RECAP WORKSHOP ONLINE | NHẬP VAI BUSINESS ANALYST | THỰC HÀNH THU THẬP & PHÂN TÍCH ĐỂ ỨNG PHÓ VỚI YÊU CẦU MƠ HỒ NGÀY 12/06/2024

Ngày 12/06/2024, buổi Thực hành online: “NHẬP VAI BUSINESS ANALYST | THỰC HÀNH THU THẬP & PHÂN TÍCH ĐỂ ỨNG PHÓ VỚI YÊU CẦU MƠ HỒ” do Datapot phối hợp cùng với cộng đồng Data Analytics and Business Intelligence tổ chức đã diễn ra vô cùng sôi nổi với sự góp mặt của gần 200 người tham dự là các sinh viên và người đi làm trong ngành IT, kinh tế,… cùng nhau học hỏi kinh nghiệm từ chuyên gia đầu ngành.

Trong buổi thực hành dài hơn 2 giờ đồng hồ, diễn giả Cao Thị Nhân và người tham gia đã cùng nhau nhập vai Business Analyst trong bước đầu của quy trình làm việc của một Business Analyst – khai thác yêu cầu từ khách hàng của dự án “Tối ưu hóa quy trình Nhân sự” để tìm ra đáp án cho những câu hỏi còn bỏ ngỏ:

1. Với kỹ thuật đặt câu hỏi như thế nào sẽ giúp chúng ta thu thập được yêu cầu rõ ràng và đầy đủ nhất từ phòng Nhân sự?
2. Bắt tay vào việc xây dựng bộ câu hỏi Khơi gợi yêu cầu như thế nào là hợp lý?

Để khám phá ra câu trả lời, chúng ta hãy cùng nhau nhìn lại các hoạt động chính của sự kiện:

Phần 1: Giới thiệu về Requirement Elicitation

Vì sao Requirement Elicitation quan trọng nhưng không phải ai cũng biết cách phát huy kỹ năng này?

Trong một dự án, Business Analyst sẽ là người làm việc trực tiếp với các bên liên quan như khách hàng, nhóm phát triển, … với nhiệm vụ khai thác và chuyển đổi các yêu cầu ẩn (unstated requirements) thành các yêu cầu được phát biểu rõ ràng (stated requirements). Tuy nhiên, điều quan trọng là Business Analyst không chỉ đơn thuần thu thập các yêu cầu mà còn cần hiểu được lý do những vấn đề đó tồn tại, bởi vì khách hàng thường không thể liệt kê ra tất cả các vấn đề của họ một cách hệ thống và bài bản.

Bên cạnh việc tiếp nhận và nghiên cứu các tài liệu được cung cấp, Business Analyst cần phải tăng cường giao tiếp với khách hàng thông qua các cuộc họp định kỳ và thường xuyên. Để có một buổi trao đổi hiệu quả, một trong những nhiệm vụ mà Business Analyst cần chuẩn bị thật kĩ chính là bộ câu hỏi khơi gợi yêu cầu được sắp xếp một cách logic và dễ hiểu để khai thác thông tin, yêu cầu từ khách hàng một cách triệt để. Và tất nhiên, việc xây dựng một bộ câu hỏi đủ sâu và rộng ngay từ khi mới bước chân vào nghề, hay khi bạn bắt đầu một dự án, là một điều không hề dễ dàng.

Thấu hiểu khó khăn của những bạn trong ngành, Datapot đã tổ chức buổi Wokshop online: “NHẬP VAI BUSINESS ANALYST | THỰC HÀNH THU THẬP & PHÂN TÍCH ĐỂ ỨNG PHÓ VỚI YÊU CẦU MƠ HỒ”. Sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp và vô cùng sôi nổi với sự góp mặt của gần 200 người tham gia là các sinh viên, người đi làm quan tâm đến chủ đề Business Analysis. Tại sự kiện, những giá trị mà khán giả nhận được không chỉ dừng lại ở việc lắng nghe những kiến thức chuyên sâu về Business Analysis, mà còn được tham gia hoạt động thực hành giàu tương tác và mang về cho mình bộ câu hỏi Khơi gợi yêu cầu ứng dụng được ngay vào công việc hàng ngày. Đặc biệt phải nhắc đến phương pháp giảng dạy Active Learning độc đáo của chị Nhân: thực hành trước và đúc kết kiến thức sau. Với cách học này, khán giả của sự kiện sẽ được thực hành thảo luận và xây dựng bộ câu hỏi dựa trên kinh nghiệm và kiến thức sẵn có của bản thân. Từ đó, người học sẽ tự tổng hợp kiến thức cho riêng mình, trước khi chuyên gia cung cấp kiến thức chuẩn, giúp học viên tiếp thu kiến thức một cách trọn vẹn nhất từ những lỗi sai. Đây cũng chính là phong cách giảng dạy của Ms. Cao Thị Nhân và các chuyên gia tại Datapot với mong muốn học viên đạt được hiệu quả học tập rõ rệt và theo sát thực tế.

Phần 2: Chia nhóm thảo luận để xây dựng Bộ câu hỏi Khơi gợi yêu cầu

Sang phần thực hành, dưới sự dẵn dắt của chị Nhân và 2 Facilitator từ ban tổ chức, người tham gia đã được chia thành 12 nhóm khác nhau để cùng thảo luận và xây dựng bộ câu hỏi Khơi gợi yêu cầu đề bài. Bộ câu hỏi này có tính ứng dụng cao khi phỏng vấn đại diện khách hàng – phòng Nhân sự ngay khi khởi động dự án.

Tại mỗi phòng họp nhỏ, hàng loạt các ý tưởng và cách tiếp cận sáng tạo đã được người tham dự đưa ra dựa trên đề bài của phòng Nhân sự mà Ms Cao Thị Nhân đã cung cấp trước đó. Trong thời gian thảo luận, diễn giả cùng 2 facilitator vẫn luôn đồng hành và trợ giúp các nhóm khi cần thiết. Kết quả cuối cùng là bộ câu hỏi khơi gợi của 12 nhóm tham gia với nội dung khá đầy đủ, rõ ràng và có chiều sâu mặc dù thời gian thực hành có hạn. 

Phần 3: Chữa và nhận xét từ chuyên gia

Trong quá trình nhận xét bộ câu hỏi của các nhóm, chị Nhân cùng các bạn tham gia đã đúc rút những kết luận đắt giá để xây dựng bộ câu hỏi khơi gợi yêu cầu “mạch lạc” và “hiệu quả”, cụ thể như sau:

• Đào sâu, nghiên cứu tài liệu quy trình hiện tại để phát hiện nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình hiện hành để làm cơ sở xây dựng bộ câu hỏi sát nhất với thực tế doanh nghiệp. 
• Xác định đối tượng phỏng vấn và lĩnh vực họ đang làm việc để lựa chọn câu hỏi phù hợp. 
• Sử dụng ngôn từ gần gũi, thông dụng, hạn chế sử dụng từ ngữ chuyên ngành gây khó hiểu cho người được phỏng vấn. 
• Review lại bộ câu hỏi, chọn lọc những câu hỏi cần có để khai thác thông tin và đưa ra được giải pháp. 

Một lần nữa, Datapot xin chân thành cảm ơn bạn vì đã dành sự quan tâm đến sự kiện này. Hi vọng bạn sẽ tiếp tục đồng hành cùng chúng mình trong sự kiện tiếp theo diễn ra vào ngày 19/06/2024 với chủ đề “Nhập vai Business Analyst | Luyện viết tài liệu yêu cầu thật “mạch lạc” và “hiệu quả”

Form đăng ký Workshop số 2

Recording Workshop số 1

Video record toàn bộ sự kiện đã được đăng tải trên Youtube của Datapot, mời bạn xem tại:

Hẹn gặp lại các bạn tại sự kiện tiếp theo!

My Đào Thị Trà