HR Analytics: 8 Chỉ số cần quan tâm trong Phân tích Dữ liệu Tuyển dụng

Phân tích Dữ liệu Tuyển dụng (HR Analytics) sẽ giúp Bộ phận Nhân sự theo dõi sát sao thực trạng, từ đó đánh giá và đưa ra chiến lược giúp cải thiện hiệu quả hoạt động tuyển dụng và giữ chân nhân sự trong Doanh nghiệp. Vậy 08 Chỉ số mà Nhà Tuyển dụng cần quan tâm trong Phân tích Dữ liệu Tuyển dụng là gì?

1) Chỉ số về Nguồn Ứng viên hiệu quả (Source of Hire, hoặc Sourcing Channel Effectiveness)

Lựa chọn được Nguồn cung cấp đủ Ứng viên tiềm năng khi phát sinh 1 nhu cầu Tuyển dụng là một trong những bài toán nhức nhối nhất của Nhà Tuyển dụng. Do đó, việc thu thập dữ liệu, theo dõi và đánh giá Nguồn ứng viên là một trong những Chỉ số cần được chú trọng đầu tiên.Kết hợp với một số Chỉ số tính toán dựa trên dữ liệu trong quá khứ, như Số lượng Ứng viên mới, Tỉ lệ vượt qua Phỏng vấn, hay Chi phí trên một Nhân viên mới, Nhà Tuyển dụng có thể dễ dàng đánh giá Nguồn ứng viên nào đang mang lại nhiều Ứng viên tiềm năng bên cạnh mang lại hiệu quả về chi phí, từ đó đưa ra các chiến lược nhằm phân bổ nguồn lực chính xác hơn khi phát sinh 1 nhu cầu tuyển dụng mới.

2) Chỉ số về Số lượng Ứng viên trên một Tin đăng Tuyển dụng (Applicant per Opening)

Đây là một trong những chỉ số cơ bản nhất của Phân tích Dữ liệu Tuyển dụng, giúp Nhà tuyển dụng nắm bắt được mức độ phổ biến của 1 vị trí tuyển dụng. Cụ thể, một số lượng lớn Ứng viên ứng tuyển cho 1 Tin đăng có thể thể hiện nhu cầu tìm kiếm vị trí tương ứng đang khá cao trên thị trường.Bên cạnh đó, đây cũng là một chỉ số để Nhà Tuyển dụng đánh giá lại phần Mô tả công việc đang quá “rộng” hay không. Việc bổ sung thêm các yêu cầu khắt khe hơn vào phần Mô tả công việc có thể làm giảm Số lượng Ứng viên ứng tuyển, tuy nhiên, nếu được đánh giá một cách chính xác, sẽ không làm giảm đi số lượng Ứng viên phù hợp với một tin đăng tuyển dụng.

3) Chỉ số về Thời gian lấp đầy (Time to Fill)

Đây là chỉ số thống kê số ngày mà bộ phận Nhân sự cần để hoàn thành 1 yêu cầu tuyển dụng. Thông thường, chỉ số này tính số ngày bắt đầu từ khi một yêu cầu tuyển dụng được đưa ra cho đến khi có Ứng viên chấp nhận Lời mời nhận việc (Offer).Hai yếu tố chính ảnh hưởng đến Thời gian lấp đầy là (1) nguồn cung và nhu cầu tuyển dụng cho vị trí này trên thị trường, và (2) tốc độ xử lý công việc của bộ phận nhân sự.Theo dõi và Đánh giá Thời gian lấp đầy sẽ giúp Doanh nghiệp có 1 góc nhìn thực tế về thời gian cần thiết từ khi tiếp cận cho đến đến khi tuyển được một Nhân viên, từ đó đưa ra các hoạch định phù hợp khi cần tìm kiếm Ứng viên mới thay thế 1 vị trí trống, hay khi doanh nghiệp cần mở rộng quy mô nhân sự.

4) Chỉ số về Thời gian Tuyển dụng (Time to Hire, hoặc Time to Accept)

Thời gian Tuyển dụng là chỉ số thống kê số ngày từ khi Ứng viên ứng tuyển hoặc được tiếp cận cho đến khi Ứng viên chấp nhận Lời mời nhận việc. Nói theo cách khác, chỉ số này thống kê thời gian một Ứng viên trải qua toàn bộ các bước trong quy trình tuyển dụng. Do đó, chỉ số này giúp đánh giá một cách chính xác hiệu quả hoạt động của bộ phận Tuyển dụng trong Doanh nghiệp.Thời gian Tuyển dụng ngắn cho phép một Nhà Tuyển dụng có lợi thế cạnh tranh hơn so với những Nhà Tuyển dụng khác trong việc tuyển được những ứng viên tốt nhất. Ngoài ra, việc bẻ nhỏ quy trình Tuyển dụng và thống kê thời gian cần để hoàn thành mới bước giúp Nhà Tuyển dụng nắm bắt được nút thắt cổ chai trong quy trình của mình, từ đó có các phương án cải thiện hiệu quả, cũng như tăng trải nghiệm của Ứng viên khi trải qua quy trình Tuyển dụng.

5) Chỉ số về Chi phí Tuyển dụng (Cost per Hire)

Để chuyển đổi được thành công một ứng viên tiềm năng qua Phễu Tuyển dụng, Doanh nghiệp sẽ cần bỏ ra nhiều loại chi phí khác nhau. Những chi phí này bao gồm Chi phí cho nội bộ như: Lương thưởng, Chi phí Quản lý và Đào tạo,…; và Chi phí bên ngoài như Chi phí truyền thông, Chi phí quảng cáo, hay Chi phí đơn vị tư vấn, etc.Cùng với Thời gian Tuyển dụng, Chi phí Tuyển dụng cung cấp một thước đo đánh giá sâu sắc hiệu quả của quy trình Tuyển dụng. Đây cũng là một yếu tố cốt lõi giúp Doanh nghiệp tính toán và quản lý ngân sách tuyển dụng một cách hiệu quả, đồng thời khi kết hợp với Nguồn Tuyển dụng, sẽ giúp Doanh nghiệp lựa chọn được Nguồn Tuyển dụng tiềm năng nhất.

6) Chỉ số về Tỉ lệ chấp nhận Lời mời làm việc (Offer Acceptance Rate)

Đây là chỉ số so sánh giữa Số lượng Ứng viên nhận việc với Toàn bộ Lời mời nhận việc mà Nhà Tuyển dụng đưa ra. Tỉ lệ chấp nhận thấp có thể cho thấy Nhà Tuyển dụng đang chưa hiểu rõ về Ứng viên, đang có vấn đề trong các chính sách lương thưởng so với các Nhà Tuyển dụng khác, hoặc môi trường làm việc chưa đủ hấp dẫn Ứng viên tiềm năng.Ngoài việc theo dõi và đánh giá chỉ số này, việc tìm hiểu nguyên nhân Ứng viên từ chối Lời mời cũng giúp Doanh nghiệp có các phương án cải thiện quy trình Tuyển dụng của mình.

7) Chỉ số về Hiệu quả Phễu Tuyển dụng (Recruitment Funnel Effectiveness)

Quy trình Tuyển dụng có thể được nhìn nhận như một “phễu”, bắt đầu từ bước Nhận được yêu cầu Tuyển dụng, cho đến khi Ứng viên tiềm năng ký hợp đồng, hay thậm chí đến khi Nhân viên rời bỏ Doanh nghiệp. Bằng cách tính toán tỉ lệ chuyển đổi qua từng bước, Nhà Tuyển dụng có thể dễ dàng phát hiện điểm thắt nút cổ chai trong quy trình tuyển dụng của mình, từ đó đưa ra các phương án cải thiện hiệu quả.Phễu Tuyển dụng Nhân sự đã có rất nhiều thay đổi trong những năm gần đây do sự thay đổi về tư duy tuyển dụng (ví dụ như việc áp dụng Recruitment Marketing – coi Ứng viên là Trung tâm), cũng như nhờ sự phát triển và áp dụng công nghệ vào lĩnh vực Nhân sự. Do đó, liên tục đánh giá và cải tiến Phễu Tuyển dụng của mình sẽ đem lại những lợi ích cạnh tranh nhất định cho Nhà Tuyển dụng nào nắm bắt được xu thế của thị trường.

8) Chỉ số về Mức hao hụt năm đầu tiên (First-year Attrition)

Mức hao hụt nằm đầu tiên, hay Tỉ lệ Nhân sự Mới thôi việc, là 1 chỉ số Tuyển dụng quan trọng đánh giá sự thành công của toàn bộ Quy trình Tuyển dụng trong Doanh nghiệp. Mức hao hụt quá cao sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới chi phí và nguồn lực của Doanh nghiệp do giá trị mà Nhân sự mới mang lại chưa thể bù đắp được chi phí tuyển dụng đã bỏ ra trước đó.Nguyên nhân thôi việc trong năm đầu tiên của Nhân sự mới thông thường sẽ được phân loại thành: Do hiệu suất làm việc của Nhân viên không đáp ứng nhu cầu, và Do môi trường và yêu cầu công việc không phù hợp với định hướng của Nhân viên.Với nguyên nhân đầu tiên, Nhà Tuyển dụng có thể cải thiện thông qua việc xác định lại rõ nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, cũng như đánh giá và điều chỉnh lại các tiêu chí đánh giá Ứng viên từ bước Sàng lọc và Phỏng vấn Ứng viên để có thể lựa chọn được Ứng viên phù hợp trong tương lai.Với nguyên nhân thứ hai, thông thường, sẽ đến từ quá trình trao đổi thông tin giữa Nhà Tuyển dụng và Ứng viên chưa rõ ràng. Đó có thể là do phần Mô tả công việc của Tin đăng Tuyển dụng chưa sát với thực tế công việc, hoặc chưa đáp ứng đúng với định hướng của Ứng viên.Do đó, nhờ theo dõi Mức hao hụt năm đầu tiên, đồng thời kết hợp với 1 vài chỉ số khác như Mức độ Hài lòng của Ứng viên và của Hiring Manager, Nhà Tuyển dụng sẽ có được một đánh giá tổng quan hơn về toàn bộ quy trình Tuyển dụng của mình và từ đó có các phương án điều chỉnh kịp thời. Tổng kết lại, trên đây là 08 Chỉ số chính mà Nhà Tuyển dụng cần quan tâm khi áp dụng Phân tích Dữ liệu trong quy trình Tuyển dụng của mình. Việc theo dõi các chỉ số này, cũng như lựa chọn chỉ số nào cần quan tâm hơn với mỗi vị trí tuyển dụng, và trong mỗi giai đoạn phát triển của doanh nghiệp và thị trường, sẽ giúp Doanh nghiệp đưa ra được nhưng hoạch định chiến lược phù hợp nhằm tối ưu hoá hoạt động tuyển dụng của mình. Tham khảo thêm khóa học Phân tích Dữ liệu qua Power BI tại đây