm bảo sự nhất quán trong dữ liệu và tránh nhầm lẫn.
Ứng dụng cũng hỗ trợ tự động hóa quy trình vô hiệu hóa tài khoản, đảm bảo nhân viên rời công ty không còn quyền truy cập vào hệ thống, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hơn về bảo mật thông tin. Với giao diện trực quan và thân thiện, ngay cả những nhân viên không rành về công nghệ cũng có thể sử dụng dễ dàng mà không cần qua đào tạo chuyên sâu.
HRM App – Đơn giản hóa quy trình nghỉ phép, chấm công & công tác
Quy trình duyệt đơn trong doanh nghiệp thường mất nhiều thời gian do phải xử lý qua nhiều bước trung gian. HRM App giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình này, giúp nhân viên có thể gửi yêu cầu chỉ trong vài giây và nhận kết quả nhanh chóng mà không phải chờ đợi lâu.
Nhân viên có thể xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, đăng ký đi công tác, xin đến muộn hoặc về sớm ngay trên ứng dụng. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra số ngày phép còn lại, giúp tránh tình trạng đơn vượt mức hoặc cần chỉnh sửa lại nhiều lần. Ngay khi yêu cầu được gửi đi, quản lý nhận được thông báo trên Microsoft Teams & Outlook, có thể phê duyệt hoặc từ chối chỉ với một cú nhấp chuột.
Bên cạnh đó, ứng dụng cũng hỗ trợ bổ sung chấm công nhanh chóng, giúp nhân viên dễ dàng cập nhật nếu có quên chấm công trong ngày. Mọi dữ liệu được ghi nhận ngay lập tức trên SharePoint, đảm bảo HR có thể theo dõi lịch sử làm việc của nhân viên một cách minh bạch, rõ ràng.
Một điểm đặc biệt là hệ thống sẽ tự động cập nhật số ngày nghỉ phép theo tháng/năm, loại bỏ hoàn toàn việc HR phải tính toán và điều chỉnh thủ công. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong quản lý nhân sự.
Tạm kết
Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot.
Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất.
- Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây
- Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate
- Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây.
Data Analyst
