Recap Webinar #2: Power Automate | Tự động xử lý hóa đơn, đối soát dữ liệu chính xác
Trong khuôn khổ chuỗi webinar “Tối ưu quy trình làm việc với Power Apps & Power Automate: Từ chuẩn hoá dữ liệu đến tự động xử lý hoá đơn và đối soát”, Datapot đã tổ chức Webinar #2 với chủ đề “Power Automate | Tự động xử lý hóa đơn, đối soát dữ liệu chính xác”.
Buổi webinar có sự đồng hành của diễn giả Đỗ Nhật Trường – Trưởng bộ môn Power Apps & Power Automate tại Datapot. Với kinh nghiệm triển khai các giải pháp dữ liệu và tự động hóa trong doanh nghiệp, diễn giả đã mang đến góc nhìn thực tế về cách Power Automate có thể giúp tối ưu các thao tác lặp lại, giảm xử lý thủ công và tăng khả năng kiểm soát quy trình trong công việc hằng ngày.
Nếu Webinar #1 tập trung vào cách Power Apps hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu đầu vào và giảm nhập liệu thủ công, thì Webinar #2 tiếp tục hoàn thiện bức tranh workflow bằng việc đi sâu vào Power Automate – công cụ giúp tự động hóa các bước xử lý phía sau như nhận file, trích xuất thông tin, tạo cảnh báo, cập nhật trạng thái và hỗ trợ đối soát dữ liệu.
Mục lục
- 1 Tư duy tự động hóa trong doanh nghiệp: không phải việc gì cũng nên tự động hóa ngay
- 2 Power Automate là gì?
- 3 Use case thực tế: OCR hóa đơn VAT và đối soát PO
- 4 Demo trực tiếp: xây flow bằng thao tác kéo thả, không cần code
- 5 Q&A: Khi người tham dự bắt đầu nhìn automation từ bài toán thật
- 6 Từ chuẩn hóa dữ liệu đến tự động hóa quy trình
- 7 Học bài bản hơn với BOPA tại Datapot
- 8 Kết nối thêm với chúng mình
Tư duy tự động hóa trong doanh nghiệp: không phải việc gì cũng nên tự động hóa ngay
Mở đầu chương trình, diễn giả giúp người tham dự nhìn lại một nguyên tắc quan trọng khi bắt đầu tự động hóa: doanh nghiệp không nên bắt đầu từ những quy trình quá phức tạp, nhiều ngoại lệ hoặc đòi hỏi phán đoán cao.
Một công việc phù hợp để tự động hóa thường có các đặc điểm:
- Lặp lại hằng ngày: cùng một thao tác, ít thay đổi, không cần phán đoán nhiều.
- Có quy tắc rõ ràng: logic xử lý cố định, ví dụ nếu A xảy ra thì thực hiện B.
- Ít giá trị nhưng tốn thời gian: các tác vụ đơn giản, dễ triển khai nhưng đang lấy đi nhiều giờ làm việc của đội ngũ.
Từ đó, diễn giả nhấn mạnh rằng những tác vụ như đối soát hóa đơn, lưu chứng từ, gửi cảnh báo, cập nhật trạng thái hoặc nhắc phê duyệt là các “ứng viên” rất phù hợp để bắt đầu tự động hóa. Đây là những công việc không quá phức tạp về mặt nghiệp vụ, nhưng nếu làm thủ công liên tục sẽ dễ gây tốn thời gian, sai sót và khó kiểm soát.
Power Automate là gì?
Ở phần tiếp theo, người tham dự được giới thiệu tổng quan về Power Automate – nền tảng tự động hóa quy trình của Microsoft, cho phép người dùng thiết lập flow bằng thao tác kéo thả, kết nối với hơn 400 ứng dụng và không cần lập trình phức tạp.
Power Automate có thể hỗ trợ doanh nghiệp thông qua các khả năng nổi bật như:
- Trigger tự động: flow có thể chạy khi có email mới, file SharePoint mới hoặc một hành động cụ thể xảy ra.
- Tích hợp AI Builder: hỗ trợ OCR hóa đơn PDF, nhận dạng hình ảnh và phân loại văn bản ngay trong flow.
- Kết nối với nhiều hệ thống: như Outlook, Excel, Teams, SharePoint, SAP, ERP nội bộ và nhiều nền tảng khác.
- Cảnh báo thông minh: tự gửi email hoặc thông báo Teams khi phát hiện lệch giá, thiếu PO hoặc dữ liệu bất thường.
Nhờ đó, Power Automate không chỉ giúp giảm thao tác tay, mà còn giúp quy trình trở nên rõ ràng, nhất quán và dễ theo dõi hơn.
Use case thực tế: OCR hóa đơn VAT và đối soát PO
Điểm nhấn của Webinar #2 là use case OCR hóa đơn VAT và đối soát PO – một bài toán rất quen thuộc với khối Tài chính – Kế toán, mua hàng và vận hành doanh nghiệp.
Trong quy trình thủ công, kế toán thường phải mở từng file hóa đơn, đọc thông tin, nhập lại vào Excel, kiểm tra mã PO, đối chiếu số tiền và ghi nhận các sai lệch. Từng thao tác có thể không quá khó, nhưng khi số lượng hóa đơn lớn, quy trình này dễ tạo ra áp lực về thời gian, rủi ro nhập sai và khó kiểm soát trạng thái xử lý.
Với Power Automate, luồng xử lý được mô phỏng theo hướng tự động hơn:
Bước 1: Nhận hoặc upload PDF hóa đơn
Nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email hoặc upload lên thư mục SharePoint.
Bước 2: AI Builder OCR trích xuất thông tin
Hệ thống tự động đọc các thông tin quan trọng như số hóa đơn, nhà cung cấp, tổng tiền, mã PO.
