Power Automate #3: tạo Trigger tự động phản hồi email

Ngày đăng: 13/03/2024

Nếu bạn đang phải gửi Email phản hồi cho từng người trong danh sách đăng ký, chắc chắn bạn đã cảm thấy quá mệt mỏi và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, đừng lo lắng vì trong bài viết này, Datapot sẽ hướng dẫn bạn cách tự động xử lý công việc nhàm chán đó bằng Power Automate. Có nghĩa là bạn sẽ không cần phải gửi từng Email một cách thủ công nữa, mà thay vào đó, quy trình này sẽ được tự động hoá hoàn toàn.

Truy cập Power Automate Cloud

Power Automate là một dịch vụ tự động hóa quy trình làm việc của Microsoft, giúp tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày và tối ưu hóa quy trình làm việc trong tổ chức.

Để truy cập và sử dụng Power Automate Cloud, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
  • Truy cập vào trang web của Power Automate Cloud bằng cách truy cập vào đường dẫn: https://flow.microsoft.com/

Tham khảo thêm các bài viết hướng dẫn khi làm việc với Power Automate tại đây nhé!

Khái niệm về Trigger trong Power Automate

Để bắt đầu xây dựng 1 flow tự động, bạn phải nắm kỹ về Trigger là gì? Đây là khái niệm quan trọng khi mới bắt đầu làm việc với Power Automate.

Trong Power Automate, Trigger là một sự kiện khi xảy ra sẽ kích hoạt một quy trình tự động hoá. Trigger có thể được bắt đầu ngay lập tức theo cách tự động (Automated cloud flow), theo lịch trình (Scheduled cloud flow) hoặc thủ công (Instant cloud flow) khi xảy ra sự kiện bên ngoài. Và với bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết hơn về loại Trigger tự động (Automated cloud flow) để băt đầu xây dựng được 1 flow nhé.

Ví dụ: một trigger có thể là khi một email mới được nhận, một tệp mới được tải lên vào OneDrive, hoặc một bản ghi mới được tạo trong cơ sở dữ liệu. Khi trigger xảy ra, quy trình tự động hoá sẽ được kích hoạt để thực hiện các hành động được xác định trước đó.

Vai trò của Trigger tự động (Automated cloud flow)

Trigger tự động được sử dụng khi ta muốn thực hiện các tác vụ nào đó một cách tự động ngay lập tức khi có hành động/sự kiện nào đó xảy ra.

Ví dụ: Khi có Email từ cấp trên gửi đến với nội dung quan trọng, khi có task mới được Assign cho mình,…

Hướng dẫn các thao tác để tự động gửi Email phản hồi với Power Automate

Kịch bản flow: ngay khi có người “Đăng ký đơn đăng ký” trong Form được tạo, Power Automate sẽ tự động tiếp nhận đơn điền và trích xuất các câu trả lời. Sau đó, tự động gửi email xác nhận đăng ký thành công và ghi lại thông tin của người điền để phục vụ cho các công tác sau này.

Bước 1: Chuẩn bị 1 Form đăng ký tham gia sự kiện

Với kịch bản flow như trên, mình đã chuẩn bị sẵn 1 Form đăng ký tham gia sự kiện với các câu hỏi đơn giản và 1 file excel để ghi lại thông tin người điền form.

Form đăng ký tham gia sự kiện

File excel để ghi lại thông tin người điền form

Bước 2: Tạo mới flow

  • Để tạo flow mới với Trigger tự động, từ màn hình chính của Power Automate Cloud, ta chọn Create trên thanh điều hướng, chọn Automated cloud flow.
  • Lúc này sẽ có popup yêu cầu ta điền tên flow. Lưu ý, tên flow phải là tên duy nhất, không trùng lặp với tên các flow đang sử dụng. Sau đó, ta chọn 1 trong các Trigger tự động mà ta mong muốn. Ở đây, ngay ở dòng đầu tiên trong danh sách Trigger, mình đã có được trigger mà mình cần: “When a new response is submitted“. Chọn trigger này, sau đó Create.

Ngoài ra, ta cũng có thể Search tên Trigger mà ta muốn để tìm kiếm nhanh hơn. Hoặc các bạn cũng hoàn toàn có thể Skip qua bước này và setup trực tiếp trong màn hình thiết kế flow.

Tham khảo thêm tại video này nhé!

Bước 3: Setup Trigger

  • Trigger “When a new response is submitted” được hiển thị trong màn hình thiết kế flow của Power Automate Cloud. Hiện tại trigger này đang báo lỗi Invalid connection. Do đó ta sẽ phải cung cấp connection phù hợp để có thể sử dụng được. Mặc định, với trigger liên quan tới Microsoft Form, connection mà ta cung cấp là account Microsoft mà ta đăng nhập để sử dụng Power Automate Cloud.
  • Sau khi có connection cần thiết, ta chọn Form “Đăng ký tham gia sự kiện

Bước 4: Setup các Actions

  • Action 1: Lấy dữ liệu câu trả lời

Để thêm action đầu tiên, ta bấm vào dấu “+” ở ngay dưới Trigger, chọn Add a action. Lúc này, search “Form” và chọn Get response details. Với actions này, mình có thể lấy được các câu trả lời từ đơn submit.

Inserting image...

Actions này có 2 tham số quan trọng bắt buộc phải điền là Form ID và Response ID. Với Form ID, ta sẽ chọn theo tên Form tương ứng với Form được sử dụng trong Trigger. Với Response ID, ta sẽ sử dụng Dynamic content, chọn Response ID của đơn vừa được submit, lấy được từ Trigger.

  • Action 2: Lấy danh sách người điền

Trên danh sách Action, search Outlook 365. Ta clicks See more để hiển thị tất cả các action khả dụng của API này. Mình chọn action Send an email (V2).

Mình tiến hành điền các tham số bắt buộc. Với các tham số sau:

To – người nhận: mình sử dụng Dynamic content, chọn email được cung cấp bởi người điền form.

Subject – Tiêu đề: mình điền thông tin cố định là Xác nhận đăng ký tham gia sự kiện thành công.

  • Action 3: Ghi file Excel

Action cuối cùng là ghi lại thông tin vào file excel. Ta thêm 1 action mới. Search Excel online trên danh sách Action, chọn “Add a row into a table”. Ở đây ta lưu ý, để sử dụng action này thì thông tin trong file Excel cần phải được format thành dạng bảng.

Tiếp tục, browse đến nơi lưu trữ của file excel này. Sau khi đã xác định được vị trí của file excel, ta tiến hành điền các thông tin trích xuất được từ form mới submit.

Để hiển thị các cột có thể điền thông tin, tại “Advanced parameters”, ta bấm chọn Show all. Với từng ô thông tin, ta sử dụng Dynamic content để lấy dữ liệu từ câu trả lời tương ứng của form được submit.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu cách sử dụng Power Automate để gửi email tự động một cách dễ dàng và hiệu quả. Việc tự động hóa quy trình gửi email không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp tăng hiệu suất làm việc của bạn. Hãy tham khảo thêm 1 số bài thực hành khi làm việc với Power Automate để có thể áp dụng vào công việc dễ dàng hơn nhé

30 ngày tự học Power Automate với series: Power Automate for Beginners

Hi vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ cách thức hoạt động của Power Automate và có thể áp dụng nó vào công việc hàng ngày của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc ý kiến đóng góp nào, đừng ngần ngại chia sẻ với chúng tôi.

Datapot đang tổ chức khóa học chuyên sâu về Power Automate, giúp bạn nắm bắt các kỹ thuật tự động hóa công việc một cách hiệu quả. Hãy nhanh tay đăng ký khóa học ngay để khám phá sức mạnh của Power Automate cùng Datapot nhé!

Chia sẻ bài viết này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *