3 sản phẩm sau khóa học Power Platform giúp tối ưu quy trình vận hành tại AES Mông Dương
Khóa học Optimize Business Process using Power Automate & Power Apps tại AES Mông Dương đã khép lại thành công. Bài viết này tổng hợp 3/8 project thực tế đã và đang triển khai với mục tiêu tối ưu quy trình làm việc của khối Vận hành.
Mục lục
Thông tin khóa đào tạo
Tên khóa học: Đào tạo Optimize Business Process using Power Automate & Power Apps
Thời gian triển khai: 04 buổi học, 8 tiếng/buổi, từ 22/08/2024 đến 03/10/2024
Giảng viên:
- Tô Mạnh Hoàng – CEO Datapot Analytics Group.
- Phạm Minh Đức – Power Platform Developer tại Datapot Analytics Group.
Số học viên tham dự: 26 nhân sự AES Mông Dương
Cảm nhận của anh chị học viên sau khi tham gia khóa học: Xem tại đây.
Bài toán chung của tổ chức
Học viên của khóa học Optimize Business Process using Power Automate & Power Apps là những nhân sự cấp quản lý, chuyên viên thuộc khối vận hành tại AES Mông Dương. Công tác vận hành tại 1 đơn vị thuộc bất cứ lĩnh vực nào đều là “xương sống” để đảm bảo sự bền vững và phát triển.
Bài toán cần giải quyết trong quy trình vận hành của đội Hành chính-Nhân sự: Mỗi vị trí nhân viên vận hành, bảo trì, và nhân viên mới cần hoàn thiện các khóa đào tạo khác nhau.
Một số hạn chế của quy trình hiện tại:
- Hiện tại các training topic đang được giao và tracking thủ công bằng giấy và chưa có thời hạn hoàn thành cụ thể.
- Nhân sự mới onboard chưa nắm được cần phải học những topic nào, ai là người sẽ dạy/hướng dẫn từng topic đó.
- Quá trình thông tin, phê duyệt giữa 3 cấp còn thủ công và thời gian phê duyệt lâu. Hiện tại đang phải xin chữ ký bằng tay đối với người hướng dẫn, người kiểm tra, và quản lý để xác nhận hoàn thành.
Bài toán cần giải quyết trong quy trình vận hành của đội kỹ thuật: Các thiết bị, vật tư cần được kiểm tra định kỳ để đảm bảo các thiết bị này vẫn còn hoạt động đúng chức năng thiết kế. Đồng thời phát hiện các hư hỏng để sửa chữa, loại trừ hoặc thay thế. Ví dụ công tác kiểm tra các bình cứu hỏa, eyes wash, spill kit, EDG, đóng/mở valve…
Một số hạn chế của quy trình hiện tại:
- Hiện tại các công việc này diễn ra thủ công và nhân viên vận hành chưa nắm bắt được các thông tin về hiện trạng thực tế của thiết bị. Các form kiểm tra trên giấy khó xác định được nhân viên nào đã kiểm tra và lịch sử kiểm tra của thiết bị.
- Không report kịp thời các hỏng hóc liên quan để tiến hành loại trừ, thay thế, bổ sung khi cần thiết.
- Nhân sự gặp khó khăn trong việc báo cáo chi tiết với các bên liên quan.
Giải pháp triển khai tối ưu quy trình
Trong hơn 1 tháng học tập, 26 học viên chủ động thành lập các nhóm, lựa chọn những pain-point chunng của các thành viên là đặt bài toán cho project cuối khóa.
Là những người trực tiếp thực hiện, quản lý các nghiệp vụ hiện đang được triển khai tại đơn vị, các nhóm tự thấu hiểu nhu cầu và out-put mình cần để giải quyết bài toán đặt ra. Song song với đó, những góp ý về giái pháp nghiệp vụ, công cụ của giảng viên, trợ giảng của Datapot giúp các nhóm định hướng, khoanh vùng và giải quyết các vấn đề.
Dưới đây là tổng kết sản phẩm của 3 nhóm tiêu biểu cho 2 bài toán cốt lõi tại AES Mông Dương sau khóa học Optimize Business Process using Power Automate & Power Apps:
Ứng dụng quản lý và theo dõi thiết bị
Thông tin project
- Nhóm học viên: Bùi Văn Thê, Vũ Đình Tú, Đỗ Minh Hiếu
- Chủ đề project: Ứng dụng quản lý và theo dõi thiết bị
Mục tiêu kì vọng của ứng dụng:
Ứng dụng tối ưu quy trình quản lý và theo dõi thiết bị cho phép:
- Sử dụng truy cập ứng dụng trên Mobile app để quét các mã QR trên thiết bị để đưa đến form điền thông tin kiểm tra thiết bị.
- Tạo request để sửa chữa, thay thế thiết bị khi xảy ra hỏng hóc, hoặc thiết bị không đáp ứng được yêu cầu sử dụng. Tạo flow gửi Email đến các user liên quan khi thiết bị hỏng hóc cần sửa chữa.
- Xem lịch sử kiểm tra thiết bị của từng thiết bị. Hiển thị trạng thái đã kiểm tra, chưa kiểm tra hoặc báo lỗi của thiết bị. Ví dụ: Khi thiết bị đã được kiểm tra và các thông số bình thường thì sẽ hiển thị màu xanh trên sơ đồ bố trí thiết bị của ứng dụng. Chưa kiểm tra báo màu đỏ, có lỗi thì báo màu vàng.
- Gửi thông báo trên điện thoại để nhắc nhở người dùng về các công việc cần thực hiện, sắp đến hạn, quá hạn; Thiết bị cần được kiểm tra lại.
- Dashboard thống kê chi tiết tình hình các thiết bị được quản lý.
- Phân quyền nhiều cấp người chỉnh sửa, người quản lý, người chỉ nhập và xem,… các admin có thể track changes, phê duyệt hoặc từ chối.
Sản phẩm học viên
Sản phẩm cuối cùng của học viên bao gồm:
- Lưu đồ mô tả quy trình nghiệp vụ và mô tả quy trình
- Mô hình dữ liệu
- Ứng dụng được xây dựng với các chức năng đáp ứng kỳ vọng được mô tả trên:
Ứng dụng Lock Open-Close Valve Management
Thông tin project
- Nhóm học viên: Đỗ Trí Kiên, Nguyễn Văn Chung, Vũ Đăng Vinh
- Chủ đề project: Lock Open-Close Valve Management
Mục tiêu và kỳ vọng
Xây dựng 1 ứng dụng để tối ưu quy trình nhập liệu – quản lý việc Lock Open-Close valve với các tiêu chí:
- Hoạt động được trên cả desktop và moblie
- Tối ưu quy trình User (Local Operator/CBO) nhập liệu và xác nhận dữ liệu nhập.
- Cảnh báo nếu User đã nhập liệu quá 8 tiếng mà CBO không xác nhận, gửi email thông báo cho user nhập liệu để biết thông tin về dữ liệu chưa được xác nhận.
- Phân quyền dữ liệu trên app: chỉ user admin mới có thể truy cập vào spreadsheet gốc của dữ liệu
- Dashboard thống kê và lịch sử nhập liệu – xác nhận đối với từng thiết bị.
Sản phẩm học viên
Sản phẩm cuối cùng của học viên bao gồm:
- Lưu đồ mô tả quy trình nghiệp vụ và mô tả quy trình
- Mô hình dữ liệu
- Ứng dụng được xây dựng với các chức năng đáp ứng kỳ vọng được mô tả trên:
Ứng dụng New Member Onboard Training Assignments
Thông tin project
- Nhóm học viên: Nguyễn Bình Minh, Cao Ngọc Anh, Phạm Văn Châm
- Chủ đề project: New Member Onboard Training Assignments
Mục tiêu và kỳ vọng
Tối ưu quy trình training nội bộ cho nhân sự mới onboard tại AES Mông Dương:
- Các topic đã được setup sẵn dựa trên vị trí làm việc của nhân sự hình thành danh sách các khóa học bắt buộc tương ứng với từng vị trí
- Nhân sự mới vào công ty nắm thông tin toàn bộ danh sách các khóa học cần hoàn thiện của mình
- Nhân sự với vai trò Instuctor, O&M Training Coordinator, HR nắm thông tin danh sách cần phê duyệt và thực hiện phê duyệt trực tiếp trên ứng dụng
- Khi toàn bộ các topic mà học viên đã được người hướng dẫn xác nhận hoàn thành, cho phép nhân sự submit bảng tổng hợp danh sách đó tới O&M Training Coordinator để kiểm tra phê duyệt (level 2) và cuối cùng chuyển đến HR phê duyệt tiếp nhận (Level 3) làm cơ sơ để ký hợp đồng lao động chính thức.
- Cho phép xuất file kết quả của flow phê duyệt ra file PDF.
Sản phẩm học viên
Sản phẩm cuối cùng của học viên bao gồm:
- Lưu đồ mô tả quy trình nghiệp vụ và mô tả quy trình
- Mô hình dữ liệu
- Ứng dụng New Member Onboard Training Assignments
Tạm kết
Trong hơn 1 tháng vừa làm việc vừa học tập kết hợp tự thực hành, các ứng dụng trên tuy chưa được hoàn thiện 100%, nhưng đã là thành quả đáng tự hào và đáng kỳ vọng. Với đội ngũ nhân sự chất lượng, tinh thần thực thi cao như vậy, chắc chắn sẽ vận dụng tối đa các kiến thức đã học trong khóa Optimize Business Process using Power Automate & Power Apps để góp phần tối ưu quy trình, nâng cao chất lượng công việc trong công tác vận hành tại AES Mông Dương.
Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot.
Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất.
- Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây
- Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate
- Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây.
