Giới thiệu SharePoint Online – Nền tảng cộng tác hiện đại kết hợp Power Platform
Mục lục
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chuyển dịch sang môi trường số, việc quản lý tài liệu, dữ liệu và quy trình trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. SharePoint Online – một dịch vụ trong bộ Microsoft 365 – được thiết kế để giải quyết các nhu cầu này.
SharePoint Online cung cấp khả năng:
- Lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách an toàn.
- Hỗ trợ cộng tác thời gian thực giữa các nhóm.
- Xây dựng không gian làm việc số theo nhu cầu của từng phòng ban hoặc dự án.
- Tích hợp chặt chẽ với Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI) để tự động hóa quy trình và phân tích dữ liệu.
Với SharePoint Online, doanh nghiệp không chỉ sở hữu một kho lưu trữ thông tin, mà còn có một nền tảng để phát triển các ứng dụng quản trị và cộng tác mạnh mẽ.
Khái niệm:
Site trong SharePoint giống như “ngôi nhà chung” cho một nhóm hoặc dự án. Tại đây, các thành viên có thể chia sẻ tài liệu, quản lý danh sách công việc, và cập nhật thông tin liên tục.
Các loại site phổ biến:
- Team Site: Dành cho nhóm nội bộ, hỗ trợ làm việc nhóm, quản lý tài liệu và kết nối trực tiếp với Microsoft Teams.
- Communication Site: Dành cho truyền thông nội bộ, thích hợp cho việc công bố thông tin, báo cáo hoặc thông điệp từ ban lãnh đạo.
Hướng dẫn tạo Site:
- Truy cập Office.com, chọn SharePoint.
- Nhấn Create site.
- Chọn loại site (Team hoặc Communication).
- Nhập tên site, mô tả ngắn gọn và chỉ định người sở hữu.
Ứng dụng thực tế: Một công ty triển khai site riêng cho phòng Nhân sự (HR) để quản lý hồ sơ nhân viên, và một site Communication cho toàn bộ công ty để cập nhật tin tức nội bộ.
Khái niệm:
SharePoint List tương tự một bảng dữ liệu như Excel, nhưng mạnh mẽ hơn nhờ khả năng tùy biến cột, quản lý quyền, và tích hợp dễ dàng với Power Apps và Power Automate.
![What is a SharePoint Online List? [Complete Guide]](https://datapot.vn/wp-content/uploads/2025/09/what-is-a-sharepoint-online-list-complete-guide.jpeg)
Các kiểu cột thường dùng:
- Text, Number, Date, Choice (lựa chọn), Yes/No, Lookup (liên kết sang List khác).
Hướng dẫn tạo List:
- Trong site, chọn New > List.
- Lựa chọn tạo từ mẫu, từ Excel hoặc từ đầu.
- Thêm các cột phù hợp với dữ liệu cần quản lý.
Có thể xem video hướng dẫn tạo 1 Sharepoint List tại: Power Automate #14: Hướng dẫn thực hành tạo SharePoint List
Ví dụ thực tế:
- Danh sách Quản lý Tài sản: cột bao gồm Tên tài sản, Ngày mua, Người phụ trách, Tình trạng.
- Danh sách Yêu cầu Nghỉ phép: cột bao gồm Tên nhân viên, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Lý do, Trạng thái phê duyệt.
Liên kết Power Platform:
- Power Apps: xây dựng ứng dụng di động cho nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép trực tiếp từ List.
- Power Automate: tự động gửi email cho quản lý khi có yêu cầu mới.
Khái niệm:
Document Library là nơi lưu trữ tất cả các tài liệu, hợp đồng, hình ảnh và tệp liên quan. Mỗi thư viện có thể được tổ chức theo thư mục, phân quyền và theo dõi lịch sử chỉnh sửa.
Tính năng nổi bật:
- Version History: theo dõi và phục hồi các phiên bản trước của tài liệu.
- Metadata: thêm thông tin mô tả cho tài liệu để tìm kiếm dễ dàng hơn.
- Quyền chi tiết: cấp quyền cho từng thư mục hoặc tài liệu.
Ứng dụng thực tế: Phòng Pháp chế lưu trữ hợp đồng trong Document Library, với metadata “Loại hợp đồng” và “Ngày hết hạn”. Power Automate sẽ gửi thông báo trước 30 ngày khi hợp đồng sắp hết hạn.
Khái niệm:
Page trong SharePoint là nơi hiển thị thông tin dưới dạng giao diện trực quan. Các Page có thể tùy chỉnh bằng cách thêm Web Part như văn bản, hình ảnh, video, báo cáo Power BI, hoặc nhúng ứng dụng Power Apps.
Ứng dụng thực tế: Một trang “Dashboard Dự án” tổng hợp:
- Danh sách công việc từ SharePoint List.
- Biểu đồ tiến độ dự án từ Power BI.
- Form cập nhật thông tin từ Power Apps.
Cấu trúc quyền
SharePoint cho phép phân quyền theo nhiều cấp độ:
- Read: chỉ xem dữ liệu.
- Edit: chỉnh sửa dữ liệu.
- Full Control: quản trị toàn bộ site hoặc thư viện.
Quyền có thể được cấp cho: Site, List/Library, Folder, hoặc Item riêng lẻ.
Kế thừa quyền (Permission Inheritance)
Theo mặc định, các danh sách và thư viện sẽ kế thừa quyền từ Site cha. Người quản trị có thể “ngắt kế thừa” để thiết lập quyền riêng biệt.
Ví dụ:
- Phòng Kế toán chỉ được xem tài liệu tài chính trong thư viện.
- Ban Giám đốc có toàn quyền chỉnh sửa.
Việc phân quyền đúng cách giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu, đồng thời tối ưu hiệu quả làm việc.
Power Apps
- Xây dựng ứng dụng dựa trên SharePoint List.
- Ví dụ: Tạo ứng dụng quản lý yêu cầu OT, trong đó nhân viên gửi yêu cầu từ Power Apps, dữ liệu lưu vào SharePoint List, quản lý có thể duyệt ngay trên ứng dụng.
Power Automate
- Tự động hóa quy trình dựa trên dữ liệu SharePoint.
- Ví dụ: Khi có tài liệu mới được tải lên Document Library, hệ thống tự động gửi email thông báo đến nhóm liên quan.
Power BI
- Trích xuất dữ liệu từ SharePoint List để xây dựng báo cáo.
- Ví dụ: Phân tích số lượng yêu cầu nghỉ phép theo tháng, hiển thị trực quan trong dashboard Power BI.
Một số tính năng bổ sung
- Recycle Bin: khôi phục site, list hoặc tài liệu đã xóa trong một khoảng thời gian nhất định.
- Version History: xem lại và khôi phục phiên bản cũ của tài liệu.
- Search: công cụ tìm kiếm mạnh mẽ trong toàn bộ site hoặc thư viện.
- Hub Site: gom nhiều site liên quan vào một hub để quản lý tập trung và điều hướng thuận tiện.
Kết luận
SharePoint Online là nền tảng toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu, tài liệu và cộng tác hiệu quả. Khi kết hợp cùng Power Platform, SharePoint không chỉ là công cụ lưu trữ mà còn trở thành trung tâm dữ liệu cho ứng dụng, quy trình và báo cáo thông minh.
Đối với người mới bắt đầu, một lộ trình đơn giản có thể là:
- Tạo một Team Site cho nhóm làm việc.
- Xây dựng một List quản lý công việc.
- Sử dụng Power Automate để gửi thông báo khi có công việc mới.
Đây là nền tảng vững chắc để mở rộng ra các ứng dụng quản trị doanh nghiệp phức tạp hơn trong tương lai.
Data Analyst
