Power Automate #1: Chức năng cơ bản để tự động hóa quy trình

Ngày đăng: 09/03/2024

Trong thời đại công nghệ, việc tối ưu hoá quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất là một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có thể cạnh tranh và phát triển bền vững. Power Automate (PA) đã trở thành một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Với khả năng tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, Power Automate không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn tạo ra cơ hội để tập trung vào các hoạt động chiến lược. Trong bài viết này, Datapot sẽ giúp bạn làm việc dễ dàng hơn khi bắt đầu làm việc với Power Automate.

30 ngày tự học Power Automate với series: Power Automate for Beginners

Power Automate là gì?

Power Automate là một dịch vụ tự động hóa quy trình làm việc của Microsoft, giúp tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày và tối ưu hóa quy trình làm việc trong tổ chức.

  • Với Power Automate, người dùng có thể tạo các luồng làm việc tự động, kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau để tạo ra các quy trình làm việc thông minh và hiệu quả. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu lỗi phát sinh trong quá trình làm việc.
  • Với sự linh hoạt và tính năng phong phú, Power Automate là một công cụ hữu ích cho các tổ chức hay các doanh nghiệp muốn tận dụng sức mạnh của tự động hóa quy trình làm việc. Từ đó, cải thiện hiệu quả kinh doanh và tạo ra lợi ích kinh tế.

Phân biệt Power Automate Cloud và Power Automate Desktop

Power Automate Cloud và Power Automate Desktop là hai cấu phần quan trọng của Microsoft Power Automate, được sử dụng để tự động hóa các quy trình làm việc thông qua các luồng làm việc (workflows).

  • Power Automate Cloud: Là một dịch vụ dựa trên đám mây, cho phép người dùng tạo và quản lý các quy trình tự động hóa trên nền tảng trực tuyến. Người dùng có thể tự động hóa các luồng xử lý công việc trên nền tảng Cloud và kết nối với các dịch vụ phổ biến khác, như là: Microsoft 365, Google, Facebook, Twitter,… hoặc liên kết với các sản phẩm khác trong Power Platform: Power BI, Power App,…
  • Power Automate Desktop: là 1 ứng dụng RPA (Robotic Process Automation) cho phép người dùng giả lập các thao tác của người dùng trên máy tính cá nhân một cách tự động. Điều này cho phép người dùng tạo các quy trình tự động hóa để thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại một cách tự động, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Power Automate Desktop cung cấp một giao diện trực quan và dễ sử dụng để tạo và quản lý các quy trình tự động hóa trên máy tính cục bộ.

Tìm hiểu thêm về các chức năng cơ bản của Power Automate, các bạn có thể tham khảo thêm tại video này nhé:

Nên lựa chọn cấu phần nào phù hợp cho yêu cầu doanh nghiệp?

Power Automate Desktop là ứng dụng chuyên sâu về RPA (Robotic Processs Automation), cho phép người dùng giả lập các thao tác trực tiếp với máy tính cá nhân. Ví dụ: tự động mở file trong ổ cứng, tự động truy cập trang web và click vào các nút tương tác,… Tóm lại, PAD cho phép giả lập hành vi sử dụng máy tính thường ngày của người dùng.

Trong khi đó, Power Automate là 1 dịch vụ cloud, hoạt động theo cơ chế sử dụng API để kết nối với các dịch vụ khác và thực hiện các thao tác mà thông thường, ta phải truy cập trực tiếp vào dịch vụ đó thì mới có thể làm được. Ví dụ: Tự động post thông báo trên Teams, gửi email hàng loạt qua Outlook,…

Do đó, có thể coi Power Automate và Power Automate Desktop là 2 ứng dụng có mục đích và cách sử dụng khác nhau.

Giao diện cơ bản của Power Automate Cloud

Để truy cập và sử dụng Power Automate Cloud, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
  • Truy cập vào trang web của Power Automate Cloud bằng cách truy cập vào đường dẫn: https://flow.microsoft.com/

Thanh điều hướng bên trái

Các công cụ:

  • Home: Công cụ dẫn đến trang chủ Power Automate.
  • Create: Tạo các luồng bằng cách sử dụng Copilot, các mẫu hoặc xây dựng quy trình của riêng bạn.
  • Templates: Xem và tìm kiếm các mẫu bạn có thể sử dụng để tạo luồng.
  • Learn: Trải nghiệm học tập sẽ đưa bạn đến tài liệu sản phẩm Power Automate.
  • My flows: Nếu bạn đã tạo 1 luồng, hoặc người khác đã tạo và chia sẻ luồng đó với bạn, bạn có thể xem hoặc chỉnh sửa nó.

Ghim và bỏ ghim:

  • Để có thể dễ dàng truy cập các tính năng mà bạn sử dụng thường xuyên, hãy ghim các trang được sử dụng nhiều nhất vào thanh điều hướng. Bạn cũng có thể truy cập các trang khác có sẵn thông qua mục More. Khi bạn ghim một mục, mục đó sẽ xuất hiện ở phần giữa phía trên More.
  • Để ghim hoặc bỏ ghim một mục từ ngăn điều hướng bên trái, hãy chọn More, sau đó chọn Pin hoặc Unpin.

Discover all

  • Chọn Discover all để xem trang Discover trên ngăn điều hướng bên trái. Ở đây, người dùng có thể ghim các tính năng nổi bật nhất trên thanh điều hướng bên trái một cách dễ dàng.

Move up hoặc Move down

  • Khi bạn có một số trang được ghim trong ngăn điều hướng, bạn có thể di chuyển chúng lên hoặc xuống theo tùy ý.
  • Để di chuyển trang lên hoặc xuống, hãy chọn dấu (⋮) bên cạnh mục Menu bạn muốn di chuyển, sau đó chọn Move up hoặc Move down.

Environments information

  • Environment là một tính năng quan trọng cho phép người dùng quản lý và tổ chức các quy trình tự động, các nguồn dữ liệu và các ứng dụng. Mỗi một môi trường có thể chứa các luồng làm việc và các nguồn dữ liệu riêng biệt. Điều này giúp người dùng tổ chức và quản lý các quy trình tự động của họ theo cách có tổ chức và an toàn hơn. Các môi trường trong Power Automate cũng có thể được sử dụng để phân chia quyền truy cập và kiểm soát quyền truy cập vào các quy trình tự động và dữ liệu.
  • Ví dụ: Một công ty có thể tạo một môi trường cho bộ phận kế toán, trong đó chứa các quy trình tự động liên quan đến việc xử lý hóa đơn và thanh toán. Họ cũng có thể tạo môi trường khác cho bộ phận marketing, chứa các quy trình tự động liên quan đến việc quản lý chiến dịch marketing và tương tác với khách hàng. Mỗi môi trường sẽ có các quy trình tự động và nguồn dữ liệu riêng biệt, giúp tổ chức và quản lý các quy trình tự động của họ theo cách có tổ chức và an toàn hơn.

Setting

Chọn biểu tượng “bánh răng” để thực hiện các nhiệm vụ như xác định giấy phép Power Automate của người dùng và cung cấp các tùy chọn để cài đặt ứng dụng, bao gồm cài đặt quyền truy cập, cài đặt thông báo và cài đặt quản trị. Điều này cho phép người dùng tinh chỉnh trải nghiệm của họ và quản lý quyền truy cập và quản trị của ứng dụng Power Automate.

  • Admin Center: Truy cập đến trung tâm quản trị Power Platform.
  • View all Power Automate Settings: Xem hoặc cập nhật cài đặt ngôn ngữ và thời gian, thông báo hoặc thư mục truy cập của người dùng.
  • View My Licenses: Xem giấy phép PA của bạn, truy cập Licensing overview for Microsoft Power Platform.
  • Themes: Danh sách các chủ đề
  • Password: Thay đổi mật khẩu.
  • Contact preferences: Cập nhật thông tin liên hệ người dùng

Trên đây là một số thông tin cơ bản về Power Automate, một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ. Hi vọng rằng sau khi đọc bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về Power Automate trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc.

Bạn có thể tham khảo 1 số bài viết tự học với Power Automate tại đây để bắt đầu khám phá và áp dụng Power Automate vào công việc hàng ngày của bạn để tăng cường hiệu suất và hiệu quả làm việc.

Datapot đang tổ chức khóa học chuyên sâu về Power Automate, giúp bạn nắm bắt các kỹ thuật tự động hóa công việc một cách hiệu quả. Hãy nhanh tay đăng ký khóa học ngay để khám phá sức mạnh của Power Automate cùng Datapot nhé!

Chia sẻ bài viết này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *