Giải pháp chấm công dịch vụ vệ sinh hàng ngày với Power Automate

Công cụ tự động hóa như Power Automate trở thành giải pháp tối ưu để giải quyết những khó khăn trên, mang lại sự chính xác, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất quản lý với nghiệp vụ chấm công nói riêng và hành chính nhân sự nói chung.

Thông tin bài tập cuối khóa 

• Học viên: Lê Thị Mỹ Danh, Đặng Nhã Vân, Nguyễn Thị Bích Ngọc  
• Lớp: BOPA-17 
• Chủ đề project: Giải pháp chấm công dịch vụ vệ sinh hàng ngày  

Vấn đề  

Trong môi trường doanh nghiệp hiện nay, việc quản lý thời gian làm việc và chấm công của nhân viên là một phần quan trọng nhưng thường tiêu tốn không ít thời gian và công sức. Đối với nhưng đơn vị chưa có công cụ hỗ trợ ghi nhận, vận hành bằng quy trình chấm công thủ công, nhân viên hành chính thường phải ghi nhận dữ liệu từ nhiều nguồn (ví dụ: từ file cá nhân tự cập nhật, thông tin xin nghỉ qua các kênh chat khác,…), nhập liệu thủ công, kiểm tra từng trường hợp riêng lẻ, và sau đó xử lý từng bảng công.

Điều này không chỉ gây ra nguy cơ sai sót, mất thời gian mà còn tạo áp lực lên bộ phận quản lý nhân sự khi khối lượng dữ liệu gia tăng. Đây chính là lúc các công cụ tự động hóa như Power Automate trở thành giải pháp tối ưu để giải quyết những khó khăn trên, mang lại sự chính xác, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất quản lý.

Giải pháp chấm công dịch vụ vệ sinh hàng ngày  

Để giải quyết vấn đề trên, học viên đã sử dụng kết hợp Power Automate với Microsoft Form và Microsoft Excel. Với giải pháp này, quy trình chấm công sẽ được thực hiện theo các bước sau:

• Các nhân viên dịch vụ vệ sinh hàng ngày sẽ quét 1 mã QR và điền các thông tin để chấm công
• Hệ thống sẽ gửi email cho nhân viên hỗ trợ bán hàng để phê duyệt.
• Khi được phê duyệt, hệ thống sẽ nhập thông tin vào file excel bảng chấm công.
• Cuối mỗi tháng hệ thống gửi thông tin file excel bảng chấm công tổng cho nhân viên hỗ trợ bán hàng kiểm tra và xác nhận lại thông tin rồi mới
• Tự động gửi lại thông tin đúng cho bộ phận HR để xác nhận, kiểm tra đối chiếu với nhà cung cấp dịch vụ. 

Giải pháp này mang lại nhiều ưu điểm đáng kể cho quy trình chấm công và quản lý nhân sự:

• Việc sử dụng mã QR giúp đơn giản hóa quá trình chấm công, giảm thiểu sai sót và gian lận.
• Tự động hóa quy trình phê duyệt và nhập liệu không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác của dữ liệu.
• Hệ thống tự động gửi báo cáo hàng tháng tạo điều kiện cho việc kiểm soát và xác minh thông tin một cách hiệu quả.
• Đặc biệt, giải pháp này tạo ra một quy trình minh bạch, dễ theo dõi từ khâu chấm công đến khâu đối chiếu với nhà cung cấp dịch vụ, góp phần cải thiện quản lý và tối ưu hóa nguồn lực trong doanh nghiệp.

Kiến trúc sử dụng 

• Microsoft Excel: cơ sở dữ liệu lưu trữ ghi nhận dữ liệu chấm công.
• Microsoft Form: form nhân viên dịch vụ vệ sinh nhập thông tin làm đầu vào để ghi nhận chấm công hàng ngày.
• Power Automate: cấu phần quan trọng nhất trong giải pháp này, thiết lập cơ chế tự động ghi nhận, tính toán và gửi thông tin phê duyệt.

Một số hình ảnh minh họa  

Hình ảnh trích từ bài học cuối khóa của các học viên Lê Thị Mỹ Danh, Đặng Nhã Vân, Nguyễn Thị Bích Ngọc của khóa học BOPA-17 – Optimize Business Process using Power Automate & Power Apps của Datapot. 

Microsoft Form đăng ký chấm công dịch vụ vệ sinh tại kho

Đây là nơi người dùng nhập thông tin chấm công sau mỗi ngày thực hiện nhiệm vụ vệ sinh. Là input cho luồng quy trình ghi nhận thông tin và thông báo phía sau.

Email approvals phiếu chấm công dọn vệ sinh  

Bảng chấm công tổng hợp  

Quy trình gửi mail bảng chấm công tự động theo lịch cố định (hàng tháng)  

Kết quả đạt được sau khóa học 

Về kiến thức 

Khóa học cung cấp đầy đủ những kiến thức từ cơ bản đến nâng cao bao gồm: 

• Các khái niệm cơ bản liên quan đến Power Automate, Power Apps và các ứng dụng trong hoạt động kinh doanh. 
• Kỹ năng tự động hóa các quy trình nghiệp vụ và các kỹ thuật để tối ưu hóa quy trình với các điều kiện và nguồn dữ liệu khác nhau.
• Tích hợp các ứng dụng để xây dựng app low-code phục vụ các hoạt động kinh doanh và công việc hàng ngày.

Về sản phẩm kết thúc khóa học 

Song song với kiến thức trên, học viên còn có cơ hội áp dụng để giải quyết vấn đề riêng, cụ thể là bài toán chấm công của nhân viên dịch vụ vệ sinh hàng ngày  

• Ghi nhận lượt chấm công hàng ngày của nhân viên dịch vụ vệ sinh, tự động gửi đến NVHTBH để được phê duyệt.
• Tự động gửi bảng chấm công tổng hợp cho bộ phân SA để đối chiếu với dữ liệu của nhà cung cấp.

Về tư duy thiết kế quy trình 

Bên cạnh kiến thức về kiến trúc, kỹ thuật xử lý, người học còn được rèn luyện tư duy thiết kế quy trình, thiết kế app khi thực hiện các case study. Tư duy này sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc để học viên có cái nhìn vừa chi tiết, vừa tổng quan về bất cứ một vấn đề nào. 

Tạm kết 

Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot. 

Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất. 

• Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây 
• Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate 
• Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây. 

My Đào Thị Trà