Business Analyst – Đương đầu với những yêu cầu mơ hồ

Đối với một Business Analyst, việc phải giải quyết những vấn đề mơ hồ, không đủ thông tin hoặc tham gia vào các dự án không rõ yêu cầu, không rõ định hướng là một chuyện hết sức quen thuộc. Bản thân stakeholder khi đó có thể chưa thực sự biết mình muốn gì, vấn đề họ gặp phải là gì hay sản phẩm họ cần hình hài sao? Vậy BA cần phải làm gì trong những tình huống này?

Thay vì lao vào nghĩ đủ giải pháp để giải quyết vấn đề stakeholder đưa ra, công việc của BA là đặt câu hỏi và làm rõ yêu cầu, làm rõ vấn đề cần giải quyết để đưa ra được giải pháp tối ưu nhất. Lúc này, kỹ năng khơi gợi yêu cầu thực sự sẽ phát huy sức mạnh nếu BA có thể linh hoạt sử dụng cho từng tình huống. Vậy Khơi gợi yêu cầu liệu có phải chỉ là ngồi phỏng vấn stakeholder hay không?Trên thực tế, Khơi gợi yêu cầu là quá trình thu thập thông tin từ stakeholder để làm rõ nhu cầu của họ từ đó làm tiền đề cho việc đề xuất giải pháp tối ưu. Để thực hiện quá trình này, BA có thể linh hoạt kết hợp nhiều kỹ thuật khác nhau tùy vào từng điều kiện cụ thể của dự án để đạt được mục đích của mình. Các kỹ thuật thường được sử dụng trong quá trình khơi gợi yêu cầu bao gồm:

• Phỏng vấn
• Survey
• Quan sát
• Phân tích tài liệu
• Prototyping
• Brainstorming
• Workshop

Hầu hết BA đều sẽ quen thuộc với kỹ thuật Phỏng vấn stakeholder để lấy thông tin, tuy nhiên các bạn cần lưu ý việc hỏi “đúng người”, hỏi “đúng trọng tâm” để nhận được “thông tin đầy đủ và đúng” phục vụ cho dự án, tránh làm mất thời gian của cả hai bên.

Sau khi đã làm rõ nhu cầu của stakeholder, không ít bạn vẫn thường gặp rối không biết bắt đầu từ đâu làm gì trước, làm gì sau, không biết như vậy đã đủ yêu cầu chưa, như thế nào thì dự án mình tham gia được đánh giá là hiệu quả?

Hãy dừng nhận việc và lao vào làm như thiêu thân rồi nhận lại những cái lắc đầu của stakeholder do sản phẩm không đạt yêu cầu? Vậy mục tiêu của dự án là gì, bạn cần làm rõ ngay khi bắt đầu vào dự án. Việc xác định rõ mục tiêu của dự án sẽ giống kim chỉ nam giúp bạn vạch ra được các công việc cần làm, xác định được con đường cần đi chứ không phải đi “mò”. Việc xác định rõ mục tiêu từ đầu cũng giúp bạn có thể xác định được các yêu cầu lưu trữ dữ liệu cần thiết phục vụ đo đạc hiệu quả và phân tích hành vi người dùng.

Hiểu được những vấn đề các bạn BA thường gặp phải trong quá trình làm việc, Datapot đã cùng cùng với chị Nhân Cao – một Trading Products Manager với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển sản phẩm/ phần mềm, thiết kế khóa học Essential Skills for Data Driven Business Analyst với mong muốn hỗ trợ các bạn cải thiện hiệu suất và hiệu quả công việc, cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh của bản thân trong doanh nghiệp.