Phát triển ứng dụng quản lý chi phí với Power Apps – dự án cuối khóa của học viên
Mục lục
Bối cảnh, vấn đề và giải pháp triển khai
Trong các tập đoàn đa ngành hoặc doanh nghiệp nhiều cấp (công ty mẹ – công ty con – các đơn vị trực thuộc), việc lập và theo dõi ngân sách chi phí là bài toán phức tạp và lặp lại định kỳ. Trước đây, doanh nghiệp này sử dụng Excel hoặc Power BI rời rạc cho quy trình này, gây ra nhiều khó khăn:
- Thiếu hệ thống lưu trữ tập trung dữ liệu.
- Quy trình phân bổ bằng tay, dễ sai.
- Cập nhật dữ liệu bị chậm do trung gian nhập liệu.
- Thiếu báo cáo real-time gây ảnh hưởng quyết định tài chính.
Với những vấn đề thực tế này, nhóm học viên tại Datapot đã tận dụng nó làm chủ đề cho dự án cuối khóa, tiến hành phát triển ứng dụng quản lý chi phí với Power App để số hóa quy trình từ nhập ngân sách, ghi nhận chi phí cho tới báo cáo theo thời gian thực.
Thông tin dự án cuối khóa của học viên
Dự án được thực hiện bởi nhóm học viên lớp PL7001-12 tại Datapot gồm:
- Phạm Thị Ngọc Mỹ
- Trương Văn Tuấn
- Huỳnh Thanh Huy
- Dương Anh Khoa.
Chủ đề dự án: Ứng dụng quản lý chi phí, theo dõi kế hoạch ngân sách của công ty với 3 nghiệp vụ chính.
Tổng quan về giải pháp xây dựng ứng dụng quản lý chi phí công ty
Để giải quyết các vấn đề về quy trình phân bổ ngân sách, ghi nhận, theo dõi chi phí thực tế và tổng hợp báo cáo theo thời gian thực. Giải pháp mà nhóm cần phát triển cần đạt được những điểm sau:
- Phân bổ ngân sách tự động theo cấp tổ chức: Kế hoạch ngân sách tổng thể được nhập một lần, sau đó ứng dụng sẽ tự động phân tách theo từng công ty con, trường, phòng ban tương ứng, giúp giảm hoàn toàn thao tác thủ công tách dữ liệu Excel.
- Giao diện thống nhất, phân quyền theo vai trò: Mỗi người dùng khi truy cập ứng dụng sẽ chỉ thấy dữ liệu và chức năng phù hợp với vai trò (quản lý cấp tập đoàn, kế toán công ty con, trưởng phòng, nhân viên). Điều này giúp kiểm soát thông tin tốt hơn và hạn chế sai sót trong ghi nhận chi phí.
- Ghi nhận chi phí phát sinh theo thời gian thực: Khi các đơn vị cấp dưới thực hiện chi tiêu, dữ liệu sẽ được ghi nhận trực tiếp vào hệ thống thông qua Power Apps. Không cần trung gian nhập liệu lại qua admin hay Excel, giúp đảm bảo tính chính xác và cập nhật kịp thời.
- Báo cáo tức thời và tổng hợp linh hoạt: Dữ liệu được lưu trữ trong SharePoint List và có thể kết nối với Power BI để hiển thị báo cáo theo từng công ty, phòng ban, tháng hoặc loại chi phí. Quản lý cấp cao có thể theo dõi tỷ lệ sử dụng ngân sách theo thời gian thực, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.
- Lưu trữ tập trung, dễ dàng kiểm soát: Tất cả thông tin về ngân sách kế hoạch, chi phí thực tế, lịch sử phê duyệt, và vượt chi (nếu có) đều được lưu trên hệ thống tập trung, dễ dàng kiểm toán, truy xuất và theo dõi xu hướng theo năm.
Các thành phần chính trong hệ thống
Hệ thống quản lý chi phí được phát triển trên nền tảng Microsoft Power Platform với cấu trúc chặt chẽ, tích hợp các công cụ: SharePoint List, Power Apps, Power Automate và Power BI. Dữ liệu đầu vào được lấy từ thông tin kế hoạch ngân sách của công ty và được xử lý qua các bước như sau:
Đóng vai trò là kho lưu trữ dữ liệu trung tâm, hệ thống gồm các danh sách:
- Kế hoạch năm
- Danh sách phòng ban
- Danh sách phiếu yêu cầu và chi tiết phiếu yêu cầu Các danh sách này giúp lưu trữ thông tin kế hoạch ngân sách, chi phí thực tế cũng như các thao tác duyệt – ghi nhận theo thời gian thực.
Excel trên OneDrive
Bổ trợ dữ liệu bằng:
- Kế hoạch ngân sách theo tháng
- Bộ mã quản trị (Mapping codes) Giúp kiểm soát, đối chiếu và hỗ trợ nhập liệu chuẩn hóa.
Power Apps
Là giao diện người dùng chính để thao tác với hệ thống:
- Cho phép người dùng nhập ngân sách tổng và tạo phiếu theo dõi chi phí.
- Hiển thị danh sách các phiếu đã tạo, chi tiết phiếu, và danh sách các hạng mục chi phí kế hoạch.
- Hỗ trợ tạo phiếu theo dõi ngoài kế hoạch và cập nhật phiếu đã tạo.
- Tất cả chức năng đều được phân quyền theo vai trò (admin, phòng ban, kế toán, lãnh đạo).
Power Automate
Tự động hóa các quy trình xử lý dữ liệu:
- Phân quyền dữ liệu động cho từng người dùng dựa theo danh sách phòng ban.
- Tự động ghi nhận và đồng bộ dữ liệu giữa các danh sách.
- Tính tổng chi phí thực hiện từ danh sách theo dõi chi phí kết hợp với kế hoạch tương ứng.
Power BI
Công cụ trực quan hóa và báo cáo:
- Kết nối dữ liệu từ SharePoint và OneDrive
- Thực hiện mô hình hóa dữ liệu (Data Modeling)
- Tạo biểu đồ và báo cáo theo thời gian, phòng ban, loại chi phí
- Nhúng trực tiếp vào giao diện Power Apps giúp người dùng xem báo cáo ngay trong ứng dụng.
Hệ thống hướng tới thiết kế linh hoạt, có thể mở rộng theo nhu cầu và đảm bảo kiểm soát tốt quy trình tài chính – ngân sách của toàn doanh nghiệp. Cung cấp giao diện thao tác theo vai trò (kế toán, trưởng phòng, nhân viên). Phân quyền rõ ràng, nhập chi phí ngay khi phát sinh, hỗ trợ phát triển ứng dụng quản lý chi phí với Power App theo hướng low-code, dễ mở rộng và tích hợp.
Một số hình ảnh minh họa sản phẩm
Dưới đây là một số hình ảnh trích từ bài học cuối khóa của các nhóm học viên khóa học PL7001 – Create and manage canvas apps with Power Apps của Datapot.
Kết quả đạt được sau khóa học
Về kiến thức
Khóa học giúp học viên nắm vững các kiến thức nền tảng và thực tiễn, bao gồm:
- Hiểu và phân tích quy trình lập ngân sách, kiểm soát chi phí trong tổ chức nhiều cấp (công ty mẹ – công ty con – phòng ban).
- Thành thạo cách sử dụng Power Apps để xây dựng giao diện người dùng phù hợp với từng vai trò và tình huống nghiệp vụ thực tế.
- Làm chủ SharePoint List để tổ chức và lưu trữ dữ liệu ngân sách, chi phí theo cách có cấu trúc, hỗ trợ truy xuất và tổng hợp dễ dàng.
Về tư duy thiết kế quy trình
Thông qua việc triển khai case study thực tế, học viên phát triển được tư duy hệ thống trong:
- Phân tích và chuẩn hóa nghiệp vụ tài chính – ngân sách.
- Thiết kế cấu trúc dữ liệu và giao diện người dùng phù hợp.
- Xây dựng quy trình xử lý dữ liệu có thể mở rộng, tự động hóa và kiểm soát tốt trong môi trường doanh nghiệp.
Về sản phẩm kết thúc khóa học
Học viên đã áp dụng kiến thức để xây dựng một ứng dụng theo dõi, quản lý chi phí tập trung, giải quyết bài toán thực tế tại doanh nghiệp. Sản phẩm gồm các chức năng chính:
- Nhập ngân sách tổng và phân bổ tự động cho các công ty con/phòng ban.
- Ghi nhận chi phí thực tế theo thời gian thực, trực tiếp từ các đơn vị cấp dưới.
- Phân quyền thao tác và hiển thị dữ liệu theo vai trò người dùng.
- Kết nối báo cáo Power BI giúp các cấp quản lý theo dõi tỷ lệ sử dụng ngân sách, phát hiện vượt chi, và hỗ trợ ra quyết định tài chính.
Tạm kết
Phát triển ứng dụng quản lý chi phí với Power App giúc doanh nghiệp minh bạch tài chính, tối ưu quy trình kiểm soát chi và ra quyết định kịp thời. Đây cũng là một minh chứng sinh động cho việc áp dụng Power Platform vào vận hành doanh nghiệp.
Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot.
Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất.
- Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây.
- Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate.
- Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây.
Data Analyst
