Ứng dụng Power Platform tự động hóa quy trình phê duyệt giấy phép

Thông tin bài tập cuối khóa 

• Học viên: Trương Thanh Tân  
• Lớp: BOPA-17 
• Chủ đề project: Ứng dụng tự động hóa quy trình phê duyệt giấy phép  

Vấn đề  

Trong các môi trường đặc thù, như trang trại chăn nuôi, nhà máy sản xuất, viện nghiên cứu, việc đảm bảo an ninh sinh học là yếu tố then chốt. Trong case study của học viên này, nhân viên phải làm việc và sinh hoạt tại trại 24/24 trong suốt vụ nuôi. Họ chỉ được phép ra khỏi trang trại khi kết thúc vụ hoặc khi có sự cho phép đặc biệt, đi kèm với một quy trình kiểm soát nghiêm ngặt.

Khi nhân viên có nhu cầu ra khỏi trang trại trước thời hạn, họ phải làm đơn xin phép và được phê duyệt từ cấp quản lý. Người quản lý (trưởng bộ phận, phó giám đốc, hoặc giám đốc) chịu trách nhiệm trực tiếp về việc cho phép này.

Thách thức của quy trình truyền thống:

• Quy trình này tốn khá nhiều thời gian, thường là 1-2 ngày, và nhân viên phải di chuyển khá nhiều trong công ty để xin giấy phép.
• Có trường hợp những phiếu yêu cầu bị quên, không có người xử lý.
• Mẫu phiếu xin phép không nhất quán giữa các bộ phận
• Sử dụng nhiều giấy tờ dẫn đến khó theo dõi và báo cáo đến lãnh đạo.

Giải pháp tự động hóa quy trình phê duyệt giấy phép 

Để giải quyết vấn đề trên, học viên đã sử dụng kết hợp Power Automate, Power Apps và SharePoint List – bộ công cụ thuộc nền tảng Microsoft Power Platform nhằm thiết kế một ứng dụng hỗ trợ quy trình quản lý – phê duyệt giấy phép xin ra cổng trong khuôn viên làm việc.

Giải pháp này mang lại nhiều ưu điểm đáng kể:

1. Giao diện dễ sử dụng: Nhân viên có thể dễ dàng tạo đơn xin phép ra cổng thông qua ứng dụng di động hoặc máy tính. Tại đây, họ nhập lý do ra cổng, thời gian dự kiến và gửi đơn lên hệ thống.
2. Tự động hóa quy trình phê duyệt: Thay vì phải đi xin từng chữ ký, hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu phê duyệt đến các cấp quản lý phù hợp dựa trên vai trò của họ (trưởng bộ phận, phó giám đốc, giám đốc). Các nhà quản lý sẽ nhận được thông báo qua email hoặc ứng dụng, cho phép họ xem xét và phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu chỉ bằng vài lần nhấp chuột.
3. Lưu trữ và truy xuất thông tin: Tất cả các yêu cầu xin ra cổng, bao gồm lịch sử phê duyệt, được lưu trữ trong hệ thống SharePoint List. Điều này giúp các nhà quản lý dễ dàng truy xuất thông tin khi cần kiểm tra, đồng thời giúp theo dõi mọi quyết định liên quan đến sự ra vào của nhân viên.
4. Bảo mật dữ liêu và trách nhiệm rõ ràng: Mọi quyết định phê duyệt hoặc từ chối đều được ghi nhận trong hệ thống với lịch sử ghi nhận bao gồm: thời gian và tên người phê duyệt. Điều này đảm bảo rằng trách nhiệm của người phê duyệt được thể hiện rõ ràng và giúp ngăn ngừa tình trạng không kiểm soát được an ninh.

Kiến trúc sử dụng 

• SharePoint List: cơ sở dữ liệu nhằm mục đích lưu trữ các thông tin của từng lần xin phép, lịch sử xử lý và phê duyệt của từng cấp quản lý. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên quan đều được theo dõi và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
• Power Automate: cấu phần quan trọng nhất trong giải pháp này, cho phép tạo các quy trình (flow) tự động hóa như gửi thông báo, chuyển tiếp yêu cầu đến cấp phê duyệt tiếp theo, hoặc cập nhật trạng thái yêu cầu theo đúng quy trình quản lý.
• Power Apps: cung cấp giao diện người dùng để thực hiện các thao tác trực tiếp trên ứng dụng. Người dùng có thể tạo yêu cầu ra vào cổng, xem trạng thái của các yêu cầu như Waiting (Chờ), Approval (Đã duyệt), Reject (Từ chối), hay Cancel (Hủy). Giao diện này còn cung cấp chức năng quản lý danh sách yêu cầu đang chờ phê duyệt, danh sách tất cả các yêu cầu, và bộ lọc để tìm kiếm các yêu cầu cụ thể.

Một số hình ảnh minh họa sản phẩm  

Hình ảnh trích từ bài học cuối khóa của học viên Trương Thanh Tân của khóa học BOPA-17 – Optimize Business Process using Power Automate & Power Apps của Datapot. 

Hình 1: Business Flow Diagram của ứng dụng phê duyệt giấy phép xin ra cổng

Hình 2: Power Automate tạo bot (flow) phê duyệt giấy phép xin ra cổng

Flow này sẽ được gọi khi người dùng thao tác với các nút chức năng trên giao diện Power Apps. Dữ liệu của từng lần thao tác được lưu trữ trong Sharepoint và Power Automate phụ trách công việc tự đông gửi thông báo, email đến cấp phê duyệt.

Hình 3: Theo dõi kết quả run flow phê duyệt giấy phép

Hình 4: Giao diện ứng dụng

Kết quả đạt được sau khóa học 

Về kiến thức 

Khóa học cung cấp đầy đủ những kiến thức từ cơ bản đến nâng cao bao gồm: 

• Kiến thức về xây dựng quy trình, các tips thiết kế giao diện để đáp ứng các yêu cầu chức năng theo quy trình nghiệp vụ.
• Các khái niệm cơ bản liên quan đến Power Automate, Power Apps và các ứng dụng trong hoạt động kinh doanh. 
• Kỹ năng tự động hóa các quy trình nghiệp vụ và các kỹ thuật để tối ưu hóa quy trình với các điều kiện và nguồn dữ liệu khác nhau.
• Tích hợp các ứng dụng để xây dựng app low-code phục vụ các hoạt động kinh doanh và công việc hàng ngày.

Về sản phẩm kết thúc khóa học 

Song song với kiến thức trên, học viên còn có cơ hội áp dụng để giải quyết vấn đề riêng, cụ thể là bài toán phê duyệt tự động giấy phép xin ra cổng với sản phẩm là một phần mềm với các chức năng sau: 

• Quản lý danh sách các phiếu xin phép ra cổng
• Tạo, phê duyệt phiếu xin phép ra cổng
• Theo dõi tiến độ xử lý đề nghị qua trạng thái của mỗi request, nhận email/thông báo khi phát sinh công việc cần xử lý và bộ lọc tương ứng phục vụ cho các mục đích khác nhau.
• Lưu trữ dữ liệu toàn vẹn, đầy đủ trong suốt quy trình.

Về tư duy thiết kế quy trình 

Bên cạnh kiến thức về kiến trúc, kỹ thuật xử lý, người học còn được rèn luyện tư duy thiết kế quy trình, thiết kế app khi thực hiện các case study. Tư duy này sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc để học viên có cái nhìn vừa chi tiết, vừa tổng quan về bất cứ một vấn đề nào. 

Tạm kết 

Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot. 

Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất. 

• Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây 
• Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate 
• Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây. 

My Đào Thị Trà