Phát triển ứng dụng quản lý HCNS với Power Apps – Dự án cuối khóa của học viên Văn Hào
Mục lục
Bối cảnh, vấn đề và giải pháp triển khai
Khi số lượng nhân viên và yêu cầu nội bộ tăng lên, việc xử lý thủ công qua email hay file Excel khiến quy trình hành chính trong doanh nghiệp trở nên cồng kềnh và thiếu minh bạch. Các thao tác như xin nghỉ phép, làm việc tại nhà, đăng ký OT hay mượn thiết bị thường bị rời rạc, khó theo dõi trạng thái và chậm trong khâu phê duyệt.
Từ thực tế đó, Nguyễn Văn Hào – học viên Datapot đã lựa chọn phát triển HRM Application bằng Microsoft Power Apps nhằm số hóa toàn bộ quy trình hành chính – nhân sự, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, phê duyệt nhanh và giảm tải công việc thủ công.
Giải pháp hướng tới mục tiêu số hóa và tự động hóa quy trình quản lý yêu cầu nhân sự – hành chính, với các lợi ích chính:
- Tập trung hóa dữ liệu nhân sự trên SharePoint, dễ dàng truy xuất và theo dõi.
- Rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu, nhờ tự động gửi phê duyệt qua Power Automate.
- Cải thiện trải nghiệm người dùng với giao diện trực quan, thao tác nhanh trên mọi thiết bị.
- Tăng tính minh bạch giữa nhân viên – quản lý – bộ phận HR, khi toàn bộ quy trình đều được ghi nhận và cập nhật theo thời gian thực.
Thông tin về dự án cuối khóa của học viên
Dự án được thực hiện bởi học viên Nguyễn Văn Hào, lớp PL7002-14 tại Datapot.
Chủ đề dự án là “HRM Application” – một giải pháp được phát triển trên nền tảng Microsoft Power Apps nhằm tập trung và tự động hóa các yêu cầu hành chính nội bộ trong doanh nghiệp, bao gồm xin nghỉ phép, làm việc tại nhà, đăng ký OT, yêu cầu thiết bị – phần mềm, mã dự án, timesheet và dashboard theo dõi tiến độ.
Tổng quan về giải pháp
Để giải quyết các vấn đề về xử lý yêu cầu hành chính thủ công, thiếu tập trung và khó theo dõi trạng thái, học viên Nguyễn Văn Hào đã kết hợp Power Apps, SharePoint Lists và Power Automate – những công cụ thuộc nền tảng Microsoft Power Platform – để thiết kế và phát triển ứng dụng HRM Application, hỗ trợ tập trung và tự động hóa các yêu cầu nhân sự – hành chính nội bộ trong doanh nghiệp.
Ứng dụng này số hóa toàn bộ quy trình tạo yêu cầu – phê duyệt – phản hồi – báo cáo, với các tính năng nổi bật:
- Nhân viên tạo và gửi các yêu cầu như xin nghỉ phép, làm việc tại nhà, đăng ký OT, yêu cầu thiết bị hoặc phần mềm trực tiếp trên ứng dụng, thay cho việc gửi email thủ công.
- Quy trình phê duyệt được tự động hóa qua Power Automate, đồng thời gửi thông báo qua email đến các bên liên quan và cập nhật trạng thái xử lý theo thời gian thực.
- Tất cả dữ liệu yêu cầu được ghi lại trên SharePoint List có cấu trúc rõ ràng, giúp dễ dàng truy xuất và thống kê.
- Màn hình My Requests giúp người dùng theo dõi toàn bộ lịch sử phê duyệt và kết quả phản hồi của từng yêu cầu.
- Ứng dụng còn tích hợp Power BI Dashboard để hiển thị tình trạng làm việc, theo dõi hiệu suất nhân viên và tình hình xử lý yêu cầu, hỗ trợ quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng.
Giải pháp này giúp giảm đáng kể thời gian xử lý hành chính, tăng tính minh bạch và khả năng phản hồi nội bộ, đồng thời tạo nền tảng để doanh nghiệp phát triển các quy trình HR tự động và thông minh hơn trong tương lai.
Thành phần chính trong giải pháp
Đóng vai trò là cơ sở dữ liệu trung tâm, lưu trữ toàn bộ thông tin về các yêu cầu hành chính như nghỉ phép, làm việc tại nhà, OT, yêu cầu thiết bị – phần mềm và phản hồi người dùng. Cấu trúc dữ liệu rõ ràng, dễ mở rộng và truy xuất, giúp bộ phận HR và quản lý theo dõi trạng thái xử lý và lịch sử yêu cầu tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Power Apps
Đóng vai trò là giao diện người dùng chính của hệ thống. Thông qua Canvas App, nhân viên có thể tạo, gửi và theo dõi yêu cầu; quản lý phê duyệt và nhận phản hồi trực tiếp trên ứng dụng. Giao diện được thiết kế trực quan, thân thiện, đảm bảo thao tác dễ dàng trên cả desktop và mobile.
Một số ưu điểm khi phát triển bằng Power Apps:
- Phát triển theo hướng low-code/ no-code, giúp rút ngắn thời gian xây dựng ứng dụng mà không đòi hỏi kiến thức lập trình chuyên sâu.
- Tích hợp linh hoạt với các dịch vụ Microsoft 365 như SharePoint, Teams, Outlook…
- Khả năng mở rộng tốt, hỗ trợ kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khi cần mở rộng phạm vi ứng dụng.
- Tự động hóa và bảo mật, dễ dàng kết hợp với Power Automate để hình thành một quy trình tổng thể tự động, có kiểm soát.
Power Automate
Được sử dụng để tự động hóa quy trình phê duyệt và gửi thông báo, đồng thời cập nhật dữ liệu và trạng thái yêu cầu theo thời gian thực. Giải pháp giúp giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian xử lý, và đảm bảo mọi thông tin được đồng bộ nhanh chóng giữa các bên liên quan.
Tổng quan các tính năng chính của ứng dụng
Ứng dụng HRM Application được thiết kế gồm nhiều màn hình chức năng, mô phỏng đầy đủ quy trình hành chính – nhân sự trong doanh nghiệp, từ việc tạo yêu cầu, phê duyệt đến theo dõi và phản hồi. Các tính năng được tổ chức logic, giao diện hiện đại, đảm bảo dễ sử dụng và quản lý tập trung.
Màn hình Home Screen
- Hiển thị thông tin hồ sơ cá nhân của người dùng (Employee ID, Department, Start Date, Manager, Working Place, v.v.) cùng menu truy cập nhanh đến các chức năng chính.
- Giao diện được thiết kế theo phong cách dashboard tổng quan, giúp nhân viên nắm bắt nhanh thông tin và truy cập các yêu cầu cần thiết.
Màn hình HR Request (Leave/ Work from Home Request)
- Người dùng có thể gửi yêu cầu nghỉ phép hoặc làm việc từ xa qua form nhập liệu trực quan.
- Hệ thống tự động xác định người duyệt, hiển thị quy trình phê duyệt (Approval Flow) và cập nhật Leave Balance theo từng cá nhân.
- Sau khi gửi yêu cầu, dữ liệu được lưu vào SharePoint List có cấu trúc, đồng thời gửi thông báo đến các bên liên quan qua email.
Màn hình IT Request / Overtime / Project Code Request
- Các màn hình này hoạt động tương tự, cho phép nhân viên đăng ký yêu cầu thiết bị, phần mềm, OT hoặc mã dự án mới.
- Mỗi yêu cầu đều có quy trình phê duyệt riêng, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận.
Màn hình My Requests
- Tổng hợp toàn bộ các yêu cầu đã gửi (HR, IT, OT, Project Code), giúp người dùng theo dõi trạng thái phê duyệt và phản hồi từ quản lý.
- Thông tin hiển thị rõ ràng, có thể lọc nhanh theo loại yêu cầu hoặc trạng thái (Approved, Pending, Rejected).
Màn hình Feedback
- Cho phép nhân viên gửi phản hồi hoặc báo lỗi trực tiếp đến bộ phận phụ trách ứng dụng, có thể đính kèm ảnh minh họa.
- Thông tin phản hồi được lưu và gửi về hệ thống, hỗ trợ đội vận hành cải tiến ứng dụng nhanh chóng.
Màn hình Dashboard
- Được nhúng trực tiếp từ Power BI, hiển thị báo cáo và tình trạng làm việc của nhân viên (nghỉ phép, WFH, OT, yêu cầu thiết bị, v.v.).
- Dashboard có phân quyền truy cập (RLS) theo từng vị trí nhân viên và được làm mới dữ liệu tự động 30 phút/ lần, giúp quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Ứng dụng HRM Application thể hiện một hệ thống quản lý hành chính – nhân sự số hóa toàn diện, không chỉ giúp nhân viên thao tác thuận tiện mà còn hỗ trợ quản lý tối ưu hóa quy trình phê duyệt, nâng cao tính minh bạch và hiệu quả vận hành nội bộ.
Kết quả đạt được sau khóa học
Về kiến thức
Khóa học giúp học viên Nguyễn Văn Hào nắm vững kiến thức nền tảng về Microsoft Power Platform, đặc biệt là Power Apps, Power Automate và SharePoint Lists.
Qua dự án HRM Application, học viên đã:
- Biết cách chuẩn hóa và số hóa quy trình hành chính – nhân sự, chuyển từ thao tác thủ công sang hệ thống tự động.
- Thành thạo việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung trên SharePoint, đảm bảo cấu trúc rõ ràng và dễ mở rộng.
- Kết hợp Power Automate để tự động hóa phê duyệt, gửi thông báo và đồng bộ dữ liệu.
- Biết cách nhúng Power BI Dashboard để trực quan hóa thông tin nhân sự và theo dõi tiến độ làm việc theo thời gian thực.
Về tư duy thiết kế và phát triển ứng dụng
Dự án giúp học viên rèn luyện tư duy logic, tổ chức luồng xử lý và thiết kế giao diện thân thiện, đồng bộ.
Từ phản hồi của giảng viên, hướng phát triển tiếp theo gồm:
- Tự động tạo task trên Planner khi nhận Feedback, giúp quản lý xử lý nhanh hơn.
- Tích hợp Power Automate refresh Power BI để dữ liệu Dashboard luôn cập nhật.
- Tối ưu hiệu năng bằng cách chia nhỏ flow hoặc xử lý logic trên Power Apps.
- Tìm hiểu Adaptive Card để gửi thông báo và tương tác trực tiếp qua Teams.
Về sản phẩm cuối khóa học
Ứng dụng HRM Application giúp doanh nghiệp:
- Tập trung hóa và tự động hóa quy trình HR, giảm thời gian xử lý yêu cầu nội bộ.
- Tăng tính minh bạch và truy vết qua hệ thống phê duyệt và phản hồi rõ ràng.
- Cải thiện trải nghiệm người dùng với giao diện hiện đại, dễ thao tác.
- Hỗ trợ quản lý hiệu quả nhờ báo cáo Power BI theo thời gian thực.
Đây là ví dụ điển hình về việc ứng dụng Power Apps và Power Automate trong thực tế, giúp nâng cao hiệu suất và hiện đại hóa quy trình quản trị nhân sự.
Tạm kết
Phát triển ứng dụng quản lý công việc với Power App là giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót thủ công và cải thiện khả năng đánh giá hiệu suất.
Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot.
Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,… khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất.
- Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây.
- Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate.
- Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây.
