Phát triển ứng dụng quản lý dự án và công việc nội bộ với Power Apps – Dự án cuối khóa của học viên Thu Trang
Mục lục
Bối cảnh, vấn đề và giải pháp triển khai
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc quản lý dự án và điều phối công việc nội bộ thường gặp nhiều thách thức do dữ liệu bị phân tán trên các công cụ khác nhau như Excel, email hay nhóm chat. Sự phân tán này khiến việc tổng hợp tiến độ, phân công nhiệm vụ và theo dõi trạng thái công việc trở nên tốn thời gian, thiếu tính đồng bộ và dễ phát sinh sai sót.
Trên thị trường đã có nhiều công cụ được xây dựng nên để giải quyết vấn đề trên. Tuy nhiên, các nhóm dự án nhỏ và vừa thường không có đủ nguồn lực kỹ thuật để mua các phần mềm quản lý phức tạp, tốn kém chi phí bản quyền cao. Vì vậy, nhu cầu về một giải pháp quản lý dự án – công việc linh hoạt, dễ dùng và chi phí thấp là rất cấp thiết.
Để giải quyết những bất cập này cũng như bước đầu áp dụng các kiến thức được học trong khóa học PL7001 – Create and manage canvas apps with Power Apps, Nguyễn Thị Thu Trang – học viên Datapot đã lựa chọn phát triển ứng dụng Project & Task Manager trên Power Apps như một dự án thực tế trong khóa học PL-7001: Create and Manage Canvas Apps with Power Apps.
Ứng dụng hướng tới mục tiêu:
- Tập trung hóa dữ liệu dự án và công việc trên cùng một nền tảng, giúp dễ dàng truy cập và quản lý.
- Giảm thiểu thời gian tổng hợp báo cáo tiến độ, khi người dùng có thể cập nhật trực tiếp từ ứng dụng thay vì gửi file hoặc email.
- Chuẩn hóa quy trình quản lý từ khâu tạo dự án, giao nhiệm vụ, đến theo dõi trạng thái và tiến độ hoàn thành.
- Tăng tính trực quan nhờ giao diện thân thiện, màu sắc phản ánh trạng thái công việc và tiến độ dự án.
Giải pháp này đồng thời tận dụng sức mạnh của hệ sinh thái Microsoft 365 – có thể mở rộng tích hợp thêm Power BI Dashboard để theo dõi hiệu suất dự án, hoặc Power Automate để gửi thông báo tự động qua Microsoft Teams, giúp nâng cao khả năng cộng tác và kiểm soát tiến độ theo thời gian thực.
Thông tin về dự án cuối khóa của học viên
Dự án được thực hiện bởi học viên Nguyễn Thị Thu Trang, lớp PL7001-14 tại Datapot.
Chủ đề dự án là “Project & Task Manager (Ứng dụng Canvas App)” – một giải pháp được phát triển trên nền tảng Microsoft Power Apps nhằm quản lý danh mục dự án (Projects) và công việc (Tasks) nội bộ.
Ứng dụng giúp người dùng theo dõi tiến độ, trạng thái, phân công công việc và cập nhật kết quả trực tiếp trên hệ thống, góp phần chuẩn hóa quy trình quản lý dự án và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.
Tổng quan về giải pháp
Để giải quyết các vấn đề về phân tán dữ liệu, khó theo dõi tiến độ và thiếu tính tập trung trong quản lý dự án, học viên Nguyễn Thị Thu Trang đã kết hợp Power Apps, SharePoint Lists và Power Automate – những công cụ thuộc nền tảng Microsoft Power Platform – để thiết kế và phát triển ứng dụng Project & Task Manager, hỗ trợ quản lý dự án và công việc nội bộ một cách tập trung, trực quan và dễ dàng truy xuất.
Ứng dụng này giúp số hóa toàn bộ quy trình theo dõi – cập nhật – giám sát dự án, với các tính năng nổi bật:
- Tập trung dữ liệu dự án và công việc lên SharePoint, giúp thống nhất nguồn thông tin giữa các nhóm.
- Theo dõi tiến độ và người phụ trách của từng công việc theo thời gian thực.
- Cho phép nhân viên cập nhật trạng thái và đánh dấu hoàn thành trực tiếp từ giao diện ứng dụng.
- Hỗ trợ quản lý giám sát tổng quan danh mục dự án, có thể lọc dữ liệu theo trạng thái (Status) hoặc mức đánh giá (Health).
Thành phần chính trong giải pháp
Đóng vai trò là cơ sở dữ liệu trung tâm của hệ thống, được sử dụng để lưu trữ toàn bộ thông tin về dự án (Projects) và công việc (Tasks).
Cấu trúc dữ liệu được thiết kế rõ ràng và linh hoạt, giúp việc mở rộng, truy xuất và tích hợp trở nên dễ dàng. Nhờ đó, toàn bộ thông tin liên quan đến tiến độ, trạng thái và người phụ trách được tập trung trên một nền tảng duy nhất, hỗ trợ tối ưu cho việc quản lý và theo dõi dự án.
Power Apps
Power Apps đóng vai trò là lớp giao diện ứng dụng (App Layer) cho người dùng.
Thông qua Canvas App, các bộ phận trong tổ chức có thể thực hiện các thao tác như:
- Xem danh sách dự án và công việc liên quan.
- Cập nhật tiến độ, thay đổi trạng thái và đánh dấu hoàn thành công việc.
- Theo dõi thông tin chi tiết của từng dự án và cá nhân phụ trách.
Ứng dụng được thiết kế trực quan, dễ sử dụng và đảm bảo tính phân quyền, giúp người dùng thao tác trong đúng phạm vi được cho phép.
Một số ưu điểm khi phát triển bằng Power Apps:
- Phát triển theo hướng low-code/ no-code, giúp rút ngắn thời gian xây dựng ứng dụng mà không đòi hỏi kiến thức lập trình chuyên sâu.
- Tích hợp linh hoạt với các dịch vụ Microsoft 365 như SharePoint, Teams, Outlook…
- Khả năng mở rộng tốt, hỗ trợ kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khi cần mở rộng phạm vi ứng dụng.
- Tự động hóa và bảo mật, dễ dàng kết hợp với Power Automate để hình thành một quy trình tổng thể tự động, có kiểm soát.
Power Automate
Power Automate được sử dụng để tự động hóa các tác vụ trong hệ thống, bao gồm đồng bộ dữ liệu Lookup, gửi thông báo tự động và cập nhật trạng thái công việc.
Nhờ đó, toàn bộ quy trình vận hành trở nên mượt mà, giảm thao tác thủ công và đảm bảo mọi thay đổi đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp quản lý có thể theo dõi tiến độ một cách hiệu quả và chính xác.
Tổng quan các tính năng chính của ứng dụng
Ứng dụng Project & Task Manager được thiết kế gồm ba màn hình chức năng chính, phục vụ toàn bộ quy trình theo dõi và quản lý dự án – từ cấp quản lý đến từng cá nhân thực hiện. Các màn hình này hỗ trợ đầy đủ các thao tác cần thiết để giám sát tiến độ, cập nhật trạng thái và đảm bảo tính minh bạch trong quản trị dự án.
Màn hình Home (Project Portfolio)
- Hiển thị danh sách tổng hợp các dự án đang được quản lý.
- Cho phép người dùng lọc theo Health (tình trạng dự án) và Status (trạng thái hoạt động).
- Màu nền dự án được mã hóa theo Health (xanh – tốt, vàng – cần chú ý, đỏ – rủi ro) giúp trực quan hóa mức độ ổn định của từng dự án.
- Người dùng có thể chọn từng dự án để xem chi tiết hoặc chuyển sang chế độ xem công việc cá nhân.
Màn hình Project Detail
- Cung cấp thông tin chi tiết về dự án như thời gian thực hiện, phần trăm hoàn thành, bộ phận phụ trách, mô tả công việc.
- Liệt kê danh sách các Tasks thuộc dự án, hiển thị tiến độ và người phụ trách tương ứng.
- Cho phép thêm, chỉnh sửa hoặc cập nhật trạng thái task, giúp theo dõi tiến độ thực hiện chi tiết.
- Hệ thống tự động đếm tổng số task và số task đã hoàn thành, giúp quản lý dễ dàng đánh giá tiến độ tổng thể của dự án.
Màn hình My Work
- Lọc và hiển thị danh sách công việc của người dùng đang đăng nhập.
- Cung cấp nút “Mark as done” để cập nhật nhanh trạng thái hoàn thành của từng công việc.
- Hiển thị tổng số công việc và số lượng công việc đã hoàn thành, giúp người dùng theo dõi năng suất cá nhân một cách rõ ràng và trực quan.
Nhờ cấu trúc giao diện hợp lý, các tính năng này giúp ứng dụng Project & Task Manager trở thành công cụ hiệu quả trong việc quản lý tiến độ dự án, phân công nhiệm vụ và đánh giá hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp.
Kết quả đạt được sau khóa học
Về kiến thức
Khóa học giúp học viên Nguyễn Thị Thu Trang nắm vững nền tảng Power Apps và Microsoft Power Platform, từ tư duy quy trình đến triển khai ứng dụng thực tế.
Qua dự án Project & Task Manager, học viên đã:
- Biết cách chuẩn hóa quy trình quản lý dự án, chuyển từ quản lý thủ công sang nền tảng số.
- Thành thạo trong việc xây dựng dữ liệu bằng SharePoint Lists và tự động hóa quy trình với Power Automate.
- Áp dụng mô hình low-code/ no-code, giúp phát triển nhanh và dễ bảo trì.
- Hiểu cách mở rộng ứng dụng qua Power BI hoặc Teams để tăng khả năng giám sát và cộng tác.
Về tư duy thiết kế và phát triển ứng dụng
Học viên được rèn luyện tư duy logic và thiết kế UI/ UX phù hợp từng vai trò.
Từ phản hồi của giảng viên, dự án có thể tiếp tục hoàn thiện qua:
- Tách hai màn hình riêng biệt cho phần tạo mới và chi tiết dự án, giúp dễ quản lý hơn.
- Điều chỉnh hàm lọc dữ liệu (hiển thị đúng khi chọn “All” hoặc theo trạng thái cụ thể).
- Cập nhật số lượng công việc hoàn thành theo thời gian thực bằng cách đếm trực tiếp từ nguồn dữ liệu gốc và thêm hàm Refresh.
- Mở rộng tích hợp Power Automate và Power BI để tự động hóa và trực quan hóa hiệu suất dự án.
Về sản phẩm cuối khóa học
Ứng dụng Project & Task Manager giúp doanh nghiệp:
- Giảm thời gian tổng hợp tiến độ nhờ dữ liệu tự động.
- Tăng tính minh bạch và trách nhiệm cá nhân qua trạng thái và phần trăm hoàn thành.
- Đơn giản hóa thao tác cập nhật và báo cáo, chỉ trong một nền tảng duy nhất.
Đây là một ví dụ tiêu biểu cho việc vận dụng kiến thức Power Apps vào thực tế, tạo nên giải pháp quản lý dự án trực quan, hiệu quả và dễ mở rộng.
Tạm kết
Phát triển ứng dụng quản lý công việc với Power App là giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót thủ công và cải thiện khả năng đánh giá hiệu suất.
Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot.
Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,… khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất.
- Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây.
- Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate.
- Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây.
