Phát triển ứng dụng quản lý công việc với Power Apps – dự án cuối khóa của học viên
Mục lục
Bối cảnh, vấn đề và giải pháp triển khai
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả công việc là yếu tố then chốt để đảm bảo mục tiêu chiến lược được thực hiện hiệu quả. Đặc biệt ở các doanh nghiệp có cấu trúc phân tầng rõ rệt như nhân viên – trưởng phòng – ban giám đốc, nhu cầu phát triển ứng dụng quản lý công việc lại càng trở nên thiết yếu.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các vấn đề phổ biến như:
- Dữ liệu và nhiệm vụ bị phân tán qua email, file Excel, bản in.
- Quy trình giao nhận công việc phụ thuộc vào thao tác thủ công.
- Thiếu hệ thống cảnh báo deadline, dễ trễ hạn.
- Báo cáo KPI khó tổng hợp do dữ liệu không chuẩn hóa và không theo thời gian thực.
Để giải quyết những khó khăn này, một nhóm học viên tại Datapot đã phát triển ứng dụng quản lý công việc với Power App như một dự án thực tế trong khóa học BOPA – Optimize Business Process using Power Apps, Power Automate & Power BI. Ứng dụng này hướng tới việc số hóa quy trình quản lý công việc, tăng hiệu quả giám sát tiến độ và đánh giá KPI theo thời gian thực.
Thông tin về dự án cuối khóa của học viên
Dự án được thực hiện bởi nhóm học viên lớp PL7001-12 tại Datapot gồm:
- Phạm Văn Doanh
- Nguyễn Văn Hoài
- Hoàng Thị Thu Huyền
- Nguyễn Duy Phương
Chủ đề của nhóm là “Phát triển ứng dụng quản lý công việc với Power App” nhằm xây dựng một hệ thống hỗ trợ quản lý tiến độ, đánh giá công việc từ cấp nhân viên đến Ban Giám Đốc một cách hệ thống và minh bạch.
Tổng quan về giải pháp xây dựng hệ thống quản lý tiến độ, đánh giá công việc
Để giải quyết các vấn đề nêu trên, nhóm học viên đã sử dụng kết hợp Power Apps, SharePoint List – các công cụ thuộc nền tảng Microsoft Power Platform nhằm thiết kế và phát triển một ứng dụng hỗ trợ quản lý, cập nhật và đánh giá công việc từ cấp nhân viên đến Ban Giám Đốc một cách có hệ thống.
Giải pháp này mang lại nhiều ưu điểm nổi bật như:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Ứng dụng được xây dựng bằng Power Apps, cung cấp giao diện trực quan cho từng vai trò trong tổ chức (BGĐ, Trưởng phòng, Nhân viên). Người dùng có thể dễ dàng thực hiện thao tác như tạo mục tiêu, tạo nhiệm vụ, cập nhật kết quả hoặc duyệt nội dung mà không cần hiểu biết kỹ thuật sâu.
- Chuỗi quy trình rõ ràng và xuyên suốt: Từ bước tạo mục tiêu cấp phòng ban, tổ chức nhiệm vụ, cho đến đánh giá kết quả đều được thực hiện thông qua ứng dụng Power Apps và được ghi nhận theo trạng thái. Người dùng chỉ có thể thao tác trong phạm vi được phép và khi trạng thái cho phép chỉnh sửa, hạn chế nhầm lẫn và thao tác sai.
- Lưu trữ tập trung và dễ truy xuất: Tất cả thông tin về mục tiêu, nhiệm vụ, kết quả và trạng thái được lưu trong SharePoint List giúp hệ thống dễ dàng mở rộng và truy xuất dữ liệu phục vụ đánh giá KPI, theo dõi tiến độ hoặc tổng hợp báo cáo.
- Ghi nhận trạng thái và trách nhiệm rõ ràng: Mỗi hoạt động (tạo mục tiêu, cập nhật kết quả, đánh giá hoàn thành) đều được ghi lại với thời gian thực hiện và người thực hiện cụ thể. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, có thể đối chiếu – truy vết trong trường hợp cần kiểm tra trách nhiệm hoặc quá trình xử lý.
Thành phần chính trong giải pháp
Đóng vai trò là cơ sở dữ liệu chính trong toàn bộ hệ thống, được sử dụng để lưu trữ thông tin người dùng, mục tiêu, nhiệm vụ, kết quả cập nhật và trạng thái đánh giá. Cấu trúc rõ ràng, dễ mở rộng và kết nối.
Power Apps
Cung cấp giao diện ứng dụng để người dùng thực hiện các thao tác như tạo mục tiêu, giao việc, cập nhật kết quả và đánh giá tiến độ. Tính năng lọc và phân quyền giúp đảm bảo người dùng chỉ thao tác đúng phần được phép. Điều này sẽ giúp chuẩn hóa và đơn giản hóa toàn bộ quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp.
Một số ưu điểm khi phát triển ứng dụng bằng Power Apps mang lại:
- Phát triển theo hướng low-code/no-code: cho phép người không chuyên về lập trình cũng có thể xây dựng ứng dụng nhanh chóng.
- Tích hợp dễ dàng với các dịch vụ Microsoft 365 như SharePoint, Teams, Outlook…
- Khả năng mở rộng linh hoạt: hỗ trợ kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
- Tự động hóa và bảo mật: dễ dàng kết hợp với Power Automate, Power BI để xây dựng một quy trình tổng thể được tự động hóa có kiểm soát.
Một số hình ảnh minh họa sản phẩm
Dưới đây là một số hình ảnh trích từ bài học cuối khóa của các nhóm học viên lớp PL7001 – Create and manage canvas apps with Power Apps của Datapot.
Kết quả đạt được sau khóa học
Về kiến thức
Khóa học cung cấp đầy đủ các kiến thức từ cơ bản đến nâng cao, bao gồm:
- Kiến thức về cách phân tích, xây dựng quy trình nghiệp vụ, tư duy hóa các bước xử lý để thiết kế giao diện và logic ứng dụng phù hợp với từng vai trò trong tổ chức.
- Hiểu rõ các khái niệm liên quan đến Power Apps, SharePoint List, và cách ứng dụng chúng trong các tình huống kinh doanh thực tế.
- Kỹ năng xây dựng và triển khai ứng dụng quản lý công việc theo hướng low-code, phục vụ mục đích quản trị, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả công việc trong doanh nghiệp.
- Cách lưu trữ, cập nhật dữ liệu có cấu trúc rõ ràng bằng SharePoint List và khai thác các nguồn dữ liệu này phục vụ báo cáo hiệu suất hoặc đánh giá KPI.
Về tư duy thiết kế, phát triển ứng dụng
Bên cạnh kiến thức về kiến trúc, kỹ thuật xử lý, học viên còn được rèn luyện khả năng tư duy hệ thống, logic quy trình phân rã tác vụ. Sau đó, trực tiếp ứng dựng những khả năng này bằng việc phát triển ứng dụng khi thực hiện các case study.
Về sản phẩm cuối khóa học
Học viên đã áp dụng kiến thức để phát triển một ứng dụng nhằm giải quyết một bài toán thực tế trong doanh nghiệp. Với sản phẩm hoàn thiện, ứng dụng Quản lý và đánh giá công việc theo mục tiêu phòng ban đã giải quyết các tác vụ sau:
- Tạo và quản lý danh sách mục tiêu.
- Phân chia nhiệm vụ theo mục tiêu, giao việc tới nhân viên và cập nhật kết quả công việc.
- Theo dõi tiến độ thực hiện thông qua trạng thái của từng công việc: Chờ đánh giá, Cần hoàn thiện, Đã đánh giá.
- Lưu trữ dữ liệu toàn vẹn, đầy đủ suốt quy trình
Đây là một kết quả thực tiễn cho việc từ lý thuyết đến thực chiến mà khóa học đã mang lại.
Tạm kết
Phát triển ứng dụng quản lý công việc với Power App là giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót thủ công và cải thiện khả năng đánh giá hiệu suất.
Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot.
Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,.., khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất.
- Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây.
- Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate.
- Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây.
Data Analyst
