Power Automate #2: Các bước tạo Flow tự động

Ngày đăng: 11/03/2024

Power Automate là một dịch vụ tự động hóa quy trình làm việc của Microsoft, giúp tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày và tối ưu hóa quy trình làm việc trong tổ chức. Bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn bắt đầu làm việc với Power Automate từ những thao tác cơ bản nhất. Bạn sẽ được hướng dẫn cách tạo các luồng làm việc, cách kết nối với các ứng dụng khác và cách tối ưu hóa quy trình làm việc của mình thông qua Power Automate.

Hãy tham khảo bài viết tại đây để tìm hiểu thêm về Power Automate nhé.

Để truy cập và sử dụng Power Automate Cloud, bạn cần thực hiện các bước sau:

  • Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn.
  • Truy cập vào trang web của Power Automate Cloud bằng cách truy cập vào đường dẫn: https://flow.microsoft.com/

Flow tự động

Để bắt đầu với một quy trình tự động, chúng ta hãy bắt đầu làm quen với khái niệm Flow – Luồng tự động trong Power Automate. Flow trong Power Automate là một chuỗi các hành động được thực hiện tự động dựa trên các điều kiện và sự kiện đã được xác định trước.

Ví dụ về 1 flow tự động trong Power Automate

  • Trigger: Trong Power Automate, mỗi khối vuông trong flow được gọi là 1 actions, tương ứng với từng bước thao tác trong quy trình. Actions đầu tiên trong flow là action đặc biệt được gọi là Trigger. Trigger này có nhiệm vụ kích hoạt flow khi các sự kiện nhất định diễn ra.
  • Actions: Bản chất của Actions là các API được viết sẵn để liên kết với các dịch vụ khác. Người dùng chỉ cần cung cấp các tham số và kéo thả vào các vị trí theo quy trình thực thi để sử dung thay vì phải cấu hình lại toàn bộ API.

Trigger là gì?

Trigger là khái niệm quan trọng nhất khi bắt đầu làm việc với Power Automate. Đây là một sự kiện khi xảy ra sẽ kích hoạt một flow tự động. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xác định điểm khởi đầu của quy trình tự động hóa và đưa ra hành động tiếp theo dựa trên sự kiện hoặc điều kiện cụ thể. Để xây dựng một quy trình tự động hiệu quả, việc chọn lựa và hiểu rõ trigger là điều cực kỳ quan trọng.

Ví dụ: một trigger có thể là khi một email mới được nhận, một tệp mới được tải lên vào OneDrive, hoặc một bản ghi mới được tạo trong cơ sở dữ liệu. Khi trigger xảy ra, quy trình tự động hoá sẽ được kích hoạt để thực hiện các hành động được xác định trước đó.

Các loại Trigger chính:

Trigger tự động (Automated cloud flow):

Trong Power Automate, trigger tự động là một sự kiện hoặc điều kiện cụ thể mà khi xảy ra, sẽ kích hoạt một luồng làm việc tự động.

Ví dụ: Thông thường, các bạn thường tổng hợp lượng Email đăng ký và gửi xác nhận vào cuối ngày. Thao tác này rất mất thời gian khi vừa phải tổng hợp danh sách người tham gia, kiểm duyệt sau đó gửi email thủ công. Với Trigger tự động, bạn có thể tự động kiểm duyệt và gửi email xác nhận đăng ký tham dự Webinar.

Trigger theo lịch trình (Scheduled cloud flow):

Trigger đặt lịch trình trong Power Automate là một loại trigger cho phép bạn kích hoạt một luồng làm việc tự động dựa trên một thời gian hoặc lịch trình cụ thể.

Ví dụ: Bạn muốn kích hoạt một luồng làm việc tự động vào cuối mỗi tuần để gửi tổng kết tuần qua đến nhóm hoặc quản lý. Khi trigger đặt lịch trình này được kích hoạt, nó sẽ tự động triển khai luồng làm việc để tạo tổng kết từ các nguồn dữ liệu khác nhau và gửi email hoặc thông báo tới người nhận đã được chỉ định.

Trigger thủ công (Instant cloud flow):

Trong Power Automate, trigger thủ công là một loại trigger cho phép người dùng kích hoạt một luồng làm việc tự động bằng cách thủ công, thay vì dựa vào sự kiện tự động như email đến, tệp mới được tạo, hoặc cập nhật trong cơ sở dữ liệu.

Ví dụ: Tạo một luồng để kích hoạt việc gửi email thông báo cho toàn bộ nhóm khi một sự cố hệ thống xảy ra. Khi người quản lý hệ thống nhận thức được sự cố, khi đó có thể kích hoạt trigger thủ công trên ứng dụng di động của mình để thông báo cho toàn bộ nhóm hỗ trợ kỹ thuật về tình hình và cần hỗ trợ ngay lập tức.

Bạn muốn tìm hiểu thêm về Trigger trong Power Automate, có thể tham khảo thêm tại video này nhé:

Các bước thêm Trigger

  • Tạo flow mới với trigger mong muốn

Bước 1: Muốn thêm mới Flow, trên thanh điều hướng ở bên trái màn hình chọn Create. Sau đó, màn hình hiển thị các dạng flow và chọn flow theo mong muốn.

Bước 2: Đặt tên flow (Lưu ý: tên flow mới không được trùng với các flow đã tồn tại), chọn Trigger tùy chọn ở dưới danh sách và chọn Create.

  • Thêm Trigger vào 1 flow đang có sẵn

Bước 1: Trên thanh điều hướng bên trái của Power Automate Cloud, chọn My flows. Màn hình sẽ hiện ra danh sách những flow đã được có sẵn.

Bước 2: Chọn flow có sẵn trong danh sách và chọn Edit để có thể sửa flow.

Bước 3: Click chuột trái chọn “Delete” để xóa Trigger.

flow tự động - power automate - minh họa 1
  • Sau khi xóa Trigger trong flow có sẵn, Power Automate sẽ nhắc bạn thêm Trigger mới ở “Add a trigger”. Tìm kiếm trình kết nối rồi chọn biểu tượng ứng dụng.
flow tự động - power automate - minh họa 2

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về các bước để xây dựng 1 flow trong Power Automate để tự động hóa các quy trình làm việc một cách hiệu quả. Bạn có thể tham khảo 1 số ví dụ hướng dẫn thực hành để áp dụng với Power Automate tạị đây.

30 ngày tự học Power Automate với series: Power Automate for Beginners

Hãy áp dụng những kiến thức trên để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn và trải nghiệm những tính năng của Power Automate trong các bài viết sau của Datapot nhé!”

Chia sẻ bài viết này

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *