CẬP NHẬT DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG VỚI POWER AUTOMATE CHO BÁO CÁO TRÊN POWER BI SERVICE

Ngày đăng: 28/03/2024

Khi làm việc với Power BI, trong các nhu cầu về cập nhật dữ liệu tự động, các bạn hoàn toàn có thể thiết đặt cập nhật tự động trên Power BI service. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cần các tuỳ chỉnh nâng cao, chúng ta nên kết hợp với Power Automate, ‘người anh em’ với Power BI thuộc bộ công cụ nhà Microsoft để kiểm soát lịch cập nhật dữ liệu theo nhu cầu hoặc các sự kiện.

Lưu lại ngay vì thể nào cũng sẽ có lúc cần đó!

Cập nhật dữ liệu với Power BI

Sử dụng Power BI để cập nhật dữ liệu tự động

Để làm mới dữ liệu một cách tự động trên Power BI, sau khi tạo báo cáo trong Power BI Desktop, chúng ta thường thực hiện các thao tác sau:

  • Chia sẻ báo cáo với người dùng bằng cách publish lên Power BI Service
  • Cài đặt chế độ refresh dữ liệu tự động nhằm đảm bảo dữ liệu luôn mới nhất. Lúc này, nếu nguồn dữ liệu của chúng ta đang lưu trữ trên máy tính (on-premises) như file excel, csv hay SQL server…, chúng ta cần phải thiết lập On-Premises Data Gateway để có thể tiến hành kết nối và refresh được trên Power BI Service. Các bạn có thể tham khảo chi tiết ở đây: https://datapot.vn/cap-nhat-du-lieu-tu-dong-cho-bao-cao-power-bi/

Các điểm hạn chế của phương thức làm mới trên Power BI

Power Bi Service cho phép người dùng cài đặt chế độ tự động làm mới dữ liệu, đây là một tính năng hữu ích và tiện lợi, tuy nhiên vẫn còn tồn đọng một số hạn chế nhất định có thể kể đến như sau:

  • Không thể tùy chọn refresh theo tháng (chỉ cho theo ngày hoặc tuần)
  • Không được chọn thời gian cập nhật theo phút lẻ như 1h15; 1h25… Điều này sẽ hạn chế trong việc setup lịch trình cập nhật dữ liệu hợp lý cho hệ thống có rất nhiều báo cáo Power BI.
  • Có sự giới hạn về số lần cập nhật, cụ thế chỉ cho phép 8 lần/ngày với tài khoản Pro và 48 lần/ngày với tài khoản Premium.

Để khắc phục một số hạn chế trên, chúng ta cần kết hợp thêm công cụ để cải thiện các tính năng này. Để làm được điều đó, mình sẽ giới thiệu đến các bạn một công cụ vô cùng hữu ích, đó là Power Automate.

Hướng dẫn làm mới dữ liệu tự động sử dụng Power Automate

Power Automate là gì?

Đầu tiên, hãy cùng tìm hiểu một chút về công cụ này nhé.

Power Automate – nằm trong hệ sinh thái của Microsoft Power Platform, là một dịch vụ dựa trên đám mây giúp người dùng xây dựng quy trình công việc nhằm tự động hóa các tác vụ và quy trình kinh doanh tốn nhiều thời gian trên các ứng dụng và dịch vụ. Các bạn có thể tìm hiểu thêm về công cụ này thông qua bài viết tại đây.

Power Automate - nền tảng nằm trong hệ sinh thái của Microsoft Power Platform

Một số ứng dụng của Power Automate có thể kể đến như Gửi Email tự động xác nhận phê duyệt, tự động gửi báo cáo, tạo form điểm danh tự động…….

Sử dụng Power Automate để tự động cập nhật dữ liệu

Các bạn click vào biểu tượng ở góc phải màn hình và đăng nhập tài khoản Microsoft 365 nhé

Bước 2: Click vào Create để tạo luồng tự động mới

Bước 3: Vì nhu cầu của chúng ta là muốn tạo luồng tự động theo thời gian tùy chọn nên chúng ta sẽ chọn luồng là Schedule cloud flow

Bước 4: Khai báo các thông tin như tên flow, thời gian và số lần refresh, bấm Create

Bước 5:

  • Click vào dấu + để thêm tác vụ
  • Tìm kiếm và chọn tác vụ refresh như hình

Bước 6: Khai báo workspace chứa báo cáo và tên dataset muốn refresh

Bước 7: Bấm Save để lưu lại luồng tự động này.

Bước 8: Nếu luồng tự động tạo thành công và không báo lỗi, sẽ có dòng trạng thái màu xanh bên dưới

Hoàn tất việc cập nhật dữ liệu trên power automate

Trong trường hợp luồng có lỗi, các bạn có thể click vào Flow check để xem lỗi là gì.

Sau đó, bạn cũng có thể click vào Test để chạy thử xem dữ liệu đã được cập nhật như ý muốn hay chưa

Sau khi cài đặt xong luồng Power Automate, dữ liệu sẽ tự động cập nhật dữ liệu theo thời gian đã chọn. Bạn có thể kiểm tra lại loại tự động cập nhật trong lịch sử refresh có chữ Via API như bên dưới. 

Loại này sẽ khác khi refresh dữ liệu thủ công hoặc cài đặt thời gian trong Gateway 

Vậy là chỉ với những bước kéo thả đơn giản, chúng ta đã cài đặt được một luồng quy trình tự động sử dụng cho việc làm mới dữ liệu một cách nhanh chóng. Hy vọng với bài viết này, các bạn sẽ giảm thiểu được các công việc cập nhật dữ liệu, quy trình làm việc sẽ được cải thiện hơn nhé!

Tham khảo thêm các chức năng khác của Power Automate:

Chia sẻ bài viết này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *