Power Automate #4: tự động gửi Email nhắc nhở

Ngày đăng: 13/03/2024

30 ngày tự học Power Automate với series: Power Automate for Beginners

Nếu việc lên lịch và gửi email cho từng người trong danh sách đang tốn cho bạn quá nhiều thời gian và công sức, thì bạn không cần phải lo lắng nữa. Trong bài viết này, Datapot sẽ hướng dẫn bạn cách tự động hóa công việc nhàm chán đó với Power Automate, một công cụ mạnh mẽ từ Microsoft.

Thay vì phải thao tác thủ công lên lịch gửi email cho từng người, bạn có thể tạo một luồng làm việc tự động với Trigger theo lịch trình trong Power Automate để thực hiện điều này cho bạn.

Cách truy cập Power Automate Cloud

Power Automate là một dịch vụ tự động hóa quy trình làm việc của Microsoft, giúp tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày và tối ưu hóa quy trình làm việc trong tổ chức.

Để truy cập và sử dụng Power Automate Cloud, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
  • Truy cập vào trang web của Power Automate Cloud bằng cách truy cập vào đường dẫn: https://flow.microsoft.com/

Khái niệm về Scheduled cloud flow (Trigger theo lịch trình)

Trước hết, để xử lý bài toán này chúng ta tìm hiểu khái niệm về “Trigger theo lịch trình. Đây là một sự kiện hoặc điều kiện cụ thể mà khi xảy ra, sẽ kích hoạt một luồng làm việc tự động. Ví dụ như tự động gửi báo cáo tuần vào đúng 5h chiều ngày thứ 6 hoặc nhắc nhở các nhiệm vụ phải hoàn thành hàng ngày.

Hãy tham khảo bài viết này để tìm hiểu thêm về Trigger trong Power Automate nhé.

Các bạn có thể tham khảo thêm tại video này để tìm hiểu thêm về cách gửi email nhắc nhở tự động trong Power Automate nhé!

Hướng dẫn tự động nhắc nhở người tham dự sắp tới giờ khai mạc sự kiện

Xây dựng quy trình vận hành sự kiện với flow: “Tự động nhắc nhở người tham dự sắp tới giờ khai mạc sự kiện với trigger thủ công trong Power Automate Cloud. Với kịch bản của flow là: đúng 7h trước thời điểm khai mạc sự kiện, Power Automate sẽ tự động gửi đầy đủ các email nhắc nhở tham gia tới danh sách người đăng ký.

Bước 1: Chuẩn bị sẵn 1 file danh sách những người đã đăng ký tham gia sự kiện.

Lưu ý: danh sách tại file excel phải được format thành dạng bảng

Bước 2: Tạo flow mới.

  • Ta chọn Create trên thanh điều hướng, chọn Scheduled cloud flow. Lúc này sẽ có popup yêu cầu ta điền tên flow.
  • Đặt tên flow: phải là tên duy nhất, không trùng lặp với tên các flow đang sử dụng. Mình sẽ đặt tên flow là “Nhắc nhở khai mạc sự kiện”. Sau đó, Power Automate Cloud sẽ yêu cầu ta cung cấp thời điểm flow kích hoạt lần đầu tiên, và tần suất lặp lại.
  • Ví dụ: Với flow này, thời điểm kích hoạt đầu tiên là 17h chiều ngày 23/01 và lặp lại sau mỗi 3 tiếng.
  • Sau đó bấm Create để bắt đầu xây dựng flow. Các bạn cũng hoàn toàn có thể skip qua bước này và setup trực tiếp trong màn hình thiết kế flow.

Bước 3: Setup Trigger:

Sau khi chọn trigger, Trigger “Recurrence” được hiển thị trên màn hình thiết kế flow của Power Automate Cloud.

Bước 4: Setup các Actions: Sau khi đã có trigger, ta tiến hành setup các Actions

  • Thêm Actions 1: Lấy danh sách người đăng ký tham gia
  • Để thêm action đầu tiên, ta bấm vào dấu “+” ở ngay dưới Trigger, chọn Add a action. Lúc này, ta có thể lựa chọn trong số rất nhiều các Actions từ các API được liên kết với Power Automate Cloud.
  • Với flow này, mình sẽ cần danh sách những người mà mình sẽ gửi mail nhắc nhở. VÌ danh sách này đang được lưu trữ trên file Excel Online. Do đó, mình sẽ search connection “Excel online”, chọn action “List rows present in a table”.
  • Với action này, mình sẽ cần browse tới nơi lưu trữ của file excel. Và để dễ dàng tìm kiếm, mình đã đưa file excel này vào 1 Sharepoint folder.

Thêm Actions 2: Gửi email nhắc nhở

  • Tiếp theo, ta sẽ tiến hành gửi email nhắc nhở tới từng người trong danh sách. Mình add thêm action mới, search Outlook 365 và chọn action Send an email (V2)
  • Mình tiến hành điền các tham số bắt buộc.Với tham số To, người nhận: mình sử dụng Dynamic content, chọn trường email từ file excel.
  • Ở đây, ngay sau khi mình điền email từ file excel, Action send email ngay lập tức được tự động đưa vào flow control Apply to each. Đây là một lưu ý quan trọng khác, kết quả trả về từ Action lấy danh sách người tham gia là 1 list rất nhiều các địa chỉ email, do đó Apply to each sẽ tự động được sử dụng để áp dụng hành động gửi thư tới từng địa chỉ email trong danh sách thu được.
  • Subject: điền thông tin cố định là Nhắc nhở sắp đến giờ khai mạc sự kiện.
  • Body: điền nội dung cơ bản như sau “Cảm ơn bạn đã đăng ký tham gia sự kiện của Datapot”.

Bước 5: Sau khi thiết kế xong flow, ta Save flow lại và Test.

Với Power Automate, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng hiệu quả làm việc của mình. Bạn không cần phải lo lắng về việc quên gửi email cho ai đó, hay phải mất thời gian để thực hiện các công việc nhàm chán. Hãy tham khảo thêm 1 số bài thực hành khi làm việc với Power Automate để có thể áp dụng vào công việc dễ dàng hơn nhé

Datapot đang tổ chức khóa học chuyên sâu về Power Automate, giúp bạn nắm bắt các kỹ thuật tự động hóa công việc một cách hiệu quả. Hãy nhanh tay đăng ký khóa học ngay để khám phá sức mạnh của Power Automate cùng Datapot nhé!

Chia sẻ bài viết này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *