Phát triển ứng dụng quản lý yêu cầu vật tư với Power Apps – Dự án cuối khóa của học viên Kim Vân
Mục lục
Bối cảnh, vấn đề và giải pháp triển khai
Trong hoạt động sản xuất, đội ngũ MRO (Maintenance, Repair, and Operations) đóng vai trò như một “cầu nối kỹ thuật” quan trọng giữa ba bộ phận: Sản xuất – Bảo trì – Mua hàng.
Cụ thể:
- Các bộ phận Sản xuất và Bảo trì sẽ gửi yêu cầu về vật tư, phụ tùng hoặc thiết bị cần sử dụng.
- Đội ngũ MRO sẽ chịu trách nhiệm xác thực yêu cầu kỹ thuật, đề xuất vật tư phù hợp hoặc đưa ra phương án thay thế.
- Sau cùng, bộ phận Mua hàng sẽ tiến hành chào giá và hoàn tất quy trình mua sắm.
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xử lý yêu cầu và phê duyệt vật tư MRO giữa các phòng ban
Tuy nhiên, trong thực tế, quy trình yêu cầu – xác nhận – phê duyệt MRO tại doanh nghiệp vẫn đang được thực hiện theo cách thủ công, phân tán và thiếu nhất quán. Các yêu cầu được gửi qua nhiều kênh khác nhau như email, chat nội bộ hoặc giấy tờ, khiến thông tin dễ thất lạc, khó theo dõi và không có một nền tảng tập trung để quản lý toàn bộ lịch sử yêu cầu.
Hệ quả là:
- Khoảng trống thông tin giữa các phòng ban, dẫn đến thiếu minh bạch về trạng thái xử lý và lịch sử phê duyệt.
- Hiệu quả thời gian & chi phí thấp do không có khả năng theo dõi tập trung, gây ra trễ hạn, yêu cầu trùng lặp và chi phí vận hành tăng cao.
Để giải quyết những bất cập này, Nguyễn Kim Vân – học viên Datapot đã lựa chọn phát triển một ứng dụng MRO App trên Power Apps như một dự án thực tế trong khóa học PL-7001: Create and manage Canvas Apps with Power Apps.
Ứng dụng hướng tới mục tiêu:
- Chuẩn hóa toàn bộ quy trình yêu cầu – phê duyệt MRO, giúp thu hẹp khoảng cách thông tin giữa các bên liên quan.
- Tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả vận hành thông qua việc nâng cao tính minh bạch, tốc độ xử lý và khả năng truy xuất thông tin theo thời gian thực.
Thông tin về dự án cuối khóa của học viên
Dự án được thực hiện bởi học viên Nguyễn Kim Vân, lớp PL7002-14 tại Datapot.
Chủ đề dự án là “Phát triển ứng dụng MRO (Maintenance, Repair & Operations) với Power Apps”, nhằm xây dựng một hệ thống quản lý yêu cầu – phê duyệt vật tư nội bộ một cách chuẩn hóa, minh bạch và dễ truy xuất.
Ứng dụng hướng tới việc kết nối liền mạch các phòng ban Sản xuất – Bảo trì – Mua hàng, giúp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế yêu cầu trùng lặp và tối ưu chi phí vận hành.
Tổng quan về giải pháp
Để giải quyết các vấn đề về khoảng trống thông tin và sự thiếu hiệu quả trong quy trình yêu cầu – phê duyệt MRO, học viên Nguyễn Kim Vân đã kết hợp Power Apps, SharePoint Lists và Power Automate – những công cụ thuộc nền tảng Microsoft Power Platform – để thiết kế và phát triển ứng dụng MRO App, hỗ trợ quản lý yêu cầu vật tư một cách tập trung, minh bạch và dễ dàng truy xuất. Ứng dụng này số hóa toàn bộ quy trình yêu cầu vật tư – phê duyệt – mua hàng – giao nhận giữa các bộ phận Production – MRO – Procurement, với các tính năng nổi bật:
- Người dùng tạo và theo dõi yêu cầu tập trung, không còn phụ thuộc vào email hay bảng tính rời rạc.
- Quản lý phê duyệt nhanh chóng qua Microsoft Teams.
- MRO kiểm tra kỹ thuật, xác nhận báo giá, theo dõi tiến độ giao hàng trong cùng một nền tảng.
- Procurement xử lý báo giá, xác nhận vendor và đính kèm tài liệu kỹ thuật trực tiếp trên hệ thống.
- Toàn bộ quy trình được theo dõi minh bạch, trạng thái được cập nhật liên tục, giúp giảm thời gian xử lý và tránh trùng lặp yêu cầu.
Thành phần chính trong giải pháp
Đóng vai trò là cơ sở dữ liệu trung tâm cho toàn bộ hệ thống, được sử dụng để lưu trữ các thông tin liên quan đến yêu cầu vật tư, quá trình phê duyệt, đánh giá kỹ thuật cũng như dữ liệu mua sắm MRO.
Cấu trúc dữ liệu được thiết kế rõ ràng, giúp việc mở rộng, truy xuất và tích hợp trở nên dễ dàng. Đây cũng là nền tảng để các phòng ban có thể theo dõi lịch sử yêu cầu và trạng thái xử lý một cách tập trung.
Power Apps
Power Apps đóng vai trò là lớp giao diện ứng dụng (App Layer) cho người dùng.
Thông qua Canvas App, các bộ phận như Sản xuất, Bảo trì, MRO hay Mua hàng có thể thực hiện các thao tác như:
- Gửi và duyệt yêu cầu vật tư.
- Cập nhật trạng thái xử lý.
- Tra cứu thông tin nhanh chóng.
Ứng dụng được thiết kế trực quan, dễ sử dụng, giúp chuẩn hóa quy trình làm việc và đảm bảo người dùng chỉ thao tác trong phạm vi được phân quyền.
Một số ưu điểm khi phát triển bằng Power Apps:
- Phát triển theo hướng low-code/ no-code, giúp rút ngắn thời gian xây dựng ứng dụng mà không đòi hỏi kiến thức lập trình chuyên sâu.
- Tích hợp linh hoạt với các dịch vụ Microsoft 365 như SharePoint, Teams, Outlook…
- Khả năng mở rộng tốt, hỗ trợ kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khi cần mở rộng phạm vi ứng dụng.
- Tự động hóa và bảo mật, dễ dàng kết hợp với Power Automate để hình thành một quy trình tổng thể tự động, có kiểm soát.
Power Automate
Power Automate được sử dụng để tự động hóa quy trình phê duyệt, cập nhật trạng thái và gửi thông báo đến các bên liên quan.
Nhờ đó, hệ thống giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, hạn chế sai sót thủ công và đảm bảo mọi thay đổi đều được cập nhật theo thời gian thực.
Một số hình ảnh minh họa sản phẩm
Tổng quan các tính năng chính của ứng dụng
Ứng dụng MRO App được thiết kế gồm nhiều màn hình chức năng tương ứng với từng vai trò trong quy trình – từ người dùng nội bộ, bộ phận kỹ thuật (MRO) cho đến phòng mua hàng (Procurement). Các màn hình này hỗ trợ đầy đủ các thao tác cần thiết trong vòng đời của một yêu cầu vật tư:
- Gửi & quản lý yêu cầu (User): Người dùng nội bộ có thể tạo yêu cầu mới, đính kèm thông tin chi tiết và theo dõi toàn bộ các yêu cầu của mình.
- Phê duyệt (People Leader): Quản lý phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu trực tiếp thông qua Microsoft Teams, giúp rút ngắn thời gian xử lý.
- Xem xét kỹ thuật (MRO): Bộ phận MRO rà soát yêu cầu, xác nhận thông tin kỹ thuật, phê duyệt hoặc gửi phản hồi để chỉnh sửa.
- Kiểm tra & xác nhận báo giá (Procurement): Phòng mua hàng quản lý danh sách yêu cầu cần báo giá, đính kèm tài liệu kỹ thuật hoặc thông tin nhà cung cấp, xác nhận báo giá cho các mục đã chọn.
- Xem xét báo giá (MRO): MRO xác nhận hoặc từ chối các báo giá do Procurement gửi lên, đảm bảo tính chính xác về mặt kỹ thuật.
- Theo dõi giao hàng (MRO): MRO quản lý tình trạng đơn hàng sau khi đã phát hành PR/ PO, cập nhật thông tin giao hàng và xác nhận hoàn tất.
Nhờ cấu trúc phân tầng rõ ràng theo vai trò và trạng thái xử lý, ứng dụng giúp chuẩn hóa quy trình yêu cầu vật tư, tăng tính minh bạch, giảm trễ hạn và hỗ trợ truy vết dễ dàng.
Dưới đây là một số hình ảnh được trích từ dự án MRO App – bài dự án cuối khóa của học viên Nguyễn Kim Vân, lớp PL7002-14 – Create and Manage Canvas Apps with Power Apps tại Datapot.
Hình 1: Màn hình danh sách yêu cầu từ người dùng
Hình 2: Màn hình tạo yêu cầu mới
Hình 3: Màn hình phê duyệt yêu cầu cho quản lý
Hình 4: Màn hình danh sách yêu cầu chờ MRO xử lý
Hình 5: Màn hình MRO phê duyệt yêu cầu chi tiết
Hình 6: Màn hình kiểm tra yêu cầu của bộ phận Mua hàng
Hình 7: Màn hình kiểm tra kỹ thuật của bộ phận Mua hàng
Hình 8: Màn hình xác nhận báo giá của bộ phận Mua hàng
Hình 9: Màn hình MRO kiểm tra báo giá
Hình 10: Màn hình MRO theo dõi giao hàng
Kết quả đạt được sau khóa học
Về kiến thức
Khóa học trang bị cho học viên nền tảng kiến thức bài bản từ cơ bản đến nâng cao về Power Apps và hệ sinh thái Microsoft 365. Thông qua dự án thực tế, học viên:
- Hiểu cách phân tích và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ (Business Workflow) để thiết kế logic và giao diện ứng dụng phù hợp với từng vai trò (User – MRO – Procurement – Manager).
- Nắm vững cách sử dụng SharePoint List làm nguồn dữ liệu trung tâm, có cấu trúc rõ ràng, dễ mở rộng.
- Biết cách triển khai ứng dụng theo hướng low-code/ no-code, kết hợp Power Apps và Power Automate để tự động hóa phê duyệt, gửi thông báo, cập nhật trạng thái.
- Biết cách cân nhắc và đánh giá khả năng mở rộng, ví dụ như việc tích hợp SAP để đồng bộ PR/ PO sẽ cần tính toán kỹ về việc sử dụng gói Power Apps Premium.
- Hiểu rõ cách tích hợp thêm Power BI dashboard để giám sát hiệu suất quy trình –đây cũng là một hướng mở để hoàn thiện hệ thống ứng dụng sau khóa học.
Về tư duy thiết kế và phát triển ứng dụng
Bên cạnh kiến thức kỹ thuật, học viên được rèn luyện khả năng tư duy hệ thống, phân tích nghiệp vụ và chuyển hóa quy trình thủ công thành luồng xử lý số hóa. Các bước như tạo yêu cầu – phê duyệt – kiểm tra báo giá – theo dõi giao hàng đều được mô hình hóa rõ ràng trước khi triển khai trên Power Apps, giúp ứng dụng dễ bảo trì và nâng cấp.
Về sản phẩm cuối khóa học
Giải pháp này mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:
- Rút ngắn thời gian phê duyệt nhờ quy trình tự động hóa.
- Tăng tính minh bạch & khả năng truy vết giữa các phòng ban.
- Giảm thiểu yêu cầu trùng lặp hoặc sai sót, nhờ quy trình chuẩn hóa và kiểm soát trạng thái.
- Theo dõi tiến độ đầy đủ với khả năng truy xuất toàn bộ lịch sử yêu cầu và phê duyệt.
Đây là một ví dụ điển hình cho việc từ kiến thức lý thuyết đến triển khai ứng dụng thực tế, giải quyết được bài toán vận hành doanh nghiệp một cách trực quan, hiệu quả và có thể mở rộng trong tương lai.
Tạm kết
Phát triển ứng dụng quản lý công việc với Power App là giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu sai sót thủ công và cải thiện khả năng đánh giá hiệu suất.
Với các bạn mới bắt đầu tìm hiểu Power Automate, Power Apps & mong muốn ứng dụng các công cụ này trong công việc, hãy tham khảo khóa học BOPA – OPTIMIZE BUSINESS PROCESS USING POWER AUTOMATE & POWER APPS của Datapot.
Khóa học của Datapot được thiết kế và giảng dạy bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc và đào tạo trong ngành dữ liệu, được triển khai tại các doanh nghiệp như Hòa Phát, Techcombank, Unilever, SHB, MB Life Ageas,… khóa học sẽ mang đến cho bạn những kiến thức và kỹ năng thực tiễn nhất.
- Tham khảo thêm Final Projects của các học viên Datapot tại đây.
- Chuỗi Video BỚT VIỆC cùng Power Automate.
- Update các tài liệu chuyên môn về Power Automate tại đây.