Bước 3: Đối soát tự động
Flow so sánh thông tin hóa đơn với PO để phát hiện các trường hợp khớp, lệch giá, sai tên hoặc thiếu PO.
Bước 4: Tổng hợp và theo dõi kết quả
Dữ liệu được ghi nhận, tổng hợp và có thể kết nối với Power BI Dashboard để theo dõi tỷ lệ khớp, chênh lệch và cảnh báo gần real-time.
Điểm đáng chú ý là trong use case này, kế toán không cần mở từng file Excel hoặc nhập lại thông tin thủ công. Toàn bộ quy trình từ nhận file, trích xuất dữ liệu, tổng hợp thông tin đến hỗ trợ đối soát đều có thể diễn ra nhanh chóng và tự động hơn.
Demo trực tiếp: xây flow bằng thao tác kéo thả, không cần code
Sau phần lý thuyết và phân tích use case, diễn giả Đỗ Nhật Trường đã trực tiếp demo cách sử dụng Power Automate để xây dựng một flow tự động.
Thông qua phần demo, người tham dự được quan sát cách thiết lập một quy trình bằng các thao tác trực quan như chọn trigger, thêm action, kết nối ứng dụng, thiết lập điều kiện và kiểm tra kết quả flow.
Phần demo giúp người tham dự hình dung rõ hơn rằng tự động hóa không nhất thiết phải bắt đầu bằng những hệ thống lớn hoặc yêu cầu đội ngũ lập trình riêng. Với Power Automate, người làm nghiệp vụ vẫn có thể bắt đầu từ những bài toán quen thuộc trong công việc như:
- Tự động lưu file đính kèm từ email.
- Gửi thông báo khi có dữ liệu mới.
- Tạo luồng phê duyệt.
- Cập nhật trạng thái xử lý.
- Kiểm tra và cảnh báo khi có sai lệch.
- Tổng hợp dữ liệu để phục vụ báo cáo.
Đây cũng là tinh thần quan trọng của no-code/low-code: giúp người dùng nghiệp vụ có thể chủ động hơn trong việc tối ưu quy trình của chính mình.
Q&A: Khi người tham dự bắt đầu nhìn automation từ bài toán thật
Phần cuối chương trình là phiên giao lưu, hỏi đáp giữa người tham dự và diễn giả. Các câu hỏi xoay quanh nhiều chủ đề thực tế như cách bắt đầu với Power Automate, khả năng kết nối dữ liệu, điều kiện triển khai trong doanh nghiệp, cách xử lý lỗi khi flow chạy và cách lựa chọn quy trình phù hợp để tự động hóa trước.
Không khí hỏi đáp diễn ra sôi nổi, cho thấy nhu cầu rất rõ từ người tham dự: không chỉ muốn hiểu công cụ, mà còn muốn biết làm thế nào để áp dụng Power Automate vào bài toán thật của phòng ban, đội nhóm và doanh nghiệp.
Đây cũng là điểm Datapot luôn nhấn mạnh trong các chương trình đào tạo Power Platform: học công cụ chỉ là bước đầu. Điều quan trọng hơn là người học cần biết cách nhìn quy trình, nhận diện điểm nghẽn và thiết kế workflow có khả năng vận hành trong thực tế.
Từ chuẩn hóa dữ liệu đến tự động hóa quy trình
Webinar #2 đã khép lại chuỗi nội dung về Power Apps & Power Automate bằng một thông điệp rõ ràng: để tối ưu quy trình, doanh nghiệp cần nhìn workflow từ đầu đến cuối.
- Power Apps giúp chuẩn hóa điểm nhập dữ liệu.
- Power Automate giúp các bước phía sau vận hành tự động hơn.
- Power BI giúp theo dõi kết quả, phát hiện sai lệch và đo lường hiệu quả vận hành.
Khi ba công cụ này được kết nối trong cùng một quy trình, doanh nghiệp có thể từng bước giảm phụ thuộc vào xử lý thủ công, hạn chế bỏ sót thông tin và tăng khả năng theo dõi trạng thái công việc.
Học bài bản hơn với BOPA tại Datapot
Nếu chuỗi webinar giúp người tham dự hình dung được cách Power Apps và Power Automate hỗ trợ tối ưu quy trình, thì BOPA – Optimize Business Process using Power Apps, Power Automate & Power BI là lộ trình phù hợp để đi sâu hơn.
Chương trình BOPA tại Datapot được thiết kế dành cho người làm nghiệp vụ, vận hành, tài chính – kế toán, logistics, hành chính – nhân sự, sales/marketing hoặc bất kỳ ai đang muốn giảm thao tác thủ công và tự xây dựng workflow rõ ràng hơn cho công việc.
Thông qua chương trình, học viên sẽ được:
- Học cách bóc tách một quy trình thủ công thành workflow có thể tự động hóa.
- Xây app/form nội bộ bằng Power Apps.
- Thiết lập flow tự động bằng Power Automate.
- Kết nối dữ liệu với Power BI để theo dõi hiệu quả vận hành.
- Thực hành trên các bài toán gần với doanh nghiệp thực tế.
- Được giảng viên định hướng cách áp dụng vào tình huống công việc cụ thể.
Datapot xin cảm ơn các anh/chị và các bạn đã tham gia Webinar #2 cũng như đồng hành cùng toàn bộ chuỗi webinar. Hy vọng chương trình đã giúp người tham dự có thêm góc nhìn thực tế về cách bắt đầu tối ưu quy trình làm việc bằng Power Apps, Power Automate và Power BI.
Theo dõi các video highlight từ chuỗi webinar tại đây
Kết nối thêm với chúng mình
Fanpage
Cộng đồng Data, AI và Tự động hóa 200,000+ thành viên
Youtube
Zalo
