Bookmarks trong Power BI là gì? Ứng dụng trong xây dựng báo cáo
Bạn đang loay hoay trong việc sắp đặt các visual trong một trang báo cáo, có quá nhiều ý tưởng muốn được truyền đạt trong trang báo cáo tuy nhiên không gian thể hiện lại bị giới hạn, hay bạn đang lo lắng trải nghiệm người dùng khó khăn khi họ bị hoa mắt trong hàng loạt các lựa chọn slicer. Trong Power BI, có một công cụ “thần thánh” giúp bạn có thể giải quyết khó khăn đó một cách đơn giản chính là Bookmarks.
Mục lục
Tính năng Bookmarks trong Power BI
Bookmarks trong Power BI là một công cụ hữu ích giúp bạn lưu lại trạng thái, tình trạng hoặc cấu trúc hiển thị của một hoặc nhiều biểu đồ trong trang báo cáo (report) và sau đó bạn có thể quay trở lại các trạng thái đã lưu này bằng cách sử dụng các thao tác tương tự bấm vào “đánh dấu trang”.
Với tính chất linh hoạt update các trạng thái của visual, Bookmarks không chỉ là một ứng dụng tuyệt vời để thiết kế report cho hiểu quả mà còn hỗ trợ rất nhiều chúng ta khi trình bày hoặc thuyết trình báo cáo theo một cách trình diễn rất trực quan (tránh các hành động xoay đi xoay lại chọn slicer). Có rất nhiều giải pháp mà bạn có thể sử dụng bookmarks để làm câu chuyện của bạn được diễn ra tốt hơn.
Trong bài viết dưới đây, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Bookmarks và ứng dụng bookmarks để xử lý một vài tình huống hay gặp.
Cách sử dụng Bookmarks
Để tiến hành mở Bookmarks, các bạn có thể tiến hành bấm vào thanh tác vụ chính.
Mở thẻ View và Bấm vào thẻ Bookmarks.
Các ứng dụng của Bookmarks
Do tính linh hoạt của bookmarks, đặc biệt khi có sự kết hợp với Selection, Bookmarks có vô cùng nhiều cách ứng dụng. Trong đó có 4 ứng dụng dưới đây là thường được sử dụng nhất:
- Tạo report pages.
- Tạo remove filters/slicers.
- Tạo dynamic visuals.
- Tạo dynamic layout.
Sau đây, chúng ta sẽ cùng nhau thực hiện sử dụng công cụ bookmarks.
Tạo Report Pages
Bằng việc sử dụng Bookmarks, thay vì phải lật lần lượt từng sheet trong trang báo cáo, chúng ta hoàn toàn có thể lật theo từng trang bookmarks:
Ví dụ minh hoa: Chúng ta có 3 trang report cho 3 quốc gia lần lượt là Australia, Canada với France.
Yêu cầu: Tạo một trang mục lục để dẫn tới 3 trang report của lần lượt 3 quốc gia.
Cách thực hiện:
Chúng ta hoàn toàn có thể tạo một trang mục lục để dẫn tới các pages khác nhau trong report của chúng ta bằng Bookmarks.
Bước 1: Vào phần Bookmarks chọn nút Add, tạo lần lượt 3 nút Bookmarks – đổi tên các bookmarks này tương ứng với tên của các quốc gia là Australia, Canada với France.
Bước 2: Tiến hành gán từng bookmarks với page report của từng quốc gia.
Chọn vào từng trang pages của từng nước, chúng ta lần lượt bấm ấn vào update.
Lưu ý: Bạn phải lưu ý chọn đúng trang report, bấm vào update cho từng bookmarks.
Sau khi thực hiện xong các bước trên, bạn có thể tạo một group đặt tên là “Pages” để dễ dàng quản lý cụm bookmarks này.
Cuối cùng là chúng ta tạo ra trang index, với việc thêm các button và assign từng bookmarks vào các bookmarks ta đã thực hiện, chúng ta có thể tạo ra trang index như sau:
Tạo Remove Filters
Nếu trong báo cáo của bạn có nhiều slicer trong báo cáo, sau khi sử dụng các lựa chọn này để đọc báo cáo mà người dùng báo cáo muốn quay lại trạng thái mặc định ban đầu khi không có slicer thì hành trình remove các slicer này tương đối khó khăn.
Để giải quyết được vấn đề đó, chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng tính năng Bookmarks để tạo một nút “Clear all slicer” giúp người dùng có thể dễ dàng trở lại trạng thái mặc định ban đầu.
Ví dụ minh hoa: Chúng ta có 1trang report gồm 4 slicer thể hiện các trường khác nhau.
Yêu cầu: Tạo một cách đơn giản để đưa trạng thái slicer về mặc định.
Cách thực hiện:
Bước 1: Vào phần Bookmarks chọn nút Add, tạo 1 bookmarks đặt tên là “Remove filters” hoặc “Clear all slicer”.
Bước 2: Quay lại trạng thái mặc định của các Slicer (để chế độ All), chúng ta tiến hành update để ghi nhớ trạng thái này của bookmarks.
Bước 3: Tạo một button “Clear all slicer” và bật chế độ action của button này liên kết với bookmarks Remove Filters như ảnh dưới.
Hiện tại, dù chúng ta có bao nhiêu slicer đi chăng nữa, chúng ta luôn biết là chỉ cần bấm vào nút Clear all slicers chúng ta sẽ quay về trạng thái mặc định.
Tạo dynamic visuals
Một trong những ứng dụng thường dùng nhất của Bookmarks đó là sử dụng để linh hoạt chuyển đổi giữa các loại visual với nhau ở trong cùng một vị trí trên báo cáo.
Việc này giúp cho trải nghiệm người dùng được tốt hơn, khi họ có thể nhìn góc nhìn dưới nhiều chiều hơn.
Ví dụ minh hoa: Chúng ta có 1 visual thể hiện Revenue theo từng loại Category. Do có 2 đội nhóm cùng sử dụng visual để phân tích mà một đội thì thích biểu đồ pie chart còn đội kia là Treemap.
Yêu cầu: Tìm cách để thể hiện bẳng cả 2 visual
Cách thực hiện:
Bước 1: Vào phần Bookmarks chọn nút Add, tạo 2 bookmarks đặt tên là “Treemap” và “Piechart”.
Bước 2: Tạo 2 nút button Treemap và Piechart và assign với 2 bookmarks tương ứng.
Tuy nhiên, khi chúng ta muốn thể hiện 2 visual ở trong cùng một vị trí, ngoài bookmarks bạn sẽ phải kết hợp với một công cụ khác là Selection.
Trong đó Selection là một tính năng giúp chúng ta cho phép người dùng chọn các giá trị dữ liệu trong một hoặc nhiều hình ảnh trực quan được thể hiện hay không.
Ở đây, sự kết hợp giữa Bookmarks và Selection sẽ giúp chúng ta có thể linh hoạt chuyển đổi 2 visual ở cùng một vị trí (khi muốn hiển thị visual mong muốn, các bạn lưu ý hide visual còn lại. Nếu không hide visual còn lại có thể khiến bookmarks sử dụng không hiệu quả).
Tạo dynamic layout
Trong nhiều trường hợp, khi người dùng không có nhu cầu sử dụng slicer và chúng ta muốn trải nghiệm hiển thị cho người dùng là tốt nhất, các bạn có thể cân nhắc sử dụng Bookmarks để dấu phần slicer đi.
Ví dụ minh hoa: Chúng ta có 1 trang report visual với 4 slicer. Khi không sử dụng, người dùng muốn hide các slicers này đi để đỡ rối mắt.
Yêu cầu: Tìm cách để có thể linh hoạt đóng hoặc mở các visual này.
Cách thực hiện
Bước 1: Lần lượt tạo ra 2 bookmarks là Menu Open và Menu Closed.
Bước 2: Tạo 2 nút shape tạo hình đặc biệt để có thể gán 2 nút Open và Closed.
Giống như ví dụ ở phần 3, để tiến hành thể hiện hoặc dấu đi các visual chúng ta cần phải sử dụng tính năng Selection để sắp xếp lại cách hiển thị của visual.
Sau khi thiết lập các điều kiện hide các slicer phù hợp, chúng ta lần lượt bấm vào phần update.
Kết quả được hiển thị ở hình dưới:
Kết luận
Bookmarks là một tính năng hữu ích để đưa luồng phân tích hoặc câu chuyện vào trong báo cáo cho một bài thuyết trình linh động. Có thể hiểu rằng Bookmarks là tính năng giúp lưu trữ lại trạng thái của một trang báo cáo vào một thời điểm và giúp có thể liên kết lưu trữ này với các button hoặc shape hoặc hình ảnh để tạo tương tác như các nút bấm để hiển thị các góc nhìn phân tích khác nhau.
Ngoài ra, đối với các ứng dụng tạo ra dynamic dimension, dynamic measure, chúng ta còn có thể sử dụng một tính năng khác là Parameter, nó cũng có thể thực hiện điều đó tương đối dễ dàng (Xem hướng dẫn tại đây), nhưng nếu dùng bookmarks kết hợp selection thì các bạn có thể linh hoạt dynamic các visual, layout, measures hay nhiều loại khác theo cách tổng quát hơn.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp các bạn làm quen được với cách sử dụng Bookmarks và các ứng dụng phù hợp của nó. Hãy lưu bài viết này để xem lại ngay khi cần bạn nhé.
Đọc thêm tài liệu từ Microsoft về Bookmarks tại đây.
