Power Apps, Power Automate, document management, project

GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN LÝ TÀI LIỆU DỰ ÁN – POWER APPS & POWER AUTOMATE

Ngày đăng: 14/02/2025

Thách thức trong quản lý tài liệu dự án

Trong quá trình triển khai dự án, việc quản lý tài liệu cũng là một phần khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn:

  • Tạo thư mục & phân quyền thủ công mất nhiều thời gian
  • Mỗi dự án cần một hệ thống thư mục riêng, nhưng tạo và quản lý thủ công dễ gây nhầm lẫn, mất kiểm soát dữ liệu.
  • Quy trình quản lý quyền truy cập phức tạp & dễ sai sót
  • Cần đảm bảo nhân sự được cấp đúng quyền hạn nhưng việc quản lý thủ công dễ xảy ra lỗi bảo mật hoặc thiếu kiểm soát dữ liệu.
  • Gửi thông báo thủ công gây gián đoạn công việc
  • Khi có thay đổi trong dự án, người quản lý phải gửi email thủ công, gây mất thời gian và không đồng bộ thông tin.

Bằng cách ứng dụng Power Apps & Power Automate nằm trong hệ sinh thái của Microsoft, việc xây dựng App Quản lý Tài Liệu Dự Án được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, giúp tối ưu hiệu suất làm việc và đồng thời vẫn đảm bảo tính bảo mật cho tài liệu.

Ứng dụng giải quyết vấn đề như thế nào?

App Quản Lý Tài Liệu Dự Án được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý dự án, nhân sự một cách liền mạch, với các tính năng chính:

  • Tạo và quản lý danh mục dự án & khách hàng
  • Theo dõi danh sách thông tin khách hàng.
  • Tạo & quản lý dự án với thông tin khách hàng, trạng thái.
  • Tự động tạo thư mục & phân quyền trên SharePoint
  • Khi tạo dự án mới, hệ thống tự động tạo Teams & cây thư mục trên SharePoint.
  • Tích hợp ma trận phân quyền, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập hoặc chỉnh sửa tài liệu.
  • Tự động phân quyền & cập nhật nhân sự
  • Khi thêm thành viên vào dự án, hệ thống tự động gán quyền trên Teams & SharePoint.
  • Nếu nhân sự rời dự án, quyền truy cập cũng được cập nhật tự động, giúp bảo vệ dữ liệu.
  • Gửi thông báo tự động qua Outlook
  • Hệ thống tự động gửi email khi:
  • Tạo mới dự án – Quản lý nhận thông báo xác nhận.
  • Thêm nhân sự vào dự án – Nhân viên được cập nhật tức thời.

Công nghệ & triển khai

  • Xây dựng hệ thống dữ liệu trên Dataverse
  • Xây dựng Forms & Views trên Power Apps để tối ưu giao diện người dùng.
  • Xây dựng luồng tự động trên Power Automate
  • Tạo dự án mới: Hệ thống tự động tạo Teams, cây thư mục trên SharePoint, phân quyền & gửi thông báo.
  • Thêm/Xóa nhân sự: Cập nhật nhóm Teams, SharePoint & quyền truy cập tức thời.
  • Thay đổi trạng thái dự án: Khi dự án hoàn thành/hủy bỏ, dữ liệu sẽ được đóng quyền chỉnh sửa (Read-Only).
  • Phát triển hệ thống phân quyền
    • Gán quyền dựa trên vai trò nhân sự (Role-based Access Control – RBAC).
    • Tích hợp bảo mật trên Power Apps, đảm bảo quản lý và nhân viên có quyền phù hợp.

Kết quả đạt được

  • Tăng hiệu suất làm việc, giảm thời gian thao tác thủ công khi tạo & quản lý dự án.
  • Giảm thiểu lỗi phân quyền, đảm bảo dữ liệu chỉ được truy cập bởi đúng người.
  • Tích hợp chặt chẽ với SharePoint & Outlook, giúp quá trình làm việc mượt mà & chuyên nghiệp hơn.

Có thể thấy Power Apps & Power Automate là giải pháp mạnh mẽ, giúp tự động hóa quy trình & nâng cao hiệu suất, ngay cả khi bạn không có nhiều kinh nghiệm lập trình.

Một số hình ảnh của Apps

Màn hình chính quản lý danh sách các dự án của công ty.
Màn hình quản lý thông tin chi tiết dự án
Màn hình thêm nhân sự mới vào dự án
Cây thư mục được tự động tạo trong kênh Teams sau khi tạo dự án.
Hệ thống tự động phân quyền View, Edit,… cho mỗi nhóm vai trò theo từng folder.

Tạm kết 

Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot. 

Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất. 

Chia sẻ bài viết này

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.