Hướng dẫn tạo luồng gửi mail tự động dựa trên chỉ số Power BI

Sau khi xây dựng xong một báo cáo ở Power BI, thay vì dừng lại ở việc đọc, hiểu những chỉ số ở trên báo cáo đó, ta có thể kết hợp Power Automate để có thể xây dựng một luồng tự động dựa trên các chỉ số đã được tính toán ở Power BI. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu xem cách sử dụng chỉ số từ Power BI để tạo luồng gửi mail tự động với Power Automate.

Giới thiệu

Giả sử một nhân sự HR muốn theo dõi một chỉ số là tỉ lệ đi muộn của công ty. Nếu tỉ lệ đi muộn vượt qua một ngưỡng nhất định thì Mail sẽ được gửi trực tiếp đến Mail của người HR đó. Trong trường hợp này ta hoàn toàn có thể sử dụng Data-driven Alert của Power BI service để thiết lập cảnh báo và sau đó sử dụng thêm Power Automate để gửi Mail tự động.Trong phạm vi của bài hướng dẫn này, chúng ta cũng sẽ chọn một ngưỡng nhất định để gửi Mail là 50%.

Hướng dẫn tạo luồng tự động

Bước 1: Publish báo cáo lên Power BI service

Ở đây mình đã có một báo cáo với chỉ số cần quan tâm là Tỉ lệ đi muộn được thể hiện trong một Card Visuals. Các bạn cũng cần lưu ý rằng, Data-driven Alert chỉ được thiết lập cho ba loại visual là Card, KPI và Gauge. Các bạn cũng phải có License của Power BI để thiết lập được Alert.Sau khi đảm bảo các điều kiện trên, chúng ta sẽ publish lên Power BI service. Trên thanh ribbon của thẻ Home, các bạn chọn publish, chọn workspace và chọn select để publish.

B2: Thiết lập Data-driven Alert trên Power BI service

Đầu tiên, các bạn cần chọn báo cáo vừa được publish trên Power BI Service.

Sau đó ở trong báo cáo cáo, các bạn chọn visual chứa chỉ số cần set Alert và chọn Pin visual để pin visual vào một dashboard. Lưu ý rằng, các bạn chỉ có thể set Alert cho chỉ số đó khi chỉ số được pin vào một Dashboard.

Sau khi pin visual, các bạn chọn Go to Dashboard.

Ở trong Dashboard, các bạn chọn dấu ba chấm ở góc trên bên phải của visual và chọn manage alert

Trong hộp thoại Manage alerts, chọn Add alert rule để thêm alert mới. Bạn có thể tùy chỉnh tên của Alert ở Alert title. Vì điều kiện của chúng ta để gửi mail là trên một ngưỡng nhất định nên Condition sẽ là Above. Threshold chính ngưỡng 50% mà ta đã thống nhất ở trên. Sau khi thiết lập xong ta chọn Save and Close.

Bước 3: Xây dựng luồng Power Automate

Vì trigger luồng của chúng ta chính là Alert ta vừa set ở Power BI Service nên luồng của chúng ta sẽ là Automate cloud flow.

Chúng ta chọn Automated cloud flow và search trigger là Power BI, sau đó ta chọn trigger là when a data driven is triggered và chọn Create.

Tiếp đến, trong phần trigger, ta chọn Alert ID chính là tên của Alert ta thiết lập ở bước 2.

Ta chọn tiếp New step và search Send email. Tùy vào nền tảng Mail bạn đang sử dụng, các bạn có thể chọn nền tảng phù hơp với bạn, ở đây mình sẽ chọn là Send an email (V2) của Outlook.

Trong phần Send an email, tùy thuộc vào công ty và mục đích xây dựng luồng của bạn mà bạn có thể format lại cho phù hợp. Tuy nhiên ở đây có hai chỉ số chúng ta cần lưu ý kí là Tile value, chính là Tỉ lệ đi muộn hiện tại của công ty và Alert threshold, là ngưỡng chúng ta set để gửi mail.

Với giá trị Tile value, bạn có thể sử dụng dynamic content, chọn see more và chọn Tile value để lấy ra tỉ lệ đi muộn hiện tại của công ty.

Tuy nhiên đối với Alert Threshold thì phức tạp hơn một chút. Các bạn cũng chọn dynmamic content và chọn Expression. Trong phần Expression, các bạn nhập công thức sau để lấy ra giá trị của Threshold: triggerOutputs()[‘body/alertThreshold’].

Sau khi hoàn thành xong tất cả các bước trên, chúng ta chọn Save và tiến hành Test luồng.

Sau khi test, nếu giá trị của bạn hiện tại đang vượt ngưỡng cho phép và mail cũng được gửi tới bạn thì chứng tỏ luồng đã thành công.

Tổng kết

Như vậy chúng ta đã đi hết các bước cần thiết để thiết lập một luồng gửi mail tự động dựa trên một chỉ số được tính qua Power BI. Tổng kết lại ta có 3 bước chính như sau:

+ Publish báo cáo lên Power BI service

+ Thiết lập Data-driven Alert cho chỉ số quan tâm

+ Thiết lập luồng gửi mail với Power Automate

Trên đây là toàn bộ bài viết hướng dẫn tạo luồng Automate gửi mail tự động dựa trên chỉ số của Power BI. Chúc các bạn thực hành và áp dụng thành công trong công việc của mình.