Ứng dụng Power Automate thu thập phản hồi khách hàng tự động – Dự án cuối khóa học viên

Bất cập từ quy trình thu thập phản hồi thủ công

Trong nhiều doanh nghiệp, việc thu thập phản hồi sau dịch vụ hoặc sau mua hàng là bước quan trọng để đánh giá và cải tiến chất lượng. Tuy nhiên, khi quy trình vẫn còn thủ công, thường dễ dẫn đến những vấn đề sau:

• Gửi email rời rạc, không theo dõi được trạng thái
• Thủ công tổng hợp dữ liệu, dễ sai sót
• Phản hồi đến chậm, thiếu tính real-time
• Thiếu hệ thống phân tích xu hướng và đánh giá toàn diện

Đây chính là những lý do khiến các doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai Power Automate thu thập phản hồi khách hàng để tự động hóa quy trình này và đạt hiệu quả tốt hơn.

Bài viết dưới đây giới thiệu một dự án tiêu biểu của học viên Datapot trong khóa học về Power Automate, nơi các bạn đã áp dụng kiến thức về Power Automate để giải quyết một bài toán thực tế trong doanh nghiệp: thu thập phản hồi khách hàng một cách tự động và có hệ thống.

Dự án cuối khóa của học viên: tự động hóa quy trình thu thập phản hồi từ khách hàng

Trong quá trình học, học viên không chỉ được tiếp cận lý thuyết và thao tác với các công cụ tự động hóa mà còn được giao bài tập thực hành mô phỏng tình huống doanh nghiệp thực tế. Một trong những yêu cầu phổ biến hiện nay tại các doanh nghiệp là xây dựng giải pháp Power Automate thu thập phản hồi khách hàng một cách có hệ thống. Đây chính là bối cảnh mà nhóm học viên lựa chọn để phát triển bài tập cuối khóa của mình.

Thông tin dự án:

• Nhóm học viên: Nguyễn Thị Huệ Minh, Nhâm Tiến Dũng, Nguyễn Thị Hồng Nga, Trương Văn Tuấn, Nguyễn Thiện Hoàng Tâm.
• Lớp: PL7002-12
• Khóa học: PL-7002 Create and Manage Automated Processes By Using Power Automate
• Chủ đề project: Tự động hóa quy trình thu thập phản hồi từ khách hàng.

Giải pháp: Ứng dụng Power Automate trong tự động hóa thu thập phản hồi khách hàng

Để khắc phục các bất cập trong quy trình thu thập phản hồi khách hàng hiện tại, nhóm học viên đã xây dựng một giải pháp tự động thu thập phản hồi khách hàng dựa trên nền tảng Microsoft Power Platform, kết hợp Power Automate và Excel Online. Giải pháp giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ khâu nhận email đến xử lý, ghi nhận phản hồi và thông báo xác nhận.

Các tính năng chính

• Thiết lập trigger từ email có cấu trúc xác định: Hệ thống được kích hoạt tự động khi nhận được email phản hồi từ khách hàng có tiêu đề phù hợp. Cách tiếp cận này đảm bảo chọn lọc đúng nội dung cần xử lý, giảm sai sót và tăng tính chủ động.
• Tự động kiểm tra và xử lý tệp đính kèm: Power Automate sẽ xác định file đính kèm (file Excel), trích xuất nội dung bằng hành động “List rows present in a table” và chuẩn hóa dữ liệu để xử lý tiếp.
• Cập nhật dữ liệu tập trung vào Excel Online: Các phản hồi sau khi xử lý được lưu trữ vào hệ thống tập trung, cho phép các bộ phận liên quan dễ dàng tra cứu, thống kê và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng theo từng chiến dịch, thời gian hoặc dịch vụ.
• Tự động gửi email xác nhận: Sau khi hệ thống ghi nhận phản hồi thành công, Power Automate sẽ gửi email xác nhận đến người gửi. Điều này giúp đảm bảo quy trình rõ ràng, có tính hai chiều và chuyên nghiệp hơn trong giao tiếp với khách hàng.

Giải pháp Power Automate thu thập phản hồi khách hàng này không chỉ tối ưu về mặt kỹ thuật mà còn dễ dàng mở rộng cho nhiều kịch bản khác nhau trong doanh nghiệp.

Thành phần chính trong giải pháp tự động hoá

Power Automate

Là thành phần cốt lõi giúp tự động hóa toàn bộ quy trình Power Automate thu thập phản hồi khách hàng. Flow được thiết lập để kích hoạt khi có email đến với tiêu đề xác định, kiểm tra tệp đính kèm, trích xuất dữ liệu từ bảng Excel, xử lý và cập nhật vào hệ thống lưu trữ trung tâm. Đồng thời gửi email xác nhận lại cho khách hàng.

Excel Online (OneDrive)

Đóng vai trò là nơi lưu trữ tập trung tất cả các phản hồi từ khách hàng. Các dòng dữ liệu mới được thêm vào bảng Excel có cấu trúc rõ ràng, hỗ trợ truy xuất, lọc và tổng hợp báo cáo theo thời gian thực. Việc lưu trữ trên OneDrive giúp các bộ phận liên quan truy cập và kiểm tra dữ liệu dễ dàng.

Thông qua việc sử dụng Power Automate thu thập phản hồi khách hàng, hệ thống trở nên nhất quán, minh bạch và tiết kiệm nguồn lực.

Một số hình ảnh minh họa sản phẩm

Dưới đây là một số hình ảnh trích từ bài dự án cuối khóa của nhóm học viên của khóa học PL-7002 Create and Manage Automated Processes By Using Power Automate tại Datapot.

Kết quả đạt được sau khóa học

Trang bị kiến thức thực tiễn

Khóa học trang bị cho học viên các kiến thức từ nền tảng đến thực tiễn, cụ thể gồm:

• Hiểu cách phân tích quy trình nghiệp vụ hiện có và xác định điểm nghẽn để tự động hóa hiệu quả.
• Nắm vững nguyên lý thiết lập luồng tự động bằng Power Automate, bao gồm trigger từ email, xử lý file đính kèm và ghi nhận dữ liệu có điều kiện.
• Thành thạo cách trích xuất dữ liệu từ file Excel Online, sử dụng hàm xử lý bảng (List rows present in a table), lọc thông tin, và ghi vào bảng tổng.

Thực hành với case study thực tế

Bên cạnh kiến thức về kiến trúc, kỹ thuật xử lý, người học còn được rèn luyện tư duy thiết kế quy trình, thiết kế luồng khi thực hiện các case study. Tư duy này sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc để học viên vừa có một góc nhìn toàn diện trong triển khai, vừa chi tiết, khi giải quyết một vấn đề. 

Về sản phẩm cuối khóa học

Thông qua dự án, học viên đã xây dựng một giải pháp tự động thu thập phản hồi khách hàng, với các chức năng chính như:

• Nhận diện email phản hồi đến theo tiêu đề xác định.
• Xác định và xử lý file Excel đính kèm một cách tự động.
• Trích xuất nội dung phản hồi và ghi lại vào file tổng hợp trên Excel Online.
• Gửi email xác nhận sau khi tiếp nhận phản hồi thành công.

Đánh giá của học viên về tính ứng dụng của giải pháp:

• Tự động hóa 100%, giảm tải cho nguồn lực con người
• Thời gian tổng hợp phản hồi giảm 80-90%
• Tăng tính chính xác cũng như sự minh bạch của dữ liệu

Tạm kết

Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot.

Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất.

• Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây.
• Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate.
• Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây.

Lưu Trọng Hưng

Data Analyst