Power Automate #5: tự động gửi email hàng loạt

Ngày đăng: 13/03/2024

30 ngày tự học Power Automate với series: Power Automate for Beginners

Việc gửi email là một phần quan trọng trong công việc hàng ngày của rất nhiều người. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn phải gửi hàng loạt email cho nhiều người cùng một lúc có thể gây ra khó khăn và tốn thời gian nếu thực hiện thủ công. Để giải quyết vấn đề này, nhiều người đã chuyển sang sử dụng Power Automate để tự động hóa quy trình gửi email hàng loạt.

Vì vậy, việc sử dụng Power Automate để tự động công việc gửi email hàng loạt có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc, nhưng cũng đồng thời đem lại một số khó khăn và thách thức cần được vượt qua.

Cách truy cập Power Automate Cloud

Để truy cập và sử dụng Power Automate Cloud, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
  • Truy cập vào trang web của Power Automate Cloud bằng cách truy cập vào đường dẫn: https://flow.microsoft.com/

Hãy tham khảo bài viết này để tìm hiểu thêm về Trigger trong Power Automate nhé.

Khái niệm về Trigger thủ công

Trong Power Automate, trigger thủ công cho phép người dùng kích hoạt một luồng làm việc tự động bằng cách thủ công, thay vì dựa vào sự kiện tự động như email đến, tệp mới được tạo, hoặc cập nhật trong cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, trigger thủ công còn được sử dụng để liên kết với Power BI, Power Apps, Excel nhằm thực hiện các tác vụ nào đó bằng 1 nút bấm. Như có thể cảnh báo cho cấp trên về một chỉ số đáng báo động trên Power BI hoặc kích hoạt luồng xử lý logic trên Power Apps.

Ví dụ: Tạo một luồng để kích hoạt việc gửi email thông báo cho toàn bộ nhóm khi một sự cố hệ thống xảy ra. Khi người quản lý hệ thống nhận thức được sự cố, khi đó có thể kích hoạt trigger thủ công trên ứng dụng di động của mình để thông báo cho toàn bộ nhóm hỗ trợ kỹ thuật về tình hình và cần hỗ trợ ngay lập tức.

Hướng dẫn các thao tác tự động gửi Email thông báo sự kiện

Và kịch bản của flow này, giả sử sau khi kết thúc sự kiện, chúng ta muốn tập trung marketing vào đối tượng người tham dự là sinh viên của một trường Đại học bất kỳ. Và chúng ta sẽ cần gửi các loại email marketing tới các đối tượng này.

Bước 1: Chuẩn bị sẵn 1 file danh sách những người đã đăng ký tham gia sự kiện.

Lưu ý: danh sách tại file excel phải được format thành dạng bảng.

Bước 2: Tạo flow mới.

  • Ta chọn Create trên thanh điều hướng, chọn Instant cloud flow. Lúc này sẽ có popup yêu cầu ta điền tên flow.
  • Đặt tên flow: phải là tên duy nhất, không trùng lặp với tên các flow đang sử dụng. Mình sẽ đặt tên flow là “Gửi email marketing từ file excel. Sau đó, ta chọn trigger For a selected row trên file excel.
  • Sau đó bấm Create để bắt đầu xây dựng flow. Các bạn cũng hoàn toàn có thể skip qua bước này và setup trực tiếp trong màn hình thiết kế flow.

Tham khảo thêm các thao tác về Trigger thủ công ở video này nhé!

Bước 3: Setup Trigger:

Sau khi chọn trigger, Trigger “For a selected row” được hiển thị trên màn hình thiết kế flow của Power Automate Cloud.

Bước 4: Setup Actions:

Thêm Actions: Gửi email marketing

  • Flow này chúng ta chỉ cần 1 actions là gửi email tới người đc chọn từ file excel. Add 1 action mới, search Outlook 365, chọn Send an email (V2)
  • Với tham số To – người nhận: sử dụng Dynamic content, chọn trường email từ file excel.
  • Subject, mình điền thông tin cố định là Tài liệu marketing
  • Body: custom nội dung email với Dynamic content như sau: Cảm ơn các bạn sinh viên trường, tại đây mình điền Dynamic content, chọn trường dữ liệu “Bạn học trường ĐH nào” từ file excel. Tiếp tục điền tiếp nội dung còn lại: Đây là tài liệu sự kiện cho các bạn tham khảo.
  • Sau khi thiết kế xong flow, ta Save flow lại và Test.

Tham khảo thêm 1 số bài thực hành khi làm việc với Power Automate để có thể áp dụng vào công việc dễ dàng hơn nhé. Hãy bắt đầu sử dụng Power Automate ngay hôm nay để tự động hóa quy trình làm việc của bạn và tận hưởng sự thuận tiện mà nó mang lại.

Datapot đang tổ chức khóa học chuyên sâu về Power Automate, giúp bạn nắm bắt các kỹ thuật tự động hóa công việc một cách hiệu quả. Hãy nhanh tay đăng ký khóa học ngay để khám phá sức mạnh của Power Automate cùng Datapot nhé!

Chia sẻ bài viết này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *