Phân tích Chi tiêu của bộ phận Công nghệ thông tin trong Doanh nghiệp – Học viên Hoàng Hải 

Phân tích chi tiêu trong doanh nghiệp là một công cụ quản lý tài chính quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và phát triển bền vững. Đây luôn là chủ đề được rất nhiều nhân sự cấp Quản lý, Hành chính – Nhân sự, bộ phận Tài chính-Kế toán quan tâm.

Chính vì thế, chủ đề này đã được học viên Hoàng Hải lựa chọn thực hành trong bài tập dự án cuối khóa PL300 tại Datapot. Datapot chia sẻ những báo cáo mẫu này nhằm mục đích giúp các bạn đang mong muốn làm việc trong ngành Dữ liệu có thêm nhiều tư liệu thực tế để tham khảo, cùng nhau rút ra kinh nghiệm. 

Dưới đây là toàn bộ phần trình bày của học viên Hoàng Hải. 

Thông tin dự án 

Mục tiêu phân tích 

Bài báo cáo được thực hiện với mục đích là:

• So sánh chi tiêu thực tế so với kế hoạch theo chiều thời gian để xem mức độ chính xác trong dự toán của công ty;
• Phân tích ảnh hưởng của từng nhóm chi tiêu lên tổng chi tiêu; 
• Tìm ra nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự chênh lệch so với kế hoạch, từ đó rút ra kinh nghiệm dự toán chính xác hơn. 

Giới thiệu về bộ dữ liệu 

Bộ dữ liệu này so sánh, phân tích chi phí theo kế hoạch và chi phí thực tế của bộ phận Công nghệ thông tin (CNTT) trong 1 công ty. Sự so sánh này giúp chúng ta hiểu được công ty đã lên kế hoạch tốt như thế nào trong năm và kiểm soát các lĩnh vực có sai lệch lớn so với kế hoạch. Trong ví dụ này, công ty trải qua chu kỳ lập kế hoạch hàng năm và sau đó hàng quý sẽ đưa ra ước tính mới nhất để giúp phân tích những thay đổi về chi tiêu CNTT trong năm tài chính. 

Bạn có thể tìm hiểu thêm và tải xuống bộ dữ liệu tại đây: https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/create-reports/sample-it-spend  

Thông tin học viên

• Học viên: Hoàng Hải 
• Lớp: PL-300: Analyzing Data with Power BI 
• Khóa: K94 
• Chủ đề dự án: Phân tích Chi tiêu trong Doanh nghiệp 
• Bộ dữ liệu sử dụng: IT Spend Analysis 

Báo cáo trên Power BI 

Báo cáo của học viên Hoàng Hải gồm 4 phần:

• Tổng quan về chi phí IT Expense

Báo cáo chỉ ra tổng chi tiêu theo kế hoạch, theo thực tế cũng như là tương quan chênh lệch của 2 thông số này theo năm, theo quý. Từ đó đưa ra những phân tích sâu hơn về hiên trạng chi tiêu trong năm tài chính hiện tại và dự toán chi phí trong năm tiếp theo.

• Phân tích Actual IT Expense

Để phân tích chi tiêu thực tế và hiểu được bản chất của từng thành phần cấu tạo nên nó cũng như ảnh hưởng của từng thành phần đó tổng chi tiêu của doanh nghiệp, học viên đã phân tích theo 3 chiều sau:

Cost Elements: những thành phần chi tiêu cho mảng IT Expense này bao gồm chi phí nhân sự, chi phí phần cứng-phần mềm, chi phí khấu hao. Trong đó, chi tiêu cho nhân sự và phần mềm-phần cứng chiếm tỷ lệ cao nhất.

Sales Regions: báo cáo chỉ ra được tổng chi tiêu, phần trăm chi tiêu theo khu vực trong đó châu Mỹ và châu Âu chiếm tới 98%.

IT Areas: báo cáo chỉ ra tổng chi tiêu, phần trăm chi tiêu của công ty theo từng đầu mục liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin. Qua đó đưa ra được kết luận ba khoản chi phí lớn nhất là chi phí cho Cơ sở hạ tầng, IT Support và chi phí vận hành.

• Phân tích Forecast Accuracy

Độ chính xác trong việc dự toán chi tiêu được tính dựa trên sự chênh lệch giữa kế hoạch, dự toán chi tiêu và chi tiêu thực tế. Sau khi phân tích, học viên đưa ra một số kết luận, phát hiện điểm bất thường để tiếp tục phân tích sâu hơn và tìm ra nguyên nhân.

• Phân tích nguyên nhân của những điểm bất thường

Xem phần thuyết trình của học viên để thêm thông tin cụ thể.

Bài thuyết trình và nhận xét của giảng viên

Dự án của học viên Hoàng Hải là một trong những dự án được làm rất tốt của khóa 94. Toàn bộ phần bài của học viên đã được ban giám khảo nhận xét như sau: 

Về phần trình bày: 

• Slide và tác phong thuyết trình hoàn thiện, chỉn chu;
• Báo cáo Power BI đã sử dụng các tính năng bổ trợ như Bookmark, Page Navigator,… giúp tăng trải nghiệm xem; 
• Tuy nhiên, vẫn có một số visual, biểu đồ cần lưu ý lại cách sắp xếp sao cho hợp lý hơn. 

Về phần nội dung: 

• Am hiểu dataset, giới thiệu kỹ dataset và bối cảnh kinh doanh của công ty;
• Điểm nhấn là có so sánh chi tiêu thực tế với kế hoạch, từ đó nhận biết vấn đề dẫn đến sự chênh lệch này. 

Hãy cùng xem lại toàn bộ phần trình bày của học viên và những nhận xét từ ban giám khảo: 

Kết luận 

Việc thực hành dự án phân tích bằng Power BI cuối khoá sẽ giúp các học viên:  

• Rèn luyện kỹ năng phân tích, trực quan hoá dữ liệu trên Power BI một cách chỉn chu.  
• Rèn luyện khả năng thuyết trình với stakeholders.  
• Trau dồi kinh nghiệm thực hành một project phân tích dữ liệu thực tế trong doanh nghiệp.  
• Thêm Project vào Portfolio cho các vị trí Data Analyst, Business Analyst,…giúp nhà tuyển dụng đánh giá năng lực ứng viên dễ dàng hơn.  

Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây 

Tham gia group ôn thi PL-300 tại: https://www.facebook.com/groups/da100vn  

Chuỗi Video Hướng dẫn thực hành Lab và sử dụng các tài nguyên của Microsoft: https://www.youtube.com/c/Datapotvn/videos  

Update tài nguyên từ Microsoft, PL-300 exam questions và exam topics tại Fanpage của Datapot: https://www.facebook.com/DatapotAnalytics/  

Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power BI & mong muốn ứng dụng Power BI trong công việc, hãy tham khảo khóa học PL-300: Microsoft Power BI Data Analyst. Khóa học được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Unilever, SHB, MB Ageas Life,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất. 

hoang